Der große Leitfaden zur Salesforce-Dublettenbereinigung mit Dedupely

Salesforce-Datensätze kommen von überall: aus Formularen, Importen, Integrationen und manuellen Einträgen. Duplikate sind damit unvermeidlich. Dedupely gibt Ihnen die Werkzeuge, um Duplikate in großem Umfang zu definieren, abzugleichen und zusammenzuführen – ohne manuelles Zusammenführen und ohne allein auf native Tools angewiesen zu sein.

Kostenlos: das Salesforce Deduplication Playbook

Bevor Sie loslegen, holen Sie sich unser Dedupely Salesforce Playbook unten: Ein PDF mit Vorlagen, bewährten Setups und Schritt-für-Schritt-Prozessen, um Salesforce mit Dedupely dublettenfrei zu halten.

So arbeitet Dedupely mit Salesforce

Dedupely verbindet sich direkt mit Ihrem Salesforce und nutzt dessen native Zusammenführung. Besitzrechte, Freigaberegeln und Feldlogik funktionieren weiter so, wie Salesforce es erwartet.

Dedupely ergänzt die Möglichkeit:

• Eigene Match-Einstellungen für einen strengeren oder lockereren Dublettenabgleich
• Search Pads speichern und jederzeit erneut ausführen
• Filtern Sie die Ergebnisse, damit Sie nur die Datensätze sehen, die Sie zusammenführen wollen
• Tausende Datensätze auf einmal per Massen- oder Auto Merge zusammenführen
• Mit Merge Rules genau festlegen, welche Daten gewinnen
• Merges planen, damit Dubletten nach Freigabe Ihrer Logik automatisch bearbeitet werden

Definieren Sie, was „Duplikat“ bedeutet

In Dedupely sind Search Pads gespeicherte Sätze von Match-Regeln für ein einzelnes Objekt (Lead, Kontakt oder Account). Sie wählen die Felder, den Match-Typ und die Filter, die festlegen, was als Duplikat gilt.

Abgleichtypen:

• Exakt: Buchstabengenau identisch
• Fuzzy: Lässt kleine Abweichungen zu („Jon“ vs. „John“)
• Ähnlich: Nahezu identisch in Schreibweise/Form („Jonathan“ vs. „Jonathon“)
• Similar Words (beliebige Reihenfolge): Ignoriert die Wortreihenfolge („Design Lab, The“ vs. „The Design Lab“)
• Domain-Root: Trifft nach E-Mail-Domain (info@acme.com Treffer sales@acme.com)

Beispiele für Match-Konfigurationen:

• Leads: Erkennt Tippfehler im Vornamen bei gleicher Firmen-E-Mail
  • Vorname: exakte Übereinstimmung + E-Mail-Domain-Root
• Kontakte: Findet Kontakte mit geänderten oder uneinheitlichen Telefonnummern
  • E-Mail: Exakter Treffer + Telefon: Unscharfer Treffer
• Accounts: Erkennt „Acme Incorporated“ und „Acme Inc.“ als gleich
  • Firmenname: Similar Words + E-Mail: exakte Übereinstimmung

Hinweis: Jedes Search Pad kann einen Scan ausführen, ohne etwas zusammenzuführen. Hier sehen Sie die Ergebnisse, passen Match-Typen und Felder an und testen erneut, bis Sie Duplikate sicher zusammenführen können.

Den richtigen Weg zum Zusammenführen von Duplikaten wählen

Sobald Treffer gefunden sind, wählen Sie die Art der Zusammenführung:

Massen-Merge: Wenn Ihre Match-Optionen belastbar sind, die Filter präzise greifen und Sie Stichproben bereits auf Treffsicherheit geprüft haben.

• Für Massen-Merge geeignet: Accounts mit identischen Firmennamen und übereinstimmenden E-Mail-Domains, bei denen das Risiko einer Fehlzuordnung sehr gering ist
  • Firmenname: Exact Match + E-Mail: Domain Root Match
• Vermeiden Sie: Zu weite Namenstreffer, die leicht fremde Accounts zusammenfassen
  • Firmenname: nur Fuzzy-Match

Auto Merge: Wenn Sie Felder haben, die praktisch eindeutige Kennungen sind, und Sie ihnen ohne manuelle Prüfung vertrauen.

• Gut für Auto Merge: Personendatensätze, bei denen alle drei Schlüsselfelder exakt übereinstimmen – eine Verwechslung ist praktisch ausgeschlossen
  • Vorname + Nachname + E-Mail: Exakte Übereinstimmung
• Vermeiden Sie: Zu lose Matches, die zwei verschiedene Personen verbinden könnten
  • Vorname: Ähnlicher Treffer + Nachname: Unscharfer Treffer

Manuelles Zusammenführen: Wenn die Übereinstimmung wahrscheinlich stimmt, die Entscheidung aber vom Kontext im Datensatz abhängt

• Für den manuellen Merge geeignet: Unternehmen mit übereinstimmenden Namen in beliebiger Reihenfolge und ähnlichen Adressen, bei denen eine manuelle Prüfung bestätigt, dass es dieselbe Firma ist
  • Firmenname: Similar Words-Abgleich + Adresse: unscharfer Abgleich
• Vermeiden Sie: Treffer über nur ein Feld, die zu wenig Sicherheit geben
  • Stadt: nur exakte Übereinstimmung

Festlegen, was beim Zusammenführen erhalten bleibt

Bei Bulk- oder Auto Merge folgt Dedupely dem Standardverhalten von Salesforce. Was aber, wenn ein bestimmter Wert gewinnen oder verlieren soll? Genau dafür gibt es Eigene Merge Rules ins Spiel: Damit legen Sie fest, welche Werte erhalten bleiben und welche verworfen werden.

Mit Merge Rules können Sie:

• Eigene Regeln für jeden Datensatztyp (Lead, Kontakt, Account)
• Wählen Sie, welche Felder gewinnen oder verlieren
• Bedingungen nach Inhalt, Herkunft oder Format anwenden (z. B. komplett in Großbuchstaben, zuletzt erstellt usw.)
• Regeln für ein Search Pad oder für alle festlegen

Mögliche Beispielregeln:

• Telefonnummer aus dem zuletzt erstellten Datensatz behalten
• Vorname verwerfen, wenn er aus dem ältesten Datensatz stammt
• E-Mail behalten, wenn der Wert aus einer Integration stammt

Sie können Regeln kombinieren und die Ergebnisse vor dem Zusammenführen in der Vorschau sehen – so wissen Sie immer, was passiert.

So legen Sie eine Merge Rule fest

1. Datensatztyp: Legen Sie fest, ob eine Regel für Leads, Kontakte oder Accounts gilt
2. Feld: Wählen Sie das Feld, für das die Regel gilt (z. B. Vorname, Ort, Kontaktinhaber usw.)
3. Bedingung: Legen Sie fest, ob diese Regel Win (Wert behalten) oder Lose (Wert verwerfen) ist
4. Nach Feld filtern: Fügen Sie eine Bedingung hinzu, damit die Daten erhalten bleiben, wenn diese Regel auf ein bestimmtes Feld zutrifft (z. B. Erstellungsdatum, Besitzer usw.)
5. Operator: Legen Sie fest, wie dieses Feld ausgewertet wird, basierend auf dem Filterfeld (z. B. „Ist am ältesten“, „Ist komplett in Großbuchstaben“)
6. Duplikatsuche: Wählen Sie, für welches Search Pad diese Regel gilt

Sie können beliebig viele Regeln anlegen und nach Priorität sortieren. Dedupely prüft zuerst die Lose-Regeln, dann die Win-Regeln, von unten nach oben.

Worauf Sie vor dem Zusammenführen in Salesforce achten sollten

Einige Einschränkungen in Salesforce wirken sich auf das Zusammenführen aus. Sie lassen sich nicht direkt ändern, aber Dedupely geht so damit um, dass Sie trotzdem Überblick und Kontrolle behalten:

• Wenn Sie ein neues Search Pad testen, führen Sie zunächst manuell zusammen und prüfen die Genauigkeit, bevor Sie eine Massen- oder automatische Zusammenführung starten
• Stimmen Sie das Zusammenführen im Team ab, wenn mehrere Nutzer Zugriff haben

Einen guten Salesforce-Deduplizierungsprozess mit Dedupely aufbauen

So gehen Sie Schritt für Schritt vor:

1. Mit den offensichtlichen Dubletten beginnen

Finden Sie Treffer, die immer stimmen – sie sind risikoarm und schnell erledigt.

• Vorname + Nachname + E-Mail: Exakte Übereinstimmung

2. Für jeden Schwerpunkt ein Search Pad anlegen

Konzentrieren Sie sich auf die Felder, die für jedes Objekt am wichtigsten sind.

• Leads: E-Mail + Telefonvarianten
• Kontakte: E-Mail Domain Root + Firmenname
• Accounts: Similar Words auf Firmenname + Exakt auf Website

3. Zusammenführung festlegen

Wählen Sie die Merge-Methode und legen Sie Merge Rules fest, um zu steuern, was nach dem Zusammenführen gewinnt oder verliert.

• Bulk/Auto für sichere Search Pads
• Manuell für alle, die eine menschliche Prüfung brauchen

4. Auf weniger offensichtliche Duplikate ausweiten

Sind die offensichtlichen Treffer bereinigt, passen Sie die Logik an Tippfehler, Formatunterschiede und Spitznamen an.

• Vorname: Ähnlicher Abgleich + Telefon : Exakter Abgleich

5. Auto Merge planen

Richten Sie laufende Merges für regelmäßig auftretende Dubletten ein.

• Erzeugt eine Integration täglich Dubletten, lassen Sie Auto Merge wöchentlich laufen – so bleibt die Datenbank ohne Handarbeit sauber.

Mit Dublettenbereinigung bleibt Ihr Salesforce verlässlich und einsatzbereit für jedes Team, das darauf angewiesen ist. Wenn Sie die Match-Logik selbst bestimmen, klare Merge Rules setzen und den Prozess nach Zeitplan laufen lassen, löschen Sie keine Brände mehr, sondern haben Dubletten im Griff.

Beachten Sie:

• Saubere Daten verbessern alles: Bessere Zielgruppen in Kampagnen, präzises Reporting und reibungslosere Syncs zwischen Systemen
• Ein unsauberes CRM bremst Sie aus: Dubletten verstärken Fehler, verdecken Erkenntnisse und kosten Chancen
• Bei Dedupely behalten Sie die Kontrolle: Ob Sie allein administrieren oder globales RevOps verantworten: Sie entscheiden, was als Dublette gilt, wie zusammengeführt wird und wann.