La guida definitiva alla deduplicazione di Salesforce con Dedupely

I record Salesforce arrivano da ogni parte: form, importazioni, integrazioni e inserimenti manuali, quindi i duplicati sono inevitabili. Dedupely ti dà gli strumenti per definire, abbinare e unire i duplicati su larga scala, senza dipendere solo da unioni manuali o dagli strumenti nativi.

Risorsa gratuita: il playbook della deduplicazione in Salesforce

Prima di iniziare, scarica il nostro Playbook Dedupely per Salesforce qui sotto: Un PDF con modelli, configurazioni collaudate e procedure passo passo per mantenere Salesforce senza duplicati con Dedupely.

Come funziona Dedupely con Salesforce

Dedupely si collega direttamente a Salesforce e ne segue la funzione di unione nativa: proprietà dei record, regole di condivisione e logica dei campi continuano a funzionare come Salesforce prevede.

Dedupely aggiunge la possibilità di:

• Imposta le tue opzioni di corrispondenza per una ricerca dei duplicati più rigorosa o più permissiva
• Salva Search Pads riutilizzabili ed eseguili quando vuoi
• Filtra i risultati per vedere solo i record da unire
• Unisci in blocco o con Auto Merge migliaia di record in una sola volta
• Applica le Merge Rules per decidere esattamente quali dati vincono
• Pianifica le unioni: una volta approvata la logica, i duplicati vengono gestiti in automatico

Definisci cosa significa “duplicato”

In Dedupely, i Search Pads sono set salvati di regole di corrispondenza per un singolo oggetto (Lead, Contatto o Account). Scegli i campi, il tipo di corrispondenza e i filtri che definiscono cosa considerare un duplicato.

Tipi di corrispondenza:

• Esatta: Identico lettera per lettera
• Fuzzy: Tollera piccole differenze (“Jon” e “John”)
• Simili: Quasi identici per grafia o forma (“Jonathan” vs. “Jonathon”)
• Similar Words (in qualsiasi ordine): Ignora l’ordine delle parole (“Design Lab, The” vs. “The Design Lab”)
• Radice del dominio: Corrisponde per dominio email (info@acme.com corrispondenze sales@acme.com)

Esempi di configurazione del match:

• Lead: Intercetta errori di battitura nel nome con la stessa email aziendale
  • Nome: corrispondenza Esatta + corrispondenza Domain Root dell'email
• Contatti: intercetta i contatti con numeri di telefono aggiornati o incoerenti
  • Email: corrispondenza esatta + Telefono: corrispondenza approssimativa
• Account: gestisce “Acme Incorporated” vs. “Acme Inc.”
  • Nome azienda: corrispondenza Similar Words + Email: corrispondenza Esatta

Nota: Ogni Search Pad esegue una scansione senza unire nulla. Qui vedi i risultati, modifichi tipi di corrispondenza e campi e riprovi finché non sei sicuro di unire i duplicati.

Scegli il modo giusto per unire i duplicati

Trovate le corrispondenze, scegli il tipo di merge da eseguire:

Unione in blocco: Quando le opzioni di corrispondenza sono solide, i filtri precisi e hai già controllato un campione di risultati per confermarne l'accuratezza.

• Adatto all'unione in blocco: Account con nomi azienda identici e domini email corrispondenti, dove il rischio di errore è molto basso
  • Nome azienda: match Exact + Email: match Domain Root
• Da evitare: Match sui nomi troppo ampi, che raggruppano account senza relazione
  • Nome azienda: solo corrispondenza fuzzy

Auto merge: Quando hai campi che funzionano da identificatori praticamente univoci e ti fidi senza revisione manuale.

• Adatto all'Auto Merge: Record di persone in cui tutti e tre i campi chiave corrispondono esattamente, quindi è di fatto impossibile confonderli con un'altra persona
  • Nome + Cognome + Email: corrispondenza esatta
• Da evitare: Corrispondenze troppo generiche, che rischiano di collegare due persone diverse
  • Nome: match simile + Cognome: match fuzzy

Unione manuale: Quando l’abbinamento è probabilmente corretto, ma la decisione finale dipende dal contesto del record

• Da unire manualmente: Aziende con nomi corrispondenti in qualsiasi ordine e indirizzi simili, dove la revisione umana aiuta a confermare che si tratti della stessa entità
  • Nome azienda: corrispondenza Similar Words + Indirizzo: corrispondenza fuzzy
• Da evitare: Match su un solo campo, che non danno prove sufficienti
  • Città: solo corrispondenza esatta

Definisci cosa conservare durante un’unione

Se usi l'unione massiva o l'Auto Merge, Dedupely segue il comportamento di unione predefinito di Salesforce. Ma se vuoi che un valore specifico vinca o perda? È qui che entrano in gioco le Merge Rules personalizzate entrano in gioco: ti permettono di stabilire quali valori restano e quali vengono scartati.

Con le Merge Rules puoi:

• Imposta regole specifiche per ogni tipo di record (Lead, Contatto, Account)
• Scegli quali campi devono vincere o perdere
• Applica condizioni in base a contenuto, origine o formato del record (es. tutto maiuscolo, creato più di recente, ecc.)
• Imposta regole da applicare a un solo Search Pad o a tutti

Esempi di regole che puoi usare:

• Mantieni il Numero di telefono dal record creato più di recente
• Scarta il Nome se proviene dal record più vecchio
• Mantieni l'Email se il valore proviene da un'integrazione

Puoi combinare più regole per avere più controllo e vedere l'anteprima prima di unire, così sai sempre cosa succede.

Come impostare una Merge Rule

1. Tipo di record: scegli se una regola si applica a Lead, Contatti o Account
2. Campo: scegli il campo specifico a cui applicare la regola (es. Nome, Città, Proprietario del contatto, ecc.)
3. Condizione: Scegli se la regola sarà Win (mantiene il valore) o Lose (lo scarta)
4. Filtra per campo: Aggiungi una condizione per conservare il dato se o quando questa regola si applica in base a un campo specifico (es. data di creazione, proprietario, ecc.)
5. Operatore: definisci come valutare quel campo, in base al campo di filtro (es. “Is Oldest”, “Is completely uppercase”)
6. Ricerca duplicati: Scegli a quale Search Pad si applica questa regola

Puoi creare tutte le regole che ti servono e riordinarle per priorità. Dedupely controlla prima le regole Lose, poi quelle Win, dal basso verso l'alto.

Cosa valutare prima di unire in Salesforce

Alcuni limiti di Salesforce influiscono sul funzionamento del merge. Non si possono cambiare, ma abbiamo progettato Dedupely per conviverci dandoti comunque chiarezza e controllo:

• Se stai testando un nuovo Search Pad, parti dalle unioni manuali per verificarne la precisione prima di lanciare un’unione in blocco o automatica
• Coordina le unioni nel team se più utenti hanno accesso

Costruisci un buon processo di deduplica Salesforce con Dedupely

Ecco il processo da seguire, passo dopo passo:

1. Parti dai duplicati evidenti

Individua le corrispondenze sempre corrette: sono a basso rischio e si smaltiscono in fretta.

• Nome + Cognome + Email: corrispondenza esatta

2. Crea Search Pads per ogni area di interesse

Punta sui campi che contano di più per ogni oggetto.

• Lead: varianti di email + telefono
• Contatti: email Domain Root + Nome azienda
• Account: Similar Words sul Nome azienda + Esatto sul Sito web

3. Decidi come unire

Scegli il metodo di merge e imposta le Merge Rules per decidere quali valori vincono o perdono dopo l’unione.

• Bulk/Auto per i Search Pads ad alta affidabilità
• Manuale per chi vuole un controllo umano

4. Estendi ai duplicati meno evidenti

Una volta eliminati i duplicati più evidenti, affina la logica per intercettare errori di battitura, differenze di formattazione o diminutivi.

• Nome: corrispondenza simile + Telefono : corrispondenza esatta

5. Pianifica l'Auto Merge

Imposta unioni continue per i duplicati che ricorrono regolarmente.

• Se un'integrazione crea duplicati ogni giorno, esegui Auto Merge ogni settimana per tenere pulito il database senza lavoro manuale.

La deduplica è ciò che mantiene Salesforce affidabile e pronto a supportare ogni team che ci lavora. Quando controlli la logica di match, definisci regole di merge chiare e fai girare il processo a intervalli regolari, smetti di rincorrere i duplicati e inizi a governarli.

Da tenere presente:

• Dati puliti fanno funzionare tutto il resto: Targeting migliore nelle campagne, report accurati e sincronizzazioni più fluide tra i sistemi
• Un CRM sporco ti rallenta: I duplicati moltiplicano gli errori, nascondono informazioni utili e fanno perdere opportunità
• Con Dedupely mantieni il controllo: Che tu sia l’unico admin o gestisca il RevOps globale, decidi tu cosa è un duplicato, come viene unito e quando.