Guide till dubbletthantering i Pipedrive med Dedupelys avancerade sammanslagning

Den här guiden visar hur du använder Dedupely i din Pipedrive utan att förlora kunddata. Varje avsnitt är gjort så att du kan agera direkt, oavsett om du precis börjat eller redan har dubbletter i stor skala.

Var kommer dubbletterna i Pipedrive ifrån

Pipedrive ger flera flexibla sätt att lägga till personer, organisationer, affärer och leads – manuellt, via import, webbformulär eller integrationer. Med tiden leder den flexibiliteten ofta till dubbletter.

Du har kanske sett:

• Ett inskickat formulär som skapar en något annorlunda version av ett befintligt lead
• En import som skapar flera varianter av samma organisation
• Skillnader i domän eller olika formatering mellan poster
• Tredjepartsprogram eller flera plattformar som skapar dubbletter
• En kontakt som läggs in manuellt under ett samtal, trots att den redan finns i systemet

Dubbletter som dessa splittrar dina data. Uppdateringar hamnar på fel ställe, affärshistoriken delas upp och rapporteringen påverkas när samma affär förekommer flera gånger.

Så hjälper Dedupely dig att behålla kontrollen

Dedupely kopplas direkt till ditt Pipedrive så att du tryggt hittar och slår ihop dubbletter, med din egen logik för vad som ska behållas.

Utöver manuella sammanslagningar en och en kan du ställa in matchningsalternativ, granska dubbletter i bulk och behålla den viktigaste datan i din Pipedrive, med en enkel och tydlig process.

Med Dedupely kan du:

• Hitta alla dubbletter med matchningsalternativ
• Gruppera dubbletter med Search Pads, så slipper du skapa om sökningarna varje gång du letar efter dubbletter
• Granska dubbletter innan du slår ihop
• Slå ihop i bulk, automatiskt eller manuellt

Matchningsalternativ, Search Pads och kontrollerad identifiering

Att slå ihop dubbletter med Dedupely är enkelt, och det börjar med Search Pads.

I din Search Pad definierar du:

• Vilka poster som ska ingå
• Vilka fält som ska jämföras
• Hur strikt matchningen ska vara

Search Pads identifierar vilka dubbletter som matchar dina sökkriterier.

Så skapar du din första Search Pad i Dedupely

Steg 1: Välj posttyp

Du kan köra en dubblettsökning för:

• Personer
• Organisationer
• Affärer
• Leads

Börja med den objekttyp där dubbletterna samlas snabbast, oftast Personer eller Organisationer.

Steg 2: Ställ in dina matchningsalternativ

Välj vilka fält du vill matcha på. Dedupely matchar utifrån de fält som finns i ditt Pipedrive.

Exempel:

• Matcha personer på liknande namn och exakt e-post
• Matcha organisationer efter organisationsnamn och rotdomän

Steg 3: Kör din Search Pad

Ge den ett tydligt namn (t.ex. ”Personer – E-post + Namn – endast leads”) och kör skanningen. Dedupely returnerar en lista med möjliga dubblettgrupper utifrån din logik.

Granska dubbletter innan du slår ihop

När en skanning är klar visar Dedupely de matchningar som hittats utifrån dina kriterier. Inget är sammanslaget ännu, men du kan gå igenom varje matchningsgrupp och se om din Search Pad fungerade som tänkt. Stämmer en matchning inte kan du hoppa över den eller finjustera matchningsinställningarna.

I den här vyn kan du:

• Bekräfta vilka poster som är uppenbara dubbletter
• Se var fälten skiljer sig åt
• Se vilka värden som behålls

Vid manuell sammanslagning väljer du själv vilka värden som vinner, men det passar bäst för tester och enstaka fall. För löpande arbete, använd bulkhantering eller Auto Merge.

Slå ihop i bulk, automatiskt eller manuellt

Massammanslagning

Slå ihop många matchningar på en gång, utifrån din matchningslogik

• Alla beslut följer Pipedrives inbyggda sammanslagning, om du inte har satt egna regler
• Passar medelstora dubblettprojekt

Auto merge

Kör automatisk dublettrensning med sparade Search Pads

• Kan schemaläggas dagligen, veckovis, månadsvis eller med eget intervall
• Perfekt för att hålla ny data ren över tid

Manuell sammanslagning

• Slå ihop en matchning av dubbletter i taget
• Bra för tester eller specialfall
• Du bestämmer vilka fältvärden som vinner i varje fall

Alla aktiviteter behålls från samtliga poster som ingår i sammanslagningen, till exempel:

• Kopplade personer, organisationer, affärer och aktiviteter
• Fältvärden, enligt Pipedrives standard eller dina egna Merge Rules
• Ägarskap för poster

Bestäm vad som ska behållas vid en sammanslagning

Vid bulk merge eller Auto Merge följer Dedupely Pipedrives standardlogik – men tänk om du vill att ett visst fält alltid ska vinna? Eller förlora? Där kommer Egna Merge Rules kommer in, eftersom de låter dig bestämma hur värden behålls eller slås ihop utifrån logik som du väljer.

Med Merge Rules kan du:

• Ange egna regler för valfri posttyp (personer, organisationer, affärer eller leads)
• Välj exakt vilka fält som vinner eller förlorar
• Sätt villkor utifrån postens innehåll, ursprung eller format (t.ex. enbart versaler, senast skapad osv.)
• Låt regler gälla ett Search Pad eller alla

Exempel på regler du kan använda:

• Behåll Telefonnummer från den senast skapade posten
• Kassera Förnamn om den kommer från den äldsta posten
• Behåll E-post om värdet kom från en integration

Du kan kombinera flera regler för mer kontroll och förhandsgranska resultatet innan du kör sammanslagningen, så du alltid vet vad som händer.

Så ställer du in en Merge Rule

1. Posttyp: Välj om en regel gäller personer, organisationer, affärer eller leads
2. Fält: Välj vilket fält regeln ska gälla (t.ex. Förnamn, Ort, Kontaktansvarig osv.)
3. Villkor: Bestäm om regeln ska Vinna (behålla värdet) eller Förlora (kasta det)
4. Filtrera på fält: Lägg till ett villkor för att behålla data om eller när regeln gäller utifrån ett visst fält (t.ex. skapad datum, ägare osv.)
5. Operator: Ange hur fältet ska utvärderas, utifrån fältet du filtrerar på (t.ex. “Is Oldest”, “Is completely uppercase”)
6. Dubblettsökning: Välj vilken Search Pad regeln gäller

Du kan skapa så många regler du behöver och ordna dem efter prioritet. Dedupely kontrollerar Lose-regler först, sedan Win-regler, nerifrån och upp.

Viktigt att tänka på innan du slår ihop i Pipedrive

Vissa begränsningar i Pipedrive påverkar hur sammanslagningen fungerar. De går inte att ändra direkt, men vi har byggt Dedupely så att du ändå får tydlighet och kontroll:

• Testar du en ny Search Pad, börja med manuell sammanslagning för att bekräfta träffsäkerheten innan du kör en mass- eller automatisk sammanslagning
• Samordna sammanslagningar i teamet om flera användare har åtkomst

Nästa steg

Du har ställt in din Search Pad, valt sammanslagningsalternativ och definierat dina Merge Rules. Så här rekommenderar vi att du går vidare:

• Börja med en Search Pad för att testa en matchning med hög träffsäkerhet, till exempel e-postadress
• Kör en manuell sammanslagning på 2–3 grupper för att bekräfta att det fungerar som väntat
• Skapa en till Search Pad med annan matchningslogik för att fånga fler dubbletter
• Definiera några centrala Merge Rules utifrån vanliga fältkonflikter
• Schemalägg Auto Merge för löpande dubbletthantering framåt

 Att hålla Pipedrive fritt från dubbletter behöver inte vara komplicerat. Med Dedupelys matchningslogik, visuella granskning och Merge Rules minskar du dubbletterna tryggt och behåller full kontroll över vad som sparas.