Como identificar corretamente todos os duplicados no seu CRM

A maioria dos utilizadores de CRM acha que os duplicados são fáceis de detetar: mesmo email, mesmo telefone, mesmo nome de empresa. Mas os duplicados raramente aparecem assim tão limpos; escondem-se atrás de variações de escrita, diferenças de formatação e campos em falta - e se não os apanhar bem na fase de correspondência, todas as fusões seguintes são arriscadas.

Este guia mostra como identificar duplicados com confiança. Vai perceber a diferença entre duplicados óbvios e ocultos, que campos são mais fiáveis, como funcionam as opções de correspondência e como testar a sua configuração antes de automatizar.

Qual é a diferença entre duplicados óbvios e duplicados escondidos?

• Duplicados óbvios são simples: dois registos com o mesmo email, telefone ou domínio. Podem ser correspondidos com segurança e fundidos sem hesitação.
• Duplicados escondidos são mais complicados:
  • “Chris Johnson” vs “Christopher Johnson”
  • “Brightline Technologies” vs “Bright Line Tech”
  • Um registo tem um email profissional, outro tem um número de telemóvel, e ambos pertencem à mesma pessoa

Os duplicados óbvios são raros. É nos duplicados escondidos que está a maior parte do trabalho de limpeza e onde a lógica de correspondência mais conta.

Que campos são mais fiáveis para encontrar duplicados?

Mesmo que alguns campos sejam identificadores fortes, recomendamos fundir pelo menos dois campos.

• Forte quando combinado:
  • Nome + Apelido + Email
  • Nome da empresa + Morada + Código postal
  • Nome + Apelido + Telefone
• Campos pouco fiáveis:
  • Cargo
  • Notas
  • Campos de texto livre

Que opções de correspondência são mais seguras para começar?

Na Dedupely, escolhe opções de correspondência para cada campo em que se apoia, para poder decidir o que é um duplicado. As opções de correspondência disponíveis são:

• Exata correspondência: Os campos têm de coincidir exatamente
• Correspondência semelhante: Deteta pequenas diferenças na escrita.
• Fuzzy correspondência: Deteta variações próximas, como “Chris” e “Christopher.”
• Correspondência Similar Words (qualquer ordem): Encontra correspondências com as palavras trocadas de ordem (por exemplo, “Brightline Technologies” vs “Technologies Brightline”).
• Correspondência pela raiz do domínio: Remove os subdomínios para corresponder ao domínio principal (por exemplo, “mail.greenfield.io” vs “greenfield.io”).

Boa prática:

• Comece com correspondência Exata em Nome + Apelido + E-mail
• Adicione Similar/Fuzzy para nomes e nomes de empresas depois de testar o rigor.
• Use a Raiz do Domínio nas empresas para apanhar diferenças de formato.

Pode guardá-las em Search Pads reutilizáveis. Assim, não reconstrói a lógica de cada vez.

Como testo a minha configuração de correspondência para evitar falsos positivos ou negativos?

A lógica de correspondência tem de ser testada antes de poder confiar nela em escala. Eis um ciclo simples:

1. Execute uma análise com as opções de correspondência que escolheu.
2. Reveja manualmente 5-10 pares correspondentes.
3. Marque quais são duplicados reais e quais são correspondências falsas.
4. Se surgirem correspondências falsas, aperte os limiares ou acrescente campos de apoio.
5. Repita a análise até os resultados serem sempre precisos.
6. Quando estiver seguro, guarde a lógica como Search Pad para voltar a usar.

Testar evita dois riscos comuns: fundir pessoas diferentes por engano (falsos positivos) e não detetar duplicados (falsos negativos).

Boas correspondências são a base de fusões seguras

A desduplicação começa na correspondência e, sem uma lógica de correspondência sólida, as fusões são inseguras ou incompletas.

Com campos fiáveis, as opções de correspondência certas e a configuração testada, encontra duplicados reais de forma consistente. Os Search Pads permitem depois repetir o processo sem começar do zero.