Fundir duplicados em massa no Salesforce com o Dedupely

O Salesforce tem boas capacidades nativas para encontrar e fundir duplicados, sobretudo em limpezas dirigidas, registo a registo, onde a precisão é crítica.

Em cenários de grande volume, essas ferramentas nativas foram pensadas para manter cada fusão deliberada e controlada. É ideal para conjuntos pequenos, mas com centenas ou milhares de correspondências, tratar cada conjunto individualmente demora muito mais tempo.

A fusão em massa é indicada quando:

• Acabou de importar listas grandes de Leads ou Contactos
• Os dados estão a ser preparados para campanhas no Pardot ou no Marketing Cloud
• Os registos precisam de revisão antes de uma sincronização de plataforma ou de uma migração de dados
• A limpeza regular faz parte da manutenção contínua do CRM

Nestes casos, a Dedupely trabalha em conjunto com o Salesforce, mantendo o mesmo processo de revisão deliberado, mas permitindo fundir grandes volumes de duplicados num só clique.

Recurso gratuito: plano de limpeza de dados herdados no Salesforce com o Dedupely

Este ficheiro inclui um plano faseado para lidar com dados herdados no Salesforce, com passos concretos para executar fusões em massa com confiança e partilhar os resultados com as partes interessadas.

Como funciona a fusão em massa do Dedupely em registos do Salesforce

A fusão em massa no Dedupely permite fundir centenas de registos duplicados no Salesforce numa única ação, sem abrir cada conjunto de correspondências individualmente.

Os registos são correspondidos com base naquilo que considera ser um duplicado, através de um Search Pad - uma pesquisa de duplicados guardada que define o objeto do Salesforce, os campos, o tipo de correspondência e os filtros a aplicar.

É assim que funciona a fusão em massa:

1. Execute o seu Search Pad: Aplica as opções de correspondência e os filtros que guardou para encontrar registos duplicados no Salesforce
2. Reveja os registos duplicados: Cada conjunto de registos duplicados mostra os resultados lado a lado
3. Selecione todas as correspondências que quer fundir
4. Clique em Fundir: Só irá fundir os grupos selecionados na vista atual

Nota: pode ignorar correspondências duvidosas deixando-as por selecionar — ficam no Salesforce sem alterações.

Usar filtros antes de fusões em massa no Salesforce

Os filtros ajudam a evitar registos que exigem revisão manual.

Filtros específicos do Salesforce mais comuns:

• Responsável pelo registo: Excluir registos de equipas ou utilizadores específicos
• Data de criação: Ignore registos criados recentemente (por ex., últimos 7 dias)
• Estado do Lead: Limite as fusões a estados como “Open – Not Contacted”
• Fase da Oportunidade: Exclua Contas ou Contactos ligados a Oportunidades ativas
• Campaign Member Status: Evite fundir Campaign Members com atividade antes de um envio
• Tipo de registo: Faça fusões em separado para Leads, Contactos e Contas

Eis algumas configurações de filtros que pode aplicar diretamente na Dedupely:

1. Excluir registos incompletos: Use isto para se focar em registos sem dados de contacto, mas com informação da empresa suficiente para identificar um duplicado.
   • Campo: Número de Telefone → está vazio
   • Campo: Nome da empresa → não está vazio
2. Segmente uma localização específica: Ideal para equipas de vendas regionais que limpam os dados do seu território.

• Campo: País/Região → igual a Estados Unidos
• Campo: Estado/Região → igual a Califórnia

1. Remover registos de importações recentes: Garante que os registos adicionados há pouco não são fundidos antes de serem validados.

• Campo: Create Date → há mais de 30 dias

1. Fazer corresponder nome da empresa e telefone: Eficaz para apanhar duplicados óbvios com o mesmo nome e telefone.

• Campo: Nome da empresa → igual a
• Campo: Número de telefone → igual a

O que fundir em massa e o que evitar

A melhor abordagem para a fusão em massa é começar pelos duplicados óbvios e evitar aqueles cuja fusão possa afetar fluxos de trabalho em curso.

Bom para fusão em massa:

• Leads com Email e Nome da Empresa idênticos
  
  • Correspondência: Email + Nome da empresa: correspondência exata
  • Filtro: excluir Leads criadas nos últimos 14 dias para não mexer em importações recentes

• Contactos com correspondência exata de Nome Próprio, Apelido e Email, sem Oportunidades associadas
  
  • Correspondência: Nome próprio + Apelido + Email: correspondência exata
  • Filtro: Fase da oportunidade → Não contém nenhuma fase ativa; excluir registos modificados recentemente

• Contas com domínios de site idênticos e sem pipeline aberto
  
  • Correspondência: Nome da empresa: correspondência exata; Email: correspondência pela raiz do domínio
  • Filtro: Fase da oportunidade → Não contém qualquer fase além de Fechado Ganho/Perdido

• Formulários antigos preenchidos sem Tarefas nem Eventos
  
  • Correspondência: Email: correspondência exata
  • Filtro: Data de Criação: Há mais de 90 dias, Número de Atividades → Está vazio

Evite a fusão em massa:

• Registos associados a Oportunidades em fases ativas: Devem ser revistos um a um para não afetar negócios em aberto.
• Registos modificados recentemente: Atualizações podem indicar trabalho em curso, por isso fundir cedo demais arrisca substituir dados atuais.
• Registos de outras equipas ativas sem revisão: Por exemplo, um Contacto do Suporte a meio de um fluxo de caso.

Estes são três fluxos de união em massa específicos do Salesforce:

Preparação de campanhas

Antes de adicionar Leads a uma campanha do Pardot ou do Marketing Cloud, faça uma fusão em massa para não enviar vários emails à mesma pessoa.

• Objeto: Lead
• Tipo de correspondência: Correspondência exata no Email

→ O email é o campo mais fiável para identificar a mesma pessoa em várias fontes de leads

→ Exclua os Leads já marcados como Respondido em Campaign Member Status para não afetar registos com interação

Limpeza antes da sincronização

Antes de sincronizar contas com o Outreach, o Salesloft ou outra plataforma de vendas, una os duplicados para que os comerciais não liguem duas vezes à mesma empresa.

• Objeto: Conta
• Tipo de correspondência: Correspondência por raiz de domínio no Website

→ O domínio de raiz capta contas que partilham o mesmo domínio mas têm extensões diferentes (por exemplo, .com, .net), ajudando a unificar contas divididas por variações do endereço web

→ Verifique se não há Oportunidades abertas associadas aos duplicados que vai fundir

Manutenção mensal

Mantenha os dados consistentes e evite limpezas grandes e disruptivas com uniões em massa recorrentes.

• Objetos: Lead, Contacto, Conta
• Tipo de correspondência:
  • Leads/Contactos: correspondência exata no Email
  • Contas: correspondência Domain Root no Website

→ Estes tipos de correspondência são suficientemente precisos para correspondência automática e suficientemente abrangentes para apanhar duplicados de várias origens ao longo do tempo

→ Processe cada objeto em separado para não misturar tipos de registo na mesma sessão e reveja primeiro os registos mais antigos para reduzir o risco

A desduplicação no Salesforce é um processo contínuo. A união em massa com o Dedupely permite uma desduplicação rápida e controlada, com opções de correspondência por campo e revisão visual.

Comece com um Search Pad e filtros personalizados, funda os duplicados, reveja os resultados e amplie o processo. Esta abordagem garante rapidez sem pôr em risco a integridade dos dados críticos do Salesforce.