Unisci in blocco i duplicati in Salesforce con Dedupely

Salesforce offre solide funzionalità native per trovare e unire duplicati, soprattutto per pulizie mirate record per record, dove la precisione è fondamentale.

Negli scenari ad alto volume, gli strumenti nativi sono pensati per rendere ogni merge ponderato e controllato. È l'ideale per piccoli insiemi, ma con centinaia o migliaia di corrispondenze lavorare su ogni gruppo singolarmente richiede molto più tempo.

L’unione in blocco è indicata quando:

• Sono appena state importate lunghe liste di Lead o Contatti
• I dati vengono preparati per campagne in Pardot o Marketing Cloud
• I record vanno controllati prima di una sincronizzazione o di una migrazione
• La pulizia regolare fa parte della manutenzione continua del CRM

In questi casi Dedupely affianca Salesforce: stesso processo di revisione ponderato, ma con la possibilità di unire grandi volumi di duplicati in un solo clic.

Risorsa gratuita: piano di pulizia dei dati Salesforce ereditati con Dedupely

Il file scaricabile include un piano per fasi con cui affrontare i dati Salesforce ereditati, con passaggi concreti per eseguire unioni massive in sicurezza e condividere i risultati con gli stakeholder.

Come funziona l'unione di massa di Dedupely sui record Salesforce

L'unione in blocco di Dedupely ti permette di unire centinaia di record duplicati in Salesforce in un'unica azione, senza aprire ogni gruppo di corrispondenze uno per uno.

I record vengono confrontati in base a ciò che consideri un duplicato tramite un Search Pad: una ricerca di duplicati salvata che definisce l'oggetto Salesforce, i campi, il tipo di corrispondenza e gli eventuali filtri da applicare.

Ecco come funziona l'unione massiva:

1. Esegui il tuo Search Pad: applica le opzioni di corrispondenza e i filtri salvati per trovare i record duplicati in Salesforce
2. Controlla i record duplicati: Ogni gruppo di record duplicati mostra i risultati affiancati
3. Seleziona tutte le corrispondenze da unire
4. Clicca su Merge: Unirai solo i gruppi selezionati nella vista corrente

Nota: puoi saltare le corrispondenze incerte lasciandole deselezionate; restano in Salesforce senza modifiche.

Usare i filtri prima dell'unione in blocco in Salesforce

I filtri aiutano a evitare i record che richiedono una revisione manuale.

Filtri comuni specifici di Salesforce:

• Proprietario del record: Escludi i record di team o utenti specifici
• Data di creazione: Escludi i record creati di recente (es. ultimi 7 giorni)
• Stato del lead: Limita i merge a stati come “Open – Not Contacted”
• Fase dell’opportunità: Escludi Account o Contatti collegati a Opportunità attive
• Campaign Member Status: Evita di unire i membri campagna attivi prima di un invio
• Tipo di record: Esegui le unioni separatamente per Lead, Contatti e Account

Ecco alcune configurazioni di filtri pratiche da applicare direttamente in Dedupely:

1. Escludi i record incompleti: Usalo per concentrarti sui record senza dati di contatto ma con abbastanza dati aziendali per riconoscere un duplicato.
   • Campo: Numero di telefono → è vuoto
   • Campo: Nome azienda → non è vuoto
2. Punta su una località specifica: Utile ai team commerciali che puliscono i dati del proprio territorio.

• Campo: Paese/Regione → uguale a Stati Uniti
• Campo: Stato/Regione → uguale a California

1. Rimuovi i record delle importazioni recenti: Evita che i record aggiunti di recente vengano uniti prima della verifica.

• Campo: Create Date → più di 30 giorni

1. Abbina nome azienda e telefono insieme: Efficace per intercettare i duplicati evidenti che condividono nome e telefono.

• Campo: Nome azienda → uguale a
• Campo: Numero di telefono → uguale a

Cosa unire in blocco e cosa evitare

Per l'unione in blocco conviene partire dai duplicati evidenti ed evitare quelli in cui l'unione può interferire con i flussi di lavoro attivi.

Adatto all'unione in blocco:

• Lead con Email e Nome azienda identici
  
  • Match: Email + Nome azienda: match esatto
  • Filtro: escludi i Lead creati negli ultimi 14 giorni per non toccare le importazioni recenti

• Contatti con corrispondenza esatta di Nome, Cognome ed Email e senza Opportunità collegate
  
  • Abbinamento: Nome + Cognome + Email: corrispondenza esatta
  • Filtro: Fase dell'opportunità → Non contiene alcuna fase attiva; escludi i record modificati di recente

• Account con lo stesso dominio del sito web e nessuna trattativa aperta
  
  • Corrispondenza: Nome azienda: corrispondenza esatta, Email: corrispondenza sulla radice del dominio
  • Filtro: Fase dell'opportunità → Non contiene fasi diverse da Closed Won/Lost

• Vecchi moduli inbound compilati senza Attività o Eventi
  
  • Corrispondenza: Email: corrispondenza esatta
  • Filtro: Data di creazione: oltre 90 giorni, Numero attività → Vuoto

Evita l'unione di massa:

• Record collegati a Opportunità in fasi attive: Vanno esaminati uno per uno per non compromettere le trattative aperte.
• Record modificati di recente: Gli aggiornamenti possono indicare un lavoro in corso: unire troppo presto rischia di sovrascrivere dati attuali.
• Record di altri team attivi senza revisione: Per esempio un contatto assegnato al supporto che è in mezzo alla gestione di un caso.

Ecco tre flussi di unione in blocco specifici per Salesforce:

Preparazione della campagna

Prima di aggiungere i Lead a una campagna Pardot o Marketing Cloud, esegui un’unione in blocco per evitare di inviare più email alla stessa persona.

• Oggetto: Lead
• Tipo di corrispondenza: Corrispondenza esatta sull'email

→ L'email è il campo più affidabile per identificare la stessa persona tra più fonti di lead

→ Escludi i Lead già segnati come Responded nel Campaign Member Status per non toccare i record attivi

Pulizia prima della sincronizzazione

Prima di sincronizzare le Aziende con Outreach, Salesloft o un'altra piattaforma di sales engagement, unisci i duplicati così i commerciali non chiamano due volte la stessa azienda.

• Oggetto: Account
• Tipo di corrispondenza: Abbinamento per radice del dominio sul Sito web

→ Domain Root individua gli account che condividono lo stesso dominio radice ma con estensioni diverse (es.,.com,.net), aiutando a unificare account divisi da varianti dell'indirizzo web

→ Verifica che nessuna Opportunità aperta sia collegata ai duplicati che stai unendo

Manutenzione mensile

Esegui unioni di massa ricorrenti per mantenere i dati puliti ed evitare grandi pulizie che bloccano il lavoro.

• Oggetti: Lead, Contatto, Account
• Tipo di corrispondenza:
  • Lead/Contatti: match esatto sull'email
  • Account: corrispondenza Domain Root sul sito web

→ Questi tipi di corrispondenza sono abbastanza precisi per l'abbinamento automatico e abbastanza ampi da intercettare nel tempo i duplicati provenienti da più fonti

→ Elabora ogni oggetto separatamente per non mescolare tipi di record diversi nella stessa sessione, e controlla prima i record più vecchi per ridurre i rischi

La deduplicazione in Salesforce è un processo continuo. L'unione di massa con Dedupely la rende rapida e controllata, con opzioni di corrispondenza per campo e revisione visiva.

Inizia con un Search Pad e filtri personalizzati, unisci i duplicati, controlla i risultati e scala il processo. Così ottieni velocità senza mettere a rischio l'integrità dei dati critici in Salesforce.