La guía definitiva de deduplicación en Salesforce con Dedupely

Los registros de Salesforce llegan de todas partes: formularios, importaciones, integraciones y entradas manuales, así que los duplicados son inevitables. Dedupely te da las herramientas para definir, emparejar y fusionar duplicados a gran escala, sin depender solo de fusiones manuales o de las herramientas nativas.

Recurso gratuito: guía de deduplicación en Salesforce

Antes de empezar, descarga nuestra Playbook de Salesforce de Dedupely, más abajo: Un PDF con plantillas, configuraciones probadas y procesos paso a paso para mantener Salesforce sin duplicados con Dedupely.

Cómo funciona Dedupely con Salesforce

Dedupely se conecta directamente a tu Salesforce y usa su función de fusión nativa, así que la propiedad, las reglas de uso compartido y la lógica de campos siguen funcionando como Salesforce espera.

Lo que aporta Dedupely es la posibilidad de:

• Define tus propias opciones de coincidencia para una detección de duplicados más estricta o más flexible
• Guarda Search Pads reutilizables y ejecútalos cuando quieras
• Filtra los resultados para ver solo los registros que quieres fusionar
• Fusiona miles de registros a la vez, en bloque o con Auto Merge
• Aplique Merge Rules para decidir exactamente qué datos prevalecen
• Programa las fusiones para que los duplicados se traten automáticamente una vez aprobada tu lógica

Define qué significa “duplicado”

En Dedupely, los Search Pads son conjuntos guardados de reglas de coincidencia para un solo objeto (Lead, Contacto o Cuenta). Tú eliges los campos, el tipo de coincidencia y los filtros que definen qué cuenta como duplicado.

Tipos de coincidencia:

• Exacta: Idéntico letra por letra
• Aproximada: Admite pequeñas diferencias («Jon» frente a «John»)
• Similar: Casi idénticos en grafía o forma (“Jonathan” vs. “Jonathon”)
• Similar Words (en cualquier orden): Ignora el orden de las palabras (“Design Lab, The” frente a “The Design Lab”)
• Dominio raíz: Coincide por dominio de correo (info@acme.com coincidencias sales@acme.com)

Ejemplos de configuraciones de coincidencia:

• Leads: Detecta erratas en el nombre con el mismo email de empresa
  • Nombre: coincidencia exacta + coincidencia por raíz del dominio del email
• Contactos: detecta contactos con teléfonos actualizados o inconsistentes
  • Email: coincidencia exacta + Teléfono: coincidencia aproximada
• Cuentas: gestiona “Acme Incorporated” frente a “Acme Inc.”
  • Nombre de empresa: coincidencia Similar Words + Email: coincidencia exacta

Nota: Cada Search Pad puede analizar sin fusionar nada. Ahí ves los resultados, ajustas los tipos y campos de coincidencia y vuelves a probar hasta tener la confianza para fusionar duplicados.

Elige la forma adecuada de fusionar duplicados

Cuando haya coincidencias, elige el tipo de fusión que quieres ejecutar:

Fusión masiva: Cuando tus opciones de coincidencia son sólidas, los filtros son precisos y ya has revisado una muestra de resultados para confirmar la exactitud.

• Buenos para fusión masiva: Cuentas con nombres de empresa idénticos y dominios de email coincidentes, donde el riesgo de error es muy bajo
  • Nombre de empresa: coincidencia exacta + Email: coincidencia por raíz de dominio
• Evita: Coincidencias de nombre demasiado amplias que agrupan cuentas sin relación
  • Nombre de empresa: solo coincidencia aproximada

Auto merge: Cuando tienes campos que son identificadores prácticamente únicos y confías en ellos sin revisión manual.

• Aptos para Auto Merge: Registros de personas cuyos tres campos clave coinciden exactamente, lo que hace prácticamente imposible confundirlos con otra persona
  • Nombre + Apellido + Email: coincidencia exacta
• Evita: Coincidencias laxas que pueden unir a dos personas distintas
  • Nombre: coincidencia similar + Apellidos: coincidencia aproximada

Fusión manual: Cuando la coincidencia parece correcta, pero la decisión final depende del contexto del registro

• Recomendable fusionar manualmente: Empresas con nombres coincidentes en cualquier orden y direcciones parecidas, donde la revisión humana ayuda a confirmar que son la misma entidad
  • Nombre de empresa: coincidencia Similar Words + Dirección: coincidencia difusa
• Evita: Coincidencias de un solo campo, sin evidencia suficiente
  • Ciudad: solo coincidencia exacta

Define qué se conserva en una fusión

Si usas la fusión masiva o Auto Merge, Dedupely sigue el comportamiento de fusión predeterminado de Salesforce. ¿Y si quieres que un valor concreto gane o pierda? Ahí es donde entran en juego Merge Rules personalizadas entran en juego: te permiten definir qué valores se conservan y cuáles se descartan.

Con Merge Rules puedes:

• Define reglas específicas para cualquier tipo de registro (Lead, Contacto, Cuenta)
• Elige qué campos ganan y cuáles pierden
• Aplica condiciones según el contenido, el origen o el formato del registro (p. ej. todo en mayúsculas, el más reciente, etc.)
• Aplica reglas a un Search Pad o a todos

Ejemplos de reglas que puedes usar:

• Conservar el teléfono del registro creado más recientemente
• Descarta el Nombre si procede del registro más antiguo
• Conservar el Email si el valor procede de una integración

Puedes combinar reglas para tener más control y previsualizar el resultado antes de fusionar, así siempre sabes qué va a pasar.

Cómo crear una Merge Rule

1. Tipo de registro: Elige si una regla se aplica a Leads, Contactos o Cuentas
2. Campo: Elige el campo concreto al que aplicar la regla (p. ej. Nombre, Ciudad, Propietario del contacto, etc.)
3. Condición: Decide si esta regla va a Ganar (conservar el valor) o Perder (descartarlo)
4. Filtrar por campo: Añade una condición para conservar los datos cuando esta regla se aplique según un campo concreto (p. ej. fecha de creación, propietario, etc.)
5. Operador: Define cómo se evalúa ese campo, según el campo de filtro (p. ej., “Is Oldest”, “Is completely uppercase”)
6. Búsqueda de duplicados: elija a qué Search Pad se aplica esta regla

Puedes crear tantas reglas como necesites y reordenarlas por prioridad. Dedupely comprueba primero las reglas de Perder y después las de Ganar, de abajo arriba.

Aspectos clave antes de fusionar en Salesforce

Algunas limitaciones de Salesforce afectan a cómo funciona la fusión. No se pueden cambiar, pero hemos diseñado Dedupely para convivir con ellas sin perder claridad ni control:

• Si estás probando un Search Pad nuevo, empieza fusionando a mano para confirmar la precisión antes de una fusión en bloque o automática
• Coordina las fusiones con tu equipo si varios usuarios tienen acceso

Crea un buen proceso de deduplicación en Salesforce con Dedupely

Este es el proceso paso a paso que puedes seguir:

1. Empieza por los duplicados evidentes

Localiza las coincidencias siempre correctas: son de bajo riesgo y se resuelven rápido.

• Nombre + Apellido + Email: coincidencia exacta

2. Crea Search Pads para cada área de interés

Céntrate en los campos que más importan en cada objeto.

• Leads: variaciones de email + teléfono
• Contactos: email por raíz de dominio + Nombre de empresa
• Cuentas: Similar Words en el nombre de empresa + coincidencia exacta en el sitio web

3. Decide cómo fusionar

Elige tu método de fusión y configura las merge rules para controlar qué gana y qué pierde tras la fusión.

• Masiva/automática para Search Pads de alta certeza
• Manual para lo que necesita una revisión humana

4. Amplíe a los duplicados menos evidentes

Cuando ya no quedan coincidencias obvias, ajusta la lógica para detectar erratas, diferencias de formato o diminutivos.

• Nombre: coincidencia similar + Teléfono: coincidencia exacta

5. Programa Auto Merge

Programa fusiones continuas para los duplicados que aparecen con regularidad.

• Si una integración crea duplicados a diario, ejecuta Auto Merge cada semana para mantener la base de datos limpia sin trabajo manual.

La deduplicación es lo que mantiene tu Salesforce fiable y listo para dar servicio a todos los equipos que dependen de él. Cuando controlas la lógica de coincidencia, defines reglas de fusión claras y ejecutas el proceso de forma programada, dejas de apagar fuegos con los duplicados y pasas a controlarlos.

Ten en cuenta:

• Unos datos más limpios lo impulsan todo: Mejor segmentación en campañas, informes precisos y sincronizaciones más limpias entre sistemas
• Un CRM sucio te frena: Los duplicados multiplican errores, ocultan información y hacen perder oportunidades
• Con Dedupely mantienes el control: Tanto si eres el único admin como si diriges un RevOps global, tú decides qué cuenta como duplicado, cómo se fusiona y cuándo.