O que é um duplicado?

A desduplicação começa muitas vezes pela pergunta errada. Dizem às equipas para "limpar os dados" antes de alguém definir o que isso significa. Este guia não é sobre desduplicação no seu todo; foca-se na primeira decisão que tem de tomar: o que conta como duplicado.

O Dedupely ajuda-o a agir depressa, mas a lógica é sua. Antes de sincronizar, analisar ou fundir, tem de definir aquilo que nenhuma ferramenta responde por si: o que deve e o que não deve existir no seu CRM.

O que é, de facto, um duplicado

Não existe uma regra universal que diga a um CRM o que deve manter. Um registo que parece errado num contexto pode ser essencial noutro. O seu CRM é moldado pela forma como as equipas o usam e, às vezes, há duplicados porque o sistema suporta várias entidades com sincronizações próprias e integrações de terceiros, o que significa que tem de definir quando esses registos estão demasiado próximos para manter os dois.

Um duplicado é tudo aquilo que a estrutura do seu CRM, o uso dos campos e a lógica de segmentação não suportam duas vezes.

Porque a definição vem primeiro

Um passo em falso numa fusão pode substituir ou eliminar informação válida, quebrar a propriedade dos registos ou alterar as análises sem aviso. As fusões não são simples arrumações, são alterações estruturais. Cada decisão aqui afeta as vistas de pipeline, os passos de automação, a lógica de atribuição e a propriedade das tarefas.

Uma definição clara protege-o a si e à sua equipa desses problemas e evita erros que só se veem quando já é tarde.

Como escolher as opções de correspondência

Precisa de uma lógica adequada ao seu caso. Comece pelos identificadores mais fiáveis:

• Primeiro Nome do Contacto
• Apelido do Contacto
• Email de contacto
• Nome da empresa
• Número de Telefone da Empresa
• Endereço da empresa

Depois decida quão rigorosa ou permissiva deve ser cada comparação. “Global Tech Solutions” é o mesmo que “GlobalTech Solutions LLC”? Um número de telefone diferente basta para manter os dois registos? E uma diferença de uma letra ou um domínio desatualizado?

Veja como estruturar a sua lógica:

• Escolha os campos base para a correspondência
• Para cada um, decida se a correspondência deve ser mais permissiva ou mais rigorosa (Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words, Domain Root)
• Execute uma análise e reveja os duplicados encontrados para confirmar o resultado
• Mantenha um registo dos casos-limite para garantir consistência

O Dedupely permite aplicar opções de correspondência campo a campo, e cada uma influencia que registos ficam agrupados. Antes de agir sobre as correspondências, fale com as equipas de vendas, marketing e operações sobre se fusões anteriores causaram confusão e que campos costumam criar risco.

Como lidar com casos limite

Os casos-limite não seguem padrões, e é provavelmente por isso que não aparecem nas primeiras análises. Estes registos podem não parecer duplicados à primeira vista, e a configuração de correspondência tem de refletir isso. Alguns exemplos:

• Mesma empresa, mas equipas ou departamentos diferentes
• Domínios partilhados, mas organizações diferentes
• Moradas idênticas, mas unidades de negócio distintas
• Um registo está mais completo, o outro mais recente

Para encontrar todos os duplicados, mesmo os mais complicados, as suas opções de correspondência têm de contemplar estas sobreposições. Os casos-limite exigem normalmente uma mistura de combinações de correspondência avançadas e filtros.

Dica: se não souber como lidar com casos-limite de duplicados, a nossa equipa de apoio ao cliente ajuda-o a identificá-los e a defini-los antes que se tornem um problema.

Como validar a sua lógica de correspondência

No Dedupely, pode executar várias pesquisas com as opções de correspondência que definiu, rever com atenção os registos duplicados encontrados e detetar padrões, surpresas ou correspondências indesejadas. Ajuste as opções de correspondência até os resultados corresponderem ao que a sua equipa considera um duplicado.

Use este ponto de controlo:

• Os duplicados agrupados são claramente redundantes?
• Falta algo que devesse ter correspondência?
• Alguma correspondência levanta dúvidas?

É aqui que confirma que a sua lógica de correspondência funciona. Em caso de dúvida, teste com mais alguns casos.

Lembre-se: nenhuma ferramenta sabe o que é uma má fusão. Você sabe.

O que uma boa desduplicação produz

Dados melhores estão alinhados com a forma como as equipas trabalham.

• Propriedade correta: As equipas sabem a quem pertence cada registo
• Automação fiável: A lógica funciona corretamente, com menos exceções
• Resolução mais rápida: Menos conflitos, histórico de atividade mais claro
• Segmentação consistente: Listas, campanhas e triggers funcionam como esperado
• Relatórios mais limpos: Os dashboards refletem o pipeline real

Domine a lógica antes de agir

O Dedupely não define por si o que é um duplicado; segue aquilo que definir como duplicado. Quanto mais pensar a sua lógica de correspondência, menos limpeza terá de fazer depois.

Marque aqui um Zoom com a nossa equipa para definir o que é um duplicado no seu CRM. Ajudamos a configurar a Dedupely para encontrar e fundir todos os duplicados, com base na sua estrutura, na sua lógica e nos seus dados.