Cómo elegir los campos con los que detectar duplicados en Pipedrive

Elegir por qué campos buscar duplicados en Pipedrive empieza por definir qué hace realmente que dos registros representen la misma entidad en su instancia de Pipedrive. A veces basta con el correo. En otros casos, la identidad depende de una combinación de nombre, empresa, dominio u otros campos.

La precisión mejora cuando los campos elegidos reflejan cómo están estructurados tus datos. Esa decisión determina si las coincidencias son exhaustivas, laxas o inconsistentes.

Por qué Pipedrive limita los campos que se usan para detectar duplicados

La detección de duplicados nativa de Pipedrive usa una lógica de comparación predefinida. Los usuarios no pueden controlar del todo qué campos definen un duplicado ni cómo se comparan.

En la práctica, esto significa:

• La selección de campos depende del comportamiento del sistema
• La exigencia de la coincidencia no se puede ajustar campo por campo
• No se pueden tratar por separado los distintos escenarios de duplicados
• Todas las coincidencias siguen la misma estructura de comparación

Cuando el control sobre los campos es limitado, los resultados agrupan registros que deberían seguir separados o pasan por alto otros que claramente van juntos. Los informes y la segmentación dependen de cómo se definan los duplicados, así que elegir los campos afecta directamente a la claridad de los datos.

Para controlar por completo qué campos definen los duplicados y cómo se evalúan, hace falta configurar más opciones de coincidencia.

Cómo funcionan los Search Pads de duplicados en Dedupely

En Dedupely, la detección de duplicados se configura con Search Pads. Un Search Pad es una búsqueda de duplicados configurada en la que eliges:

• El objeto en Pipedrive
• Los campos que definen un duplicado
• La opción de coincidencia de cada campo

Cada Search Pad funciona de forma independiente y analiza todo el objeto sincronizado.

Dentro de un mismo Search Pad puedes añadir varios campos. Todos los campos seleccionados deben cumplir su condición de coincidencia para que los registros se agrupen.

Por ejemplo:

• Search pad: identidad por email y organización
• Email configurado como coincidencia exacta
• Organización configurada con coincidencia por dominio raíz

Deben cumplirse ambas condiciones para que los registros aparezcan como duplicados.

Consejo: puedes aplicar la opción "No coincidir" a un campo mientras pruebas configuraciones. Así ves cómo cambian los resultados sin incluir ese campo en la lógica de comparación final.

Opciones de coincidencia disponibles en Dedupely

Cada campo de un Search Pad puede usar una opción de coincidencia distinta. Eso determina cómo se comparan los valores.

Opciones disponibles:

• Coincidencia exacta: Los valores deben ser idénticos carácter por carácter
• Coincidencia similar: Admite pequeñas variaciones de escritura o formato
• Coincidencia aproximada: Usa una lógica de similitud más amplia para detectar variaciones parecidas
• Coincidencia de palabras similares en cualquier orden: Detecta valores con las mismas palabras, sin importar el orden
• Coincidencia de dominio raíz: Compara solo el dominio base, no la URL completa ni el subdominio

Aquí tienes una explicación completa de cómo funciona cada opción de coincidencia :)

Elegir la opción de coincidencia adecuada en cada campo decide si una búsqueda es exhaustiva o permisiva. Los campos identificativos fiables, como el email principal, funcionan mejor con coincidencia exacta o por raíz del dominio. Los campos que varían por naturaleza, como el nombre de empresa, pueden necesitar coincidencia similar o difusa.

Cómo se combinan la selección de campos y las opciones de coincidencia

La selección de campos y las opciones de coincidencia definen cómo se evalúa la identidad en su instancia de Pipedrive.

Cuando se añaden varios campos a un Search Pad:

• Todos los campos seleccionados deben coincidir
• Añadir campos fiables aumenta la precisión
• Reducir campos hace la búsqueda más flexible
• Cambiar las opciones de coincidencia altera el nivel de exigencia de la comparación

Una búsqueda exhaustiva puede incluir:

• Email con coincidencia exacta
• Organización con coincidencia de dominio raíz

Una búsqueda más flexible puede incluir:

• Nombre con coincidencia Similar Words
• Organización con coincidencia difusa

Cada configuración sirve para algo distinto: las búsquedas estrictas aíslan duplicados de alta confianza y las búsquedas laxas capturan los casos límite en los que la identidad es parecida pero no idéntica.

Cómo crear varios search pads para distintos escenarios de duplicados

En Dedupely no estás limitado a una única lógica de coincidencia: puedes crear varios Search Pads, cada uno enfocado a un tipo de duplicado concreto que detectes en tu instancia de Pipedrive.

Por ejemplo:

• Un Search Pad para duplicados con el mismo correo
• Un Search Pad para duplicados con nombres de empresa similares
• Un Search Pad para duplicados de organizaciones por dominio

Cada Search Pad:

• Usa su propia combinación de campos
• Usa sus propias opciones de coincidencia
• Funciona de forma independiente
• Se pueden guardar, clonar y editar

Así puedes abordar la búsqueda de duplicados por escenarios en lugar de con una única regla general.

Consejo: crea un Search Pad para cada patrón de duplicados que te encuentres a menudo. Con el tiempo, esto crea una estructura repetible de control de duplicados. Algunas búsquedas se pueden automatizar más adelante, pero eso es otra conversación.

Cómo elegir los campos adecuados reduce los falsos positivos

Los falsos positivos suelen deberse a una selección de campos demasiado permisiva o a un tipo de comparación mal elegido.

Si la selección es demasiado exhaustiva:

• Puede que los duplicados reales no se agrupen
• Los registros siguen fragmentados

Si la selección es demasiado laxa:

• Se pueden agrupar entidades distintas
• Aumentan las correcciones manuales

La precisión mejora cuando:

• Se priorizan los campos de identidad fiables
• Las opciones de coincidencia reflejan la variabilidad de los datos
• Las búsquedas exhaustivas y las flexibles se separan en Search Pads distintos

Elegir los campos de forma intencionada hace que la detección de duplicados refleje cómo se identifica realmente cada registro en tu Pipedrive.

FAQ: qué campos usar para detectar duplicados en Pipedrive

¿Puedo elegir qué campos definen los duplicados en Pipedrive?

La detección nativa de Pipedrive usa una lógica predefinida. Con Dedupely, eliges qué campos definen un duplicado en cada objeto y configuras cómo se compara cada uno.

¿Cuántas opciones de coincidencia ofrece Dedupely?

Dedupely ofrece varias opciones de coincidencia: Exacta, Similar, Aproximada, Palabra similar (en cualquier orden) y Raíz del dominio. Aquí tienes el desglose detallado.

¿Puedo lanzar varias búsquedas de duplicados con campos distintos?

Sí. Dedupely te permite crear varios Search Pads independientes, cada uno con distintas combinaciones de campos y opciones de coincidencia.

¿La búsqueda de duplicados analiza todo el objeto de Pipedrive?

Sí. Una vez sincronizado un objeto, cada Search Pad analiza todo el conjunto de datos de ese objeto.

Elegir qué campos definen un duplicado determina cómo se estructura la identidad en su cuenta de Pipedrive. La selección de campos y las opciones de coincidencia influyen directamente en la claridad de los informes, la precisión de la segmentación y la coherencia de los datos.

Si quieres ver cómo funciona en la práctica la coincidencia por campos, puedes verlo en directo con nuestro equipo de customer success. Puedes reservar aquí una sesión de Zoom para configurar los Search Pads y las opciones de coincidencia paso a paso.