Anleitung zur Deduplizierung in Pipedrive mit dem erweiterten Zusammenführen von Dedupely

Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Dedupely in Pipedrive nutzen, ohne Kundendaten zu verlieren. Jeder Abschnitt ist zum sofortigen Umsetzen gedacht – ob Sie gerade starten oder Duplikate in großem Umfang haben.

Woher Dubletten in Pipedrive kommen

Pipedrive lässt viele Wege zu, Personen, Organisationen, Deals und Leads anzulegen: manuell, per Import, über Webformulare oder Integrationen. Genau diese Flexibilität führt mit der Zeit oft zu doppelten Datensätzen.

Vielleicht haben Sie schon gesehen:

• Ein Formulareingang, der eine leicht abweichende Version eines bestehenden Leads anlegt
• Ein Import, der mehrere Varianten desselben Unternehmens anlegt
• Abweichende Domains oder uneinheitliche Formatierung zwischen Datensätzen
• Drittanbieter-Software oder mehrere Plattformen erzeugen Duplikate
• Ein Kontakt, der während eines Telefonats manuell angelegt wurde, obwohl er schon im System war

Solche Duplikate zersplittern Ihre Daten. Aktualisierungen landen an der falschen Stelle, die Deal-Historie wird aufgeteilt, und das Reporting leidet, wenn dieselbe Opportunity mehrfach auftaucht.

So behalten Sie mit Dedupely die Kontrolle

Dedupely lässt sich nahtlos mit Pipedrive verbinden: Finden und führen Sie Dubletten zuverlässig zusammen – nach Ihren eigenen Regeln, welche Daten erhalten bleiben.

Neben dem manuellen Zusammenführen einzelner Datensätze legen Sie Match-Optionen fest, prüfen Dubletten in großen Mengen und behalten die wichtigsten Daten in Pipedrive – einfach und intuitiv.

Mit Dedupely können Sie:

• Alle Dubletten mit Match-Optionen finden
• Dubletten mit Search Pads gruppieren, damit Sie Suchen nicht jedes Mal neu anlegen müssen
• Dubletten vor dem Zusammenführen prüfen
• Massenweise zusammenführen, automatisch oder manuell

Match-Optionen, Search Pads und kontrollierte Erkennung

Duplikate mit Dedupely zusammenzuführen ist einfach – es beginnt mit Search Pads.

In Ihrem Search Pad definieren Sie:

• Welche Datensätze einbezogen werden
• Welche Felder verglichen werden
• Wie streng die Match-Logik sein soll

Search Pads zeigen, welche Dubletten Ihren Suchkriterien entsprechen.

So richten Sie Ihren ersten Search Pad in Dedupely ein

Schritt 1: Datensatztyp wählen

Sie können einen Deduplizierungs-Scan durchführen für:

• Personen
• Organisationen
• Deals
• Leads

Beginnen Sie mit dem Typ, bei dem sich Duplikate am schnellsten ansammeln, meist Personen oder Organisationen.

Schritt 2: Match-Optionen festlegen

Wählen Sie die Felder für den Abgleich. Dedupely gleicht über alle Felder ab, die in Ihrem Pipedrive verfügbar sind.

Beispiele:

• Personen abgleichen nach ähnlicher Name und exakte E-Mail
• Organisationen abgleichen nach Organisationsname und Root-Domain

Schritt 3: Search Pad ausführen

Benennen Sie sie eindeutig (z. B. „Personen – E-Mail + Name – nur Leads“) und starten Sie den Scan. Dedupely liefert auf Basis Ihrer Logik eine Liste möglicher Dublettengruppen.

Dubletten vor dem Zusammenführen prüfen

Nach dem Scan zeigt Dedupely die gefundenen Treffer nach Ihren Kriterien an. Zusammengeführt wird an dieser Stelle noch nichts, aber Sie können jede Treffergruppe prüfen und sehen, ob Ihr Search Pad wie gewünscht funktioniert hat. Passt ein Treffer nicht, überspringen Sie ihn oder verfeinern Sie Ihre Match-Optionen.

In dieser Ansicht können Sie:

• Bestätigen Sie, welche Datensätze eindeutige Dubletten sind
• Sehen, wo sich Felder unterscheiden
• Nachvollziehen, welche Werte erhalten bleiben

Beim manuellen Zusammenführen wählen Sie selbst, welche Werte gewinnen – das eignet sich aber vor allem zum Testen oder für Einzelfälle. Im laufenden Betrieb nutzen Sie Massen- oder Auto Merge.

Massenweise, automatisch oder manuell zusammenführen

Massen-Merge

Viele Treffer auf einmal zusammenführen, nach Ihrer Match-Logik

• Alle Entscheidungen folgen dem nativen Merge-Verhalten von Pipedrive, sofern Sie keine eigenen Regeln festgelegt haben
• Ideal für mittelgroße Bereinigungsprojekte

Auto Merge

Automatisch bereinigen mit gespeicherten Search Pads

• Läuft täglich, wöchentlich, monatlich oder in einem eigenen Zeitraum
• Ideal, um neue Daten dauerhaft sauber zu halten

Manuelles Zusammenführen

• Duplikate einzeln zusammenführen, Treffer für Treffer
• Gut für Tests oder Sonderfälle
• Sie bestimmen, welcher Feldwert jeweils gewinnt

Alle Aktivitäten aus allen beteiligten Datensätzen bleiben erhalten, zum Beispiel:

• Verknüpfte Personen, Organisationen, Deals und Aktivitäten
• Feldwerte – nach Pipedrive-Standard oder Ihren eigenen Merge Rules
• Datensatz-Besitz

Festlegen, was beim Zusammenführen erhalten bleibt

Bei Bulk Merge und Auto Merge folgt Dedupely der Standardlogik von Pipedrive. Was aber, wenn ein bestimmtes Feld immer gewinnen soll? Oder immer verlieren? Genau hier kommen Eigene Merge Rules ins Spiel, denn mit ihnen legen Sie fest, wie Werte erhalten oder zusammengeführt werden – nach der Logik, die Sie wählen.

Mit Merge Rules können Sie:

• Eigene Regeln für jeden Datensatztyp (Personen, Organisationen, Deals oder Leads)
• Legen Sie genau fest, welche Felder gewinnen und welche nicht
• Bedingungen nach Inhalt, Herkunft oder Format anwenden (z. B. komplett in Großbuchstaben, zuletzt erstellt usw.)
• Regeln für ein Search Pad oder für alle festlegen

Mögliche Beispielregeln:

• Behalten Sie den Telefonnummer aus dem zuletzt erstellten Datensatz
• Verwerfen Sie den Vorname wenn er aus dem ältesten Datensatz stammt
• Behalten Sie den E-Mail wenn der Wert aus einer Integration stammt

Sie können Regeln kombinieren und ihr Ergebnis vor dem Zusammenführen in der Vorschau prüfen. So wissen Sie immer, was passiert.

So legen Sie eine Merge Rule fest

1. Datensatztyp: Legen Sie fest, ob eine Regel für Personen, Organisationen, Deals oder Leads gilt
2. Feld: Wählen Sie das Feld, für das die Regel gilt (z. B. Vorname, Ort, Kontaktinhaber usw.)
3. Bedingung: Legen Sie fest, ob diese Regel Win (Wert behalten) oder Lose (Wert verwerfen) ist
4. Nach Feld filtern: Fügen Sie eine Bedingung hinzu, damit die Daten erhalten bleiben, wenn diese Regel auf ein bestimmtes Feld zutrifft (z. B. Erstellungsdatum, Besitzer usw.)
5. Operator: Legen Sie fest, wie dieses Feld ausgewertet wird, basierend auf dem Filterfeld (z. B. „Ist am ältesten“, „Ist komplett in Großbuchstaben“)
6. Duplikatsuche: Wählen Sie, für welches Search Pad diese Regel gilt

Sie können beliebig viele Regeln anlegen und nach Priorität sortieren. Dedupely prüft zuerst die Lose-Regeln, dann die Win-Regeln, von unten nach oben.

Was Sie vor dem Zusammenführen in Pipedrive beachten sollten

Einige Einschränkungen in Pipedrive beeinflussen das Zusammenführen. Sie lassen sich nicht direkt ändern, aber Dedupely geht so damit um, dass Sie Klarheit und Kontrolle behalten:

• Wenn Sie ein neues Search Pad testen, führen Sie zunächst manuell zusammen und prüfen die Genauigkeit, bevor Sie eine Massen- oder automatische Zusammenführung starten
• Stimmen Sie das Zusammenführen im Team ab, wenn mehrere Nutzer Zugriff haben

Die nächsten Schritte

Ihr Search Pad steht, die Merge-Option ist gewählt und Ihre Merge Rules sind definiert. Das empfehlen wir als Nächstes:

• Starten Sie mit einem Search Pad, um eine sichere Match-Option zu testen, etwa die E-Mail-Adresse
• Führen Sie 2–3 Gruppen manuell zusammen, um das erwartete Verhalten zu prüfen
• Richten Sie ein zweites Search Pad mit anderer Match-Logik ein, um mehr Dubletten zu erfassen
• Definieren Sie einige zentrale Merge Rules für häufige Feldkonflikte
• Auto Merge für die laufende Deduplizierung einplanen

 Pipedrive duplikatfrei zu halten muss nicht kompliziert sein. Mit der Match-Logik, der visuellen Prüfung und den Merge Rules von Dedupely reduzieren Sie Duplikate sicher und behalten die volle Kontrolle darüber, was bleibt.