Massammanslå dubbletter i Salesforce med Dedupely

Salesforce har starka inbyggda funktioner för att hitta och slå ihop dubbletter, särskilt vid riktade rensningar post för post där precisionen är avgörande.

Vid stora volymer märks det att de inbyggda verktygen är gjorda för att hålla varje sammanslagning medveten och kontrollerad. Det passar små mängder, men med hundratals eller tusentals matchningar tar det tid att gå igenom varje par för sig.

Massammanslagning passar bäst när:

• Stora listor med leads eller kontakter har precis importerats
• Data förbereds för kampanjer i Pardot eller Marketing Cloud
• Posterna behöver granskas före en plattformssynk eller datamigrering
• Regelbunden rensning är en del av löpande CRM-underhåll

Då fungerar Dedupely tillsammans med Salesforce: samma medvetna granskning behålls, men stora mängder dubbletter slås ihop med ett klick.

Gratis resurs: städplan för ärvda Salesforce-data med Dedupely

Den nedladdningsbara filen innehåller en stegvis plan för att ta över ärvda Salesforce-data, med konkreta steg för att köra massammanslagningar tryggt och återrapportera resultatet till intressenterna.

Så fungerar massammanslagning i Dedupely för Salesforce-poster

Med massammanslagning i Dedupely slår du ihop hundratals dubbletter i Salesforce i en enda åtgärd, utan att öppna varje träffgrupp för sig.

Poster matchas utifrån vad du anser vara en dubblett via en Search Pad - en sparad dubblettsökning som definierar Salesforce-objekt, fält, matchningstyp och eventuella filter.

Så fungerar sammanslagning i bulk:

1. Kör din Search Pad: Detta tillämpar dina sparade matchningsalternativ och filter för att matcha dubbletter i Salesforce
2. Granska dubbletter: Varje uppsättning dubbletter visar resultatet sida vid sida
3. Markera alla dubblettmatchningar du vill slå ihop
4. Klicka på Merge: Du slår bara ihop de valda grupperna i din nuvarande vy

Obs: Hoppa över osäkra matchningar genom att låta dem vara omarkerade – de lämnas orörda i Salesforce.

Använd filter före massammanslagning i Salesforce

Filter hjälper dig att undvika poster som kräver manuell granskning.

Vanliga Salesforce-specifika filter:

• Postägare: Uteslut poster som tillhör vissa team eller användare
• Skapat datum: Hoppa över nyligen skapade poster (t.ex. senaste 7 dagarna)
• Leadstatus: Begränsa sammanslagningar till statusar som ”Open – Not Contacted”
• Säljfas: Uteslut konton eller kontakter kopplade till aktiva affärsmöjligheter
• Campaign Member Status: Undvik att slå ihop aktiva Campaign Members före ett utskick
• Posttyp: Kör sammanslagningar separat för leads, kontakter och konton

Här är några praktiska filterinställningar som du kan använda direkt i Dedupely:

1. Uteslut ofullständiga poster: Använd detta för poster som saknar kontaktuppgifter men har tillräckligt med företagsdata för att identifiera en dubblett.
   • Fält: Telefonnummer → är tomt
   • Fält: Företagsnamn → är inte tomt
2. Rikta in dig på en specifik plats: Bra för regionala säljteam som rensar data i sitt distrikt.

• Fält: Land/Region → är lika med USA
• Fält: Delstat/Region → är lika med California

1. Ta bort poster från de senaste importerna: Säkerställer att nyligen tillagda poster inte slås ihop före validering.

• Fält: Create Date → äldre än 30 dagar

1. Matcha företagsnamn och telefon tillsammans: Bra för att fånga uppenbara dubbletter med samma namn och telefonnummer.

• Fält: Företagsnamn → lika med
• Fält: Telefonnummer → lika med

Vad du kan slå ihop i bulk och vad du bör undvika

Bästa sättet att massammanslå är att börja med de uppenbara dubbletterna och undvika dubbletter där en sammanslagning kan påverka pågående arbetsflöden.

Bra att slå samman i bulk:

• Leads med identisk e-post och identiskt företagsnamn
  
  • Matchning: E-post + Företagsnamn: Exakt matchning
  • Filter: Uteslut leads som skapats de senaste 14 dagarna, så att nya importer inte berörs

• Kontakter med exakt matchning på förnamn, efternamn och e-post, utan kopplade affärsmöjligheter
  
  • Matcha: Förnamn + Efternamn + E-post: Exakt matchning
  • Filter: Affärsfas → Innehåller inga aktiva faser; uteslut nyligen ändrade poster

• Konton med identiska webbdomäner och ingen öppen pipeline
  
  • Matchning: Företagsnamn: Exakt matchning, E-post: Matchning på domänrot
  • Filter: Opportunity Stage → Innehåller ingen annan fas än Closed Won/Lost

• Gamla formulärsvar utan några Tasks eller Events
  
  • Matchning: E-post: Exakt matchning
  • Filter: Skapad: Äldre än 90 dagar, Antal aktiviteter → Är tomt

Undvik sammanslagning i bulk:

• Poster kopplade till Opportunities i aktiva steg: De bör granskas en och en för att inte störa pågående affärer.
• Nyligen ändrade poster: Uppdateringar kan betyda att någon arbetar med posten – slår du ihop för tidigt riskerar du att skriva över aktuella data.
• Poster som ägs av andra aktiva team, utan granskning: Till exempel en kontakt som ägs av supporten och är mitt i ett ärendeflöde.

Det här är tre Salesforce-specifika arbetsflöden för massammanslagning:

Kampanjförberedelser

Kör en massammanslagning innan du lägger till leads i en kampanj i Pardot eller Marketing Cloud, så slipper du skicka flera mejl till samma person.

• Objekt: Lead
• Matchningstyp: Exakt matchning på e-post

→ E-post är det mest tillförlitliga fältet för att identifiera samma person i flera leadkällor

→ Uteslut leads som redan är markerade som Responded i Campaign Member Status, så att du inte stör aktiva poster

Rensning före synk

Slå ihop dubbletter innan du synkar konton till Outreach, Salesloft eller en annan plattform för säljbearbetning – då ringer inte säljarna samma företag två gånger.

• Objekt: Konto
• Matchningstyp: Domänrot-matchning på Website

→ Domain Root fångar konton som delar samma rotdomän men har olika ändelser (t.ex..com,.net), vilket samlar konton som splittrats av varianter i webbadressen

→ Kontrollera att inga öppna Opportunities är kopplade till dubbletterna du slår ihop

Månatligt underhåll

Kör återkommande bulksammanslagningar för att hålla datan ren och slippa stora, störande upprensningar.

• Objekt: Lead, Kontakt, Konto
• Matchningstyp:
  • Leads/Kontakter: Exakt matchning på E-post
  • Konton: Domain Root-matchning på Webbplats

→ Dessa matchningstyper är tillräckligt precisa för automatisk matchning och tillräckligt breda för att fånga dubbletter från flera källor över tid

→ Kör varje objekt för sig så att olika posttyper inte blandas i samma körning, och granska äldre poster först för att minska risken

Dubbletthantering i Salesforce är ett löpande arbete. Bulksammanslagning med Dedupely ger snabb och kontrollerad rensning med matchningsalternativ per fält och visuell granskning.

Börja med ett Search Pad och egna filter, slå samman dubbletter, granska resultatet och skala upp processen. Så går det snabbt utan att riskera integriteten i kritiska Salesforce-data.