Nettoyez votre org Salesforce héritée avec Dedupely

Reprendre une organisation Salesforce que vous n'avez pas construite n'est jamais simple. Ce dont vous héritez, ce sont des années d'habitudes, d'imports, d'intégrations et de correctifs empilés les uns sur les autres. Et quelque part là-dedans, vous trouverez des doublons.

Le plus dur, c'est de savoir ce que l'on peut toucher sans risque : certains enregistrements sont liés à des opportunités, d'autres sont alimentés par les outils marketing, et d'autres semblent identiques jusqu'à ce qu'on entre dans le détail. C'est cette incertitude qui rend les premiers pas si intimidants.

Ce guide vous donne une marche à suivre. Plutôt que de tout résoudre d'un coup, vous découpez le problème en étapes claires : comprendre ce dont vous héritez, faire remonter les doublons évidents, définir une logique adaptée à votre organisation, puis bâtir un processus reproductible. Dedupely vous donne les outils pour montrer des résultats vite et garder un Salesforce fiable dans la durée.

Ressource gratuite : plan de nettoyage d’une org Salesforce héritée avec Dedupely

Téléchargez notre checklist pas à pas pour l’utiliser en parallèle de ce guide. Elle détaille les actions exactes à mener dans Dedupely, de la création de vos premiers Search Pads aux fusions en masse et à la planification de l’automatisation, pour suivre une démarche claire pendant le nettoyage de votre instance. Vous la trouverez sous ce guide.

Identifier les difficultés d’une org héritée

Hériter d'une organisation Salesforce, c'est souvent travailler avec des doublons profondément ancrés dans le système. Ils apparaissent dans les champs personnalisés, les types d'enregistrement et les intégrations, ce qui rend le travail plus complexe qu'une simple fusion.

Voici quelques signaux d'alerte courants à surveiller :

• Des règles de doublons cassées, inactives ou contradictoires
• Des centaines de champs personnalisés répartis sur plusieurs types d’enregistrements
• Des règles de saisie des données incohérentes
• Propriété partagée entre les ventes, le marketing et les opérations
• Les synchronisations et les intégrations créent des doublons en arrière-plan

Chacun de ces problèmes complique la déduplication, mais ce sont aussi des indices : ils montrent d'où viennent le plus souvent les doublons et où avancer prudemment avant de modifier quoi que ce soit.

Évitez les erreurs courantes face aux doublons

Le moyen le plus rapide de rendre une org Salesforce héritée ingérable : fusionner sans contexte. Avant d'agir, évitez ces erreurs courantes :

• Lancer Auto Merge avant de comprendre vos données
• Supprimer des enregistrements que vous jugez "sans risque"
• Se fier à une logique de correspondance faible, comme Prénom + Nom seuls
• Fusionner des enregistrements appartenant à des équipes que vous n’avez pas consultées
• En commençant par les objets les plus sensibles, comme les comptes liés à des opportunités ouvertes

Éviter ces pièges protège vos données et votre crédibilité.

Définissez ce qu'est un doublon pour votre organisation

Chaque org Salesforce a son histoire, ses particularités et son usage des champs : il n'existe donc pas de définition unique du « doublon ». L'essentiel est de décider ce que cela signifie dans votre système, puis documentez cette logique pour qu'elle reste cohérente.

Commencez par les champs auxquels vous pouvez vous fier :

• E-mail : Indicateur fiable pour les contacts et les leads
• Téléphone : Utile quand les formats varient, surtout en correspondance approximative
• Domaine root: Fiable pour regrouper les comptes par société

Restez prudent avec les indicateurs plus faibles :

• Les noms seuls génèrent souvent des faux positifs. Des noms similaires peuvent appartenir à des personnes ou à des entreprises différentes.

Appuyez-vous sur ce qui est propre à votre organisation :

• La racine du domaine fonctionne bien pour regrouper les comptes qui utilisent des adresses web différentes pour une même entreprise.
• Champs personnalisés comme Source, Type de propriétaire, ou Tag d’intégration expliquent souvent pourquoi un enregistrement existe.

Conseil : documentez tout. Adoptez une convention de nommage cohérente pour vos Search Pads dans Dedupely (par ex. Correspondance Lead – E-mail Exact). Vos collègues comprennent la logique plus vite et personne ne réinvente les critères plus tard.

Plus vous êtes méthodique ici, plus vos résultats seront prévisibles au moment de fusionner.

Commencez par les doublons évidents

Pour prendre confiance dans une org héritée, commencez par les doublons évidents. Les leads sont en général le bon point de départ : moins risqués que les contacts ou les comptes, ils donnent des résultats rapides sans toucher aux processus métier critiques.

Dans Dedupely, créez un Search Pad avec une logique simple et fiable :

• Prénom : correspondance exacte
• Nom : correspondance exacte
• E-mail : correspondance exacte

Ajoutez des filtres pour restreindre le périmètre :

• Date de création > 90 jours (exclut l'activité récente)
• Sans propriétaire ou attribués à un utilisateur de test (sans perturber le travail en cours)

Au lancement de l’analyse :

• Vérifiez les correspondances avec attention
• Passez tout ce qui semble incertain
• Notez les schémas repérés pour affiner votre logique ensuite

À ce stade, l’objectif est de comprendre à quoi ressemblent les doublons dans votre org et de mettre en place un processus reproductible ensuite sur des objets plus complexes.

Créez une structure pour que votre processus de déduplication tienne

Une fois les analyses lancées, il vous faut un cadre fiable dans la durée. La déduplication fonctionne mieux quand elle est organisée et reproductible.

Voici comment le configurer :

• Créez un Search Pad par objet : Commencez par les leads, puis étendez aux contacts et aux comptes.
• Nommez clairement chaque Search Pad : Par exemple : Lead – E-mail exact – Anciens enregistrements. La logique reste visible, ce qui évite toute confusion par la suite.
• Commencez par la revue manuelle : Examinez les groupes avant de valider les fusions.
• Ignorez les fiches à risque et taguez-les : Vous pourrez y revenir plus tard, une fois l'accord des parties prenantes obtenu.
• Partagez votre logique avant d'automatiser : Passez en revue vos configurations de rapprochement et vos Merge Rules avec les équipes propriétaires des fiches.
• Définissez une planification : Une revue hebdomadaire ou bimensuelle fait avancer le processus sans vous submerger, ni les utilisateurs qui dépendent de ces données.

Avec une structure en place, vous étendez la déduplication progressivement, impliquez les bonnes personnes et évitez les mauvaises surprises sur le chemin de l'automatisation.

Suivez l'avancement concrètement

Dans une grande org Salesforce, la réussite se mesure à la clarté que vous apportez aux données et à la prévisibilité de votre processus.

Les signes de progression à surveiller en chemin :

• Vous avez défini une logique de rapprochement et des Search Pads qui fonctionnent de façon fiable
• Vous avez vérifié au moins 20 doublons détectés sans erreur
• Vous avez constitué une liste d'enregistrements que vous êtes sûr de vouloir fusionner
• Vous avez partagé votre stratégie de déduplication avec votre équipe
• Vous notez les fiches ignorées et les incohérences de champs pour les revoir plus tard

Ces points de contrôle montrent que votre processus fonctionne, même si le nombre total de doublons n’a pas chuté de façon spectaculaire. Ils vous donnent aussi des résultats concrets à partager en interne et la preuve que l’organisation avance vers des données plus propres et plus fiables.

Avancez étape par étape

Hériter d’une org mal tenue est courant ; l’essentiel est de faire un premier pas clair et de construire à partir de là.

Dedupely vous donne un cadre de travail : une logique de correspondance définie, des filtres ciblés et une vue claire sur les groupes de correspondance, pour des décisions cohérentes et reproductibles.

Commencez petit, restez régulier et ne sautez pas la phase de réflexion. Plus vous pratiquez ce processus dans Dedupely, plus la déduplication va vite.