Fusiona duplicados de Salesforce en masa con Dedupely

Salesforce ofrece buenas funciones nativas para encontrar y fusionar duplicados, sobre todo en limpiezas puntuales registro a registro, donde la precisión es crítica.

En escenarios de gran volumen, esas herramientas nativas están pensadas para que cada fusión sea deliberada y controlada. Es ideal con conjuntos pequeños, pero con cientos o miles de coincidencias lleva mucho más tiempo revisar cada grupo uno a uno.

La fusión masiva es la mejor opción cuando:

• Acabas de importar listas grandes de leads o contactos
• Se están preparando datos para campañas en Pardot o Marketing Cloud
• Los registros necesitan revisión antes de una sincronización o una migración de datos
• La limpieza periódica forma parte del mantenimiento continuo del CRM

En estos casos, Dedupely trabaja junto a Salesforce: mantiene el mismo proceso de revisión deliberado, pero permite fusionar grandes volúmenes de duplicados en un clic.

Recurso gratuito: plan de limpieza de datos heredados de Salesforce con Dedupely

Este archivo descargable incluye un plan por fases para abordar datos heredados de Salesforce, con pasos concretos para ejecutar fusiones masivas con seguridad y compartir los resultados con los responsables.

Cómo funciona la fusión masiva de Dedupely en registros de Salesforce

La fusión masiva de Dedupely le permite fusionar cientos de registros duplicados en Salesforce en una sola acción, sin abrir cada grupo de coincidencias por separado.

Los registros se comparan según lo que tú consideras un duplicado, mediante un Search Pad: una búsqueda de duplicados guardada que define el objeto de Salesforce, los campos, el tipo de coincidencia y los filtros que se aplican.

Así funciona la fusión masiva:

1. Ejecuta tu Search Pad: aplica tus opciones de coincidencia y filtros guardados para localizar registros duplicados en Salesforce
2. Revise los registros duplicados: Cada grupo de registros duplicados muestra los resultados en paralelo
3. Selecciona todas las coincidencias que quieras fusionar
4. Haz clic en Fusionar: Solo fusionarás los grupos seleccionados en la vista actual

Nota: puedes omitir las coincidencias dudosas dejándolas sin seleccionar; se quedarán en Salesforce sin tocar.

Usar filtros antes de fusionar en bloque en Salesforce

Los filtros ayudan a evitar registros que requieren revisión manual.

Filtros habituales específicos de Salesforce:

• Propietario del registro: Excluye registros de equipos o usuarios concretos
• Fecha de creación: Excluye los registros creados hace poco (por ejemplo, los últimos 7 días)
• Estado del lead: Limita las fusiones a estados como “Abierto – Sin contactar”
• Etapa de la oportunidad: Excluye cuentas o contactos vinculados a oportunidades activas
• Campaign Member Status: Evita fusionar miembros de campaña activos antes de un envío
• Tipo de registro: Ejecuta las fusiones por separado para Leads, Contactos y Cuentas

Estas son algunas configuraciones de filtros que puedes aplicar directamente en Dedupely:

1. Excluye los registros incompletos: Úsalo para centrarte en registros sin datos de contacto pero con suficiente información de empresa para identificar un duplicado.
   • Campo: Teléfono → está vacío
   • Campo: Company Name → no está vacío
2. Apunta a una ubicación concreta: Útil para equipos de ventas regionales que limpian los datos de su territorio.

• Campo: País/Región → es igual a Estados Unidos
• Campo: Estado/Región → es igual a California

1. Elimina registros de importaciones recientes: Evita que los registros recién añadidos se fusionen antes de validarlos.

• Campo: Create Date → más de 30 días

1. Combina nombre de empresa y teléfono: Ideal para detectar duplicados evidentes que comparten nombre y teléfono.

• Campo: Nombre de empresa → igual a
• Campo: Teléfono → es igual a

Qué fusionar en bloque y qué evitar

Para fusionar en masa, lo mejor es empezar por los duplicados evidentes y dejar fuera aquellos cuya fusión pueda afectar a flujos de trabajo activos.

Buenos para fusión masiva:

• Leads con el mismo Email y Nombre de empresa
  
  • Coincidencia: Email + Nombre de empresa: coincidencia exacta
  • Filtro: excluye los Leads creados en los últimos 14 días para no tocar importaciones recientes

• Contactos con Nombre, Apellidos y Email idénticos y sin Oportunidades asociadas
  
  • Coincidencia: Nombre + Apellidos + Email: coincidencia exacta
  • Filtro: Etapa de la oportunidad → No contiene ninguna etapa activa; excluya los registros modificados recientemente

• Cuentas con el mismo dominio web y sin oportunidades abiertas
  
  • Coincidencia: Nombre de empresa: coincidencia exacta, Email: coincidencia por raíz del dominio
  • Filtro: Etapa de la oportunidad → No contiene ninguna etapa distinta de Closed Won/Lost

• Formularios antiguos sin tareas ni eventos asociados
  
  • Coincidencia: Email: Coincidencia exacta
  • Filtro: Fecha de creación: hace más de 90 días, Nº de actividades → Vacío

Evita la fusión masiva:

• Registros vinculados a Oportunidades en etapas activas: Conviene revisarlos uno a uno para no afectar a los negocios abiertos.
• Registros modificados recientemente: Las actualizaciones pueden indicar trabajo en curso, así que fusionar demasiado pronto puede sobrescribir datos actuales.
• Registros de otros equipos activos sin revisión: Por ejemplo, un contacto asignado a Soporte que está en mitad de un flujo de casos.

Estos son tres flujos de fusión en bloque específicos de Salesforce:

Preparación de campañas

Antes de añadir Leads a una campaña de Pardot o Marketing Cloud, ejecuta una fusión masiva para no enviar varios emails a la misma persona.

• Objeto: Lead
• Tipo de coincidencia: Coincidencia exacta por email

→ El email es el campo más fiable para identificar a la misma persona entre varias fuentes de leads

→ Excluye los leads ya marcados como Responded en Campaign Member Status para no tocar registros con interacción

Limpieza previa a la sincronización

Antes de sincronizar cuentas con Outreach, Salesloft u otra plataforma de sales engagement, fusiona los duplicados para que los comerciales no llamen dos veces a la misma empresa.

• Objeto: Cuenta
• Tipo de coincidencia: Coincidencia por raíz de dominio en Sitio web

→ La raíz del dominio detecta cuentas que comparten el mismo dominio raíz con extensiones distintas (p. ej., .com, .net) y ayuda a unificar cuentas divididas por variaciones de la dirección web

→ Comprueba que no haya Oportunidades abiertas vinculadas a los duplicados que vas a fusionar

Mantenimiento mensual

Programa fusiones masivas periódicas para mantener los datos limpios y evitar limpiezas grandes y disruptivas.

• Objetos: Lead, contacto, cuenta
• Tipo de coincidencia:
  • Leads/Contactos: coincidencia exacta en Email
  • Cuentas: coincidencia Domain Root en el sitio web

→ Estos tipos de coincidencia son lo bastante precisos para automatizar y lo bastante amplios para detectar duplicados de varias fuentes con el tiempo

→ Procesa cada objeto por separado para no mezclar tipos de registro en una misma sesión, y revisa primero los registros más antiguos para reducir el riesgo

Deduplicar en Salesforce es un proceso continuo. Las fusiones masivas con Dedupely permiten deduplicar rápido y con control, con opciones de coincidencia por campo y revisión visual.

Empieza con un Search Pad y filtros personalizados, fusiona los duplicados, revisa los resultados y escala el proceso. Así ganas velocidad sin poner en riesgo la integridad de los datos críticos de Salesforce.