Ihre ersten 45 Minuten mit Dedupely für Salesforce

In den ersten 45 Minuten mit Dedupely verbinden Sie Salesforce, legen Ihr erstes Search Pad an, testen Merge Rules und führen Ihren ersten Merge aus. Diese Anleitung zerlegt den Ablauf in klare Schritte, damit Sie ab dem Login genau wissen, was zu tun ist.

Salesforce mit Dedupely verbinden (0–5 Minuten)

1. Melden Sie sich bei Dedupely an und klicken Sie Salesforce verbinden
2. API-Zugriff bestätigen, wenn Sie dazu aufgefordert werden
3. Wählen Sie, welche Salesforce-Objekte (Leads, Kontakte, Accounts) mit Dedupely synchronisiert werden
4. Prüfen, ob diese Objekte in Ihrem Dedupely-Dashboard erscheinen

So arbeitet Dedupely ausschließlich mit den Objekten, die Sie bearbeiten möchten.

Mit dem richtigen Objekt starten (5–10 Minuten)

Nicht jedes Salesforce-Objekt ist bei Duplikaten gleich. Beginnen Sie mit den einfachsten und gehen Sie dann zu den komplexeren über.

Starten Sie mit Leads

• Diese stammen oft aus Importen oder Marketinglisten.
• Geringeres Risiko, da sie meist nicht an Opportunities hängen.

Weiter zu Kontakte

• Heikler, weil sie direkt mit Accounts und Opportunities verknüpft sind.
• Die Bereinigung wirkt sich hier direkt auf die Vertriebsarbeit aus.

Speichern Accounts als Letztes

• Accounts sind am komplexesten, weil an ihnen oft weitere Daten hängen (Opportunities, Cases, Kampagnen)
• Wenn Sie hier ankommen, kennen Sie Search Pads und Merge Rules bereits

Diese Reihenfolge hält Ihre ersten Zusammenführungen einfach und senkt das Risiko, kritische Datensätze zu stören.

Erstellen Sie Ihr erstes Search Pad (10–20 Minuten)

Sie haben ein Objekt gewählt – jetzt legen Sie Ihren ersten Search Pad in Dedupely an. Im Search Pad bestimmen Sie, was in Ihrer Salesforce-Org als Duplikat gilt.

1. Legen Sie in Dedupely ein neues Search Pad für das gewählte Objekt an (Leads, Kontakte oder Accounts)
2. Fügen Sie zuerst sichere Match-Optionen hinzu, um offensichtliche Dubletten zu finden. Beispiele:
   • Leads → Vorname + E-Mail: Exakter Abgleich
   • Kontakte → Vorname + Nachname + E-Mail: Exakte Übereinstimmung
   • Accounts → Account-Name + Website: Exakte Übereinstimmung
3. Den Scan in Dedupely starten.
4. Prüfen Sie die gematchten Dubletten.

Search Pads sind die Grundlage jedes Deduplizierungslaufs: Sie bestimmen, was in Ihrer Organisation als Duplikat gilt.

Merge Rules vor dem Zusammenführen festlegen (20–30 Minuten)

Vor Ihrer ersten Zusammenführung richten Sie in Dedupely Merge Rules ein. Diese Regeln entscheiden, welche Werte erhalten bleiben, wenn Duplikate zusammengeführt werden.

1. Öffnen Sie in Dedupely Merge Rules.
2. Legen Sie fest, welche Felder beim Zusammenführen „gewinnen“. Beispiele:
   • Owner → den Datensatz behalten, der mit einer Opportunity verknüpft ist
   • Erstellungsdatum → den neuesten Datensatz behalten
   • Benutzerdefinierte Felder → Datensatz mit den vollständigsten Daten behalten

Merge Rules sorgen dafür, dass die Daten für Zuständigkeiten, Reporting und Automatisierung auch nach dem Merge stimmen.

Ersten Merge starten (30–35 Minuten)

Wenn Search Pad und Merge Rules stehen, führen Sie eine kleine Gruppe von Datensätzen zusammen.

1. Prüfen Sie in Ihren Search-Pad-Ergebnissen 5–10 gefundene Duplikate.
2. Öffnen Sie eine Gruppe über ihren Namen und vergleichen Sie die Datensätze nebeneinander. So bestätigen Sie vor dem Zusammenführen, dass es echte Dubletten sind.
3. Wählen Sie, wie zusammengeführt wird:
   • Einzeln: Wählen Sie einen doppelten Datensatz aus und klicken Sie auf Zusammenführen.
   • Individuelle Zusammenführung: Öffnen Sie ein Duplikat und entscheiden Sie Feld für Feld, Datensatz für Datensatz, welcher Wert gewinnt.
   • Massen-Merge (kleine Charge): Mehrere Gruppen auswählen und auf einmal zusammenführen.
   • Massenzusammenführung (gesamter Satz): Wenn Sie sicher sind, führen Sie alle Match-Gruppen auf einmal zusammen.

Mit einer kleinen Auswahl zu starten zeigt, wie Ihre Merge Rules wirken, bevor Sie skalieren.

Ergebnisse und Protokolle prüfen (35–40 Minuten)

Nehmen Sie sich nach dem ersten Merge ein paar Minuten und prüfen Sie, ob alles wie erwartet gelaufen ist.

1. Öffnen Sie in Dedupely die Verlauf um zu bestätigen, dass die Merges abgeschlossen sind.
2. Prüfen Sie in Salesforce stichprobenartig 5–10 zusammengeführte Datensätze. Kontrollieren Sie, ob:
   • Verantwortliche sind intakt
   • Opportunities sind weiterhin mit den richtigen Datensätzen verknüpft
   • Felder wurden gemäß Ihren Merge Rules behalten

Planen Sie Ihren nächsten Schritt (40–45 Minuten)

Nach der ersten Zusammenführung entscheiden Sie, wie es weitergeht.

1. Planen Sie einen wiederkehrenden Scan für Leads – wöchentlich passt für die meisten Orgs.
2. Aktivieren Sie Auto Merge für ein Search Pad mit hoher Trefferqualität. Zum Beispiel Leads mit Vorname + Nachname + E-Mail: Exact Match
3. Teilen Sie Ihre Ergebnisse mit Sales und Marketing, damit dort bekannt ist, dass Dubletten bearbeitet werden.

In Ihren ersten 45 Minuten mit Dedupely haben Sie Salesforce verbunden, ein Search Pad erstellt, Merge Rules festgelegt und Ihren ersten Merge ausgeführt.

Von hier aus können Sie:

• Größere Gruppen im Massenlauf zusammenführen
• Auto Merge für sichere Search Pads aktivieren
• Planen Sie wiederkehrende Scans, um Duplikate im Griff zu behalten

Wenn Sie Hilfe brauchen: Jedes Abo, auch die 7-tägige Testphase, enthält unbegrenzten Kundenservice. Unser Support-Team begleitet Sie bei der Einrichtung von Dedupely für Ihre Salesforce-Organisation – ob beim Anlegen von Search Pads, beim Definieren von Merge Rules, beim Prüfen der ersten Scans oder bei fortgeschrittenen Konfigurationen.