Como escolher os campos para identificar duplicados no Pipedrive

Escolher os campos para encontrar duplicados no Pipedrive começa por definir o que faz realmente com que dois registos representem a mesma entidade na sua instância do Pipedrive. Em alguns casos o email chega. Noutros, a identidade depende de uma combinação de nome, empresa, domínio ou outros campos.

A precisão na deteção de duplicados melhora quando os campos escolhidos refletem a estrutura dos seus dados. É essa escolha que torna as correspondências rigorosas, permissivas ou inconsistentes.

Porque é que o Pipedrive limita os campos usados para detetar duplicados

A deteção nativa de duplicados do Pipedrive assenta numa lógica de comparação predefinida. Os utilizadores não controlam totalmente que campos definem um duplicado nem como esses campos são comparados.

Na prática, isto significa:

• A escolha de campos está limitada ao comportamento do sistema
• O rigor da correspondência não se ajusta campo a campo
• Cenários de duplicados diferentes não podem ser tratados em separado
• Todas as correspondências seguem a mesma estrutura de comparação

Quando o controlo sobre os campos é limitado, os resultados agrupam registos que deviam ficar separados ou deixam de fora registos que claramente pertencem juntos. Os relatórios e a segmentação dependem de como os duplicados são definidos, por isso a escolha dos campos afeta diretamente a clareza dos dados.

Para ter controlo total sobre que campos definem duplicados e como são avaliados, é necessária configuração de correspondência adicional.

Como funcionam os Search Pads de duplicados no Dedupely

No Dedupely, a deteção de duplicados é construída através de Search Pads. Um Search Pad é uma pesquisa de duplicados configurada, onde escolhe:

• O objeto no Pipedrive
• Os campos que definem um duplicado
• A opção de correspondência de cada campo

Cada Search Pad funciona de forma independente e analisa todo o objeto sincronizado.

Dentro de um Search Pad pode adicionar vários campos. Todos os campos selecionados têm de cumprir a condição de correspondência definida para os registos serem agrupados.

Por exemplo:

• Search pad: identidade por email e organização
• Email definido como correspondência Exata
• Organização definida para correspondência por raiz do domínio

As duas condições têm de se verificar para os registos aparecerem como duplicados.

Dica: a opção "Não corresponder" pode ser aplicada a um campo ao testar configurações. Permite ver como os resultados mudam sem incluir esse campo na lógica de comparação final.

Opções de correspondência disponíveis na Dedupely

Cada campo dentro de um Search Pad pode usar uma opção de correspondência diferente. É isso que determina como os valores são comparados.

As opções disponíveis incluem:

• Correspondência exata: Os valores têm de ser idênticos carácter a carácter
• Correspondência semelhante: Permite pequenas variações de escrita ou formatação
• Correspondência aproximada: Usa uma lógica de semelhança mais abrangente para detetar variações próximas
• Correspondência de palavras semelhantes por qualquer ordem: Corresponde valores com as mesmas palavras, seja qual for a ordem
• Correspondência da raiz do domínio: Compara só o domínio base em vez do URL completo ou do subdomínio

Encontra aqui a explicação completa de como funciona cada opção de correspondência :)

Escolher a opção de correspondência certa para cada campo determina se a pesquisa é rigorosa ou permissiva. Campos de identificação fiáveis, como o email principal, funcionam melhor com correspondência Exata ou por raiz do domínio. Campos que variam por natureza, como o nome da empresa, podem exigir correspondência Similar ou Fuzzy.

Como a escolha de campos e as opções de correspondência funcionam em conjunto

A seleção de campos e as opções de correspondência definem como a identidade é avaliada na sua instância do Pipedrive.

Quando se adicionam vários campos a um Search Pad:

• Todos os campos selecionados têm de corresponder
• Acrescentar campos fiáveis aumenta a precisão
• Menos campos tornam a pesquisa mais permissiva
• Alterar as opções de correspondência muda o rigor da comparação

Uma pesquisa completa pode incluir:

• Email com correspondência exata
• Organização com correspondência pela raiz do Domínio

Uma pesquisa mais permissiva pode incluir:

• Nome próprio com correspondência Similar Words
• Organização com correspondência aproximada

Estas configurações servem fins diferentes: as pesquisas exigentes isolam duplicados de elevada confiança e as pesquisas permissivas apanham casos-limite em que a identidade é parecida, mas não idêntica.

Como criar vários search pads para diferentes cenários de duplicados

No Dedupely não está limitado a uma única lógica de correspondência: pode criar vários Search Pads, cada um dirigido a um tipo específico de duplicado que identifica na sua instância de Pipedrive.

Por exemplo:

• Um Search Pad para duplicados com email idêntico
• Um Search Pad para duplicados de nomes de empresa semelhantes
• Um search pad para duplicados de organizações por domínio

Cada search pad:

• Usa a sua própria combinação de campos
• Usa as suas próprias opções de correspondência
• Funciona de forma autónoma
• Podem ser guardadas, clonadas e editadas

Assim, trata a correspondência de duplicados por cenário, em vez de uma única regra geral.

Dica: crie um Search Pad dedicado para cada padrão de duplicados que encontre repetidamente. Com o tempo, isto constrói uma estrutura repetível de governação de duplicados. Algumas pesquisas podem depois ser automatizadas, mas isso é outra conversa.

Como escolher os campos certos reduz os falsos positivos

Os falsos positivos resultam normalmente de uma seleção de campos demasiado permissiva ou de um tipo de comparação desadequado.

Se a seleção for demasiado exaustiva:

• Duplicados legítimos podem não ser agrupados
• Os registos continuam fragmentados

Se a seleção for demasiado permissiva:

• Entidades diferentes podem ficar agrupadas
• As correções manuais aumentam

A precisão melhora quando:

• Os campos de identidade fiáveis têm prioridade
• As opções de correspondência refletem a variabilidade dos dados
• As pesquisas exaustivas e as permissivas ficam separadas em search pads diferentes

Escolher os campos de forma deliberada garante que a correspondência de duplicados reflete como a identidade existe realmente no seu Pipedrive.

FAQ: escolher campos para detetar duplicados no Pipedrive

Posso escolher que campos definem duplicados no Pipedrive?

A deteção nativa do Pipedrive usa uma lógica predefinida. Com o Dedupely, escolhe que campos definem os duplicados em cada objeto e configura como cada campo é comparado.

Quantas opções de correspondência existem no Dedupely?

O Dedupely oferece várias opções de correspondência: Exata, Semelhante, Aproximada, Palavra semelhante (qualquer ordem) e Raiz do domínio. Está disponível aqui uma análise detalhada.

Posso executar várias pesquisas de duplicados com campos diferentes?

Sim. A Dedupely permite criar vários Search Pads independentes, cada um com combinações de campos e opções de correspondência diferentes.

A correspondência de duplicados analisa todo o objeto do Pipedrive?

Sim. Depois de sincronizar um objeto, cada search pad analisa todo o conjunto de dados desse objeto.

Os campos que escolhe para definir duplicados determinam como a identidade é estruturada no seu Pipedrive. A seleção de campos e as opções de correspondência influenciam diretamente a clareza dos relatórios, a precisão da segmentação e a consistência dos dados.

Se quiser ver a correspondência de duplicados por campos na prática, pode vê-la ao vivo com a nossa equipa de customer success. Pode marcar aqui uma sessão Zoom para percorrermos passo a passo a configuração dos search pads e as opções de correspondência.