Limpe a sua org herdada do Salesforce com o Dedupely

Assumir uma org de Salesforce que não foi criada por si nunca é simples. O que herda são anos de hábitos, importações, integrações e correções sobrepostas umas às outras. E, algures no meio de tudo isso, vai encontrar duplicados.

A parte mais difícil é saber no que é seguro mexer: alguns registos podem estar ligados a Oportunidades, outros podem vir de sistemas de marketing e outros ainda parecem idênticos até analisar os detalhes. É essa incerteza que torna os primeiros passos tão intimidantes.

Este guia mostra-lhe o caminho. Em vez de tentar resolver tudo de uma vez, vai aprender a dividir o problema em fases claras: perceber o que herdou, expor os duplicados óbvios, definir a lógica adequada à sua organização e criar um processo repetível. O Dedupely dá-lhe as ferramentas para mostrar resultados cedo e manter o Salesforce fiável ao longo do tempo.

Recurso gratuito: plano de limpeza de uma org Salesforce herdada com o Dedupely

Descarregue a nossa checklist passo a passo para acompanhar este guia. Indica as ações exatas a executar na Dedupely, desde criar os primeiros Search Pads até correr fusões em massa e agendar a automação contínua, para seguir um processo claro enquanto limpa a sua org. Encontra-a por baixo deste guia.

Identifique os desafios de uma org herdada

Herdar uma organização Salesforce significa muitas vezes lidar com duplicados profundamente enraizados no sistema. Podem aparecer em campos personalizados, tipos de registo e integrações, o que torna o trabalho mais complexo do que apenas fundir registos.

Estes são alguns sinais de alerta comuns a vigiar:

• Regras de duplicados mal configuradas, inativas ou contraditórias
• Centenas de campos personalizados espalhados por vários tipos de registo
• Critérios inconsistentes na introdução de dados
• Responsabilidade dividida entre vendas, marketing e operações
• As sincronizações e integrações geram duplicados em segundo plano

Cada um destes problemas complica a desduplicação, mas também é uma pista: mostra de onde vêm provavelmente os duplicados e onde é preciso cuidado antes de mudar seja o que for.

Evite os erros mais comuns ao tratar duplicados

A forma mais rápida de tornar uma org herdada do Salesforce ainda mais difícil de gerir é avançar para fusões sem contexto. Antes de agir, mantenha estes erros comuns fora da sua lista:

• Usar o Auto Merge antes de conhecer os dados
• Eliminar registos que assume serem "seguros"
• Confiar numa lógica fraca, como só Nome + Apelido
• Fundir registos de equipas com quem ainda não falou
• Começando pelos objetos de maior risco, como contas ligadas a oportunidades em aberto

Evitar estas armadilhas protege os seus dados e a sua credibilidade.

Defina o que é um duplicado na sua organização

Cada org do Salesforce tem o seu histórico, as suas particularidades e a sua utilização de campos, pelo que não existe uma definição única de “duplicado”. O importante é decidir o que significa no o seu sistema e depois documente essa lógica para se manter consistente.

Comece pelos campos em que sabe que pode confiar:

• E-mail: Indicador forte para Contactos e Leads
• Telefone: Útil quando os formatos variam, sobretudo com correspondência aproximada
• Domínio root: Fiável para agrupar Contas por empresa

Cuidado com os indicadores mais fracos:

• Só os nomes geram muitas vezes falsos positivos. Nomes semelhantes podem pertencer a pessoas ou empresas diferentes.

Aproveite o que é específico da sua organização:

• A raiz do domínio funciona bem para consolidar contas que usam endereços web diferentes dentro da mesma empresa.
• Campos personalizados como Origem, Tipo de proprietário, ou Etiqueta de Integração costumam conter o contexto que explica porque existe um registo.

Dica: documente tudo. Use convenções de nomes consistentes para os seus Search Pads no Dedupely (por exemplo, Lead Match – Email Exact). Assim é mais fácil partilhar a lógica com os colegas e evita reinventar critérios mais tarde.

Quanto mais cuidado tiver nesta fase, mais previsíveis serão os resultados quando começar a fundir.

Comece pelos duplicados óbvios

A melhor forma de ganhar confiança numa organização herdada é começar pelos duplicados óbvios. As Leads são normalmente o ponto de partida certo: têm menos risco do que os Contactos ou as Contas e dão resultados rápidos sem afetar processos críticos do negócio.

No Dedupely, crie um Search Pad com lógica simples e fiável:

• Nome próprio: correspondência exata
• Apelido: Correspondência exata
• Email: correspondência exata

Adicione filtros para reduzir o âmbito:

• Data de criação > há mais de 90 dias (exclui atividade recente)
• Sem proprietário ou atribuídos a um utilizador de teste (evita perturbar o trabalho ativo)

Quando corre a análise:

• Reveja as correspondências com atenção
• Ignore tudo o que pareça incerto
• Anote os padrões que notar para lógica futura

Nesta fase, o objetivo é perceber como são os duplicados na sua organização e criar um processo que possa repetir mais tarde com objetos mais complexos.

Crie uma estrutura que sustente o seu processo de deduplicação

Depois de começar a correr análises, é essencial criar um método em que possa confiar ao longo do tempo. A desduplicação funciona melhor quando é organizada e repetível.

Veja como configurar:

• Crie um Search Pad por objeto: Comece pelas Leads e depois avance para Contactos e Contas.
• Dê um nome claro a cada Search Pad: Por exemplo: Lead – Email exato – Registos antigos. Assim a lógica fica visível e evita confusões mais tarde.
• Comece pela revisão manual: Veja os grupos antes de confirmar as fusões.
• Ignore os registos de risco e marque-os: Pode voltar a elas mais tarde, depois de alinhar com os stakeholders.
• Partilhe a sua lógica antes de automatizar: Reveja as suas configurações de correspondência e as Merge Rules com as equipas responsáveis pelos registos.
• Defina um agendamento: Revisões semanais ou quinzenais mantêm o processo a avançar sem o sobrecarregar a si nem aos utilizadores que dependem dos dados.

Com uma estrutura definida, escala a deduplicação aos poucos, envolve as pessoas certas e evita surpresas no caminho para a automação.

Acompanhe o progresso de forma prática

Numa organização Salesforce de grande dimensão, o sucesso mede-se pela clareza que dá aos dados e pela previsibilidade do processo.

Procure estes sinais de progresso pelo caminho:

• Já definiu uma lógica de correspondência e Search Pads que funcionam de forma consistente
• Reviu pelo menos 20 duplicados correspondidos sem erros
• Criou uma lista de registos que pode fundir com confiança
• Partilhou a sua estratégia de deduplicação com a equipa
• Regista os registos ignorados e as inconsistências de campos para rever mais tarde

Estes pontos de controlo mostram que o processo está a funcionar, mesmo que o número total de duplicados não tenha descido muito. Também dão resultados concretos para partilhar com os responsáveis e provam que a organização caminha para dados mais limpos e fiáveis.

Avance um passo de cada vez

Herdar uma org é comum; o que importa é dar um primeiro passo claro e evoluir a partir daí.

A Dedupely dá-lhe estrutura para trabalhar: lógica de correspondência definida, filtros orientados e visibilidade sobre os grupos de correspondência, para decisões consistentes e repetíveis.

Comece pequeno, seja consistente e não salte a parte de pensar. Quanto mais trabalhar este processo no Dedupely, mais rápida fica a desduplicação.