Der ultimative Leitfaden zum Duplikatmanagement in Salesforce (Best Practices)

Hinweis: Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung läuft unsere Aufnahme in AppExchange noch. Dieser Beitrag greift vor und zeigt Ihnen, was mit Dedupely möglich ist.

Duplikate in Salesforce sind eine Herausforderung und verursachen teure Probleme. In diesem Leitfaden gehe ich auf die wichtigsten Aspekte ein. Danach folgen Strategien und Best Practices für den Umgang mit Duplikaten.

Wahrscheinlich kosten Duplikate Ihr Team täglich Nerven. Dieser Leitfaden ist der Plan, wie Sie das Problem angehen.

Inhaltsverzeichnis:

1. Salesforce-Dubletten: die Grundlagen
   1. Wie Dubletten in Salesforce entstehen
   2. Warum kosten Salesforce-Dubletten Geld, und wen sollte das kümmern?
   3. Muss ich mich heute schon um Duplikate kümmern?
   4. Was Salesforce gegen Dubletten tut
      1. Verhindern, dass Vertriebsmitarbeiter Dubletten anlegen
      2. Mögliche Duplikate anzeigen (Bereinigung in Echtzeit)
      3. Dublettenläufe starten
2. Schritt eins: Vorhandene Dubletten in Salesforce bereinigen
   1. Duplikate in Salesforce finden
   2. Einzeln zusammenführen
   3. Mit Merge Rules Zeit sparen
   4. Primäre Datensätze festlegen
   5. Wann führe ich in großen Mengen zusammen, wann aktiviere ich Auto Merge?
   6. Merges prüfen
   7. „Hilfe! Ich sehe immer noch Dubletten“
   8. Best Practices gegen Merge-Desaster
   9. Profi-Tipp: Reichern Sie Ihre Daten mit SigParser an
   10. Erste Bereinigung von Anfang bis Ende
3. Schritt zwei: Doppelte Einträge verhindern
   1. Die häufigsten Dublettenquellen prüfen
   2. Ihr Team im Umgang mit Daten schulen
4. Schritt drei: Automatisieren
   1. Mit Auto Merge tägliche Dubletten abfangen
5. Das Budget für Ihre Salesforce-Deduplizierung
   1. Wie die Bereinigung abgerechnet wird
   2. Realistische Zeitrahmen für die erste Bereinigung
   3. Wer sollte an der Deduplizierung beteiligt sein?
   4. Wie berechne ich den ROI einer Salesforce-Deduplizierung?
6. Eigenentwicklung vs. AppExchange-Lösungen
   1. API-Lösung, gebaut von einem internen Entwickler
   2. Natives Duplikat-Management in Salesforce
   3. „Das ist doch Sache des Vertriebs!“
   4. Warum AppExchange-Lösungen die naheliegende Wahl sind
   5. Worauf Sie bei einem Dedupe-Anbieter achten sollten

Salesforce-Dubletten: die Grundlagen

Wie Dubletten in Salesforce entstehen

Unsere Recherche zeigt, dass Duplikate auf folgenden Wegen nach Salesforce gelangen:

• Importierte Daten.
• Drittanbieter-Integrationen, die Datensätze synchronisieren oder neu anlegen.
• Webformulare mit unzureichenden Prüfungen.
• Interne API-Nutzung, die angepasst werden muss, damit keine Dubletten entstehen.

Warum kosten Salesforce-Dubletten Geld, und wen sollte das kümmern?

Alle im Unternehmen, denen Kunden und Marke wichtig sind.

Diese Rollen müssen die Datenqualität im Blick behalten:

• Vertriebsmitarbeiter.
• Vertriebsleiter.
• Vertriebs- und Marketingleitung sowie CMOs.

Warum? Duplikate kosten Unternehmen auf mehreren Wegen:

• Doppelte Leads führen dazu, dass mehrere Vertriebsmitarbeiter dieselbe Person kontaktieren.
• Anrufprotokolle und Notizen gehen verloren.
• Mitarbeiter verlieren bis zu 50 % ihrer Zeit mit stumpfer Datenpflege (MITSloan).
• Vermeidung kostet 1 $, Korrektur 10 $ und belassene Dubletten bis zu 100 $ (SiriusDecisions).
• Schlechte Daten wirken sich auf Leadgenerierung, Marketing, Finanzen und Kundenbeziehungen aus.

A Studie zu Lead-Daten health zeigt, dass 15 % der Vertriebsleads eines Unternehmens doppelt vorhanden sind. Eine weitere Studie zeigt, dass Unternehmen bis zu 70 % ihres Umsatzes zurückgewinnen allein durch saubere Daten.

Datenqualität und doppelte Lead-Daten sollten alle im Unternehmen beschäftigen. Sie beeinflussen die Kundenbeziehungen und damit unsere Arbeit. Am Ende schadet es allen.

Muss ich mich heute schon um Duplikate kümmern?

Die beste Antwort lautet: nein, gestern! Die zweitbeste Antwort ist, jetzt.

Sie könnten sagen, „Unser nächster Newsletter geht erst nächsten Monat raus, dann können wir die Dubletten angehen …“

Mit den Dubletten bis zur letzten Minute zu warten, ist das perfekte Rezept für ein Desaster. Immer wieder kommen Kunden zu uns, die sofort mehr als 300.000 Datensätze bereinigt brauchen. Das lässt sich sehr gefährlich. Sie riskieren Ihre Daten und überstürzen einen Prozess, der Zeit und Feinabstimmung braucht.

Warten Sie mit der Dublettenbereinigung nicht bis zur nächsten Deadline. Fangen Sie mindestens ein paar Wochen vorher an. Das verschafft Ihnen einen soliden Vorsprung.

Was Salesforce gegen Dubletten tut

Als CRM für Großunternehmen bietet Salesforce einige native Optionen, um doppelte Einträge zu reduzieren.

Verhindern, dass Vertriebsmitarbeiter Dubletten anlegen

In Salesforce können Sie Regeln anlegen, die den Vertriebsmitarbeiter warnen, wenn er gerade einen doppelten Datensatz anlegt.

Mehr über das Erstellen von Dublettenregeln erfahren Sie im Verhindern, dass Nutzer Duplikate anlegen -Seite.

Mögliche Duplikate anzeigen (Bereinigung in Echtzeit)

Beim Öffnen eines Datensatzes in Salesforce sehen Sie Hinweise zur Duplikaterkennung direkt im Profil. So bereinigt Ihr Team Datensätze direkt bei der Arbeit.

Wie Sie das einrichten, erfahren Sie im Dubletten in der Lightning Experience anzeigen -Seite.

Dublettenläufe starten

Duplikat-Jobs lassen sich so einrichten, dass sie global in Ihrer Salesforce-Instanz nach Treffern suchen.

So finden Sie Duplikate in großen Mengen und legen Regeln für den Umgang damit fest.

Mehr zu Duplikat-Jobs erfahren Sie im Detail hier.

Das native Dublettenmanagement in Salesforce ist recht umfangreich. Alle Bereiche behandelt dieser Dokument.

Schritt eins: Vorhandene Dubletten in Salesforce bereinigen

Bei der ersten Bereinigung finden Sie zunächst heraus, welche Arten von Dubletten Sie haben. Diese Vorarbeit und Recherche sorgt dafür, dass Sie den Schritt später wiederholen oder automatisch laufen lassen können.

Bei Dedupe.ly registrieren

Gehen Sie zu Salesforce-Integrationsseite und registrieren Sie sich bei Dedupely. Dort melden Sie sich mit Ihrem Salesforce-Konto an. Anschließend wählen Sie die Objekte aus, die synchronisiert werden sollen, klicken auf „Download“ – und schon geht es los.

Duplikate finden

Wählen Sie zuerst die Felder für den Abgleich. Beginnen Sie mit den einfachsten Feldern (Vor- und Nachname) und ergänzen Sie später weitere, um die Treffer einzugrenzen.

Nach dem Scan prüfen Sie die Dubletten. Gehen Sie die Liste durch und achten Sie auf Unstimmigkeiten in den Treffern.

Falsche Treffer zeigen Ihnen, wie sehr Sie Ihren Match-Einstellungen vertrauen können. Passen Sie die Einstellungen vor jedem Massen-Merge so lange an, bis keine falschen Treffer mehr auftauchen.

Einzeln zusammenführen

Am Anfang einzeln zusammenzuführen zeigt Ihnen genau, welche Details bei den Merges zu beachten sind.

Beim individuellen Merge bestimmen Sie, welche Feldwerte gewinnen und welcher Kontakt der Primärkontakt ist.

Mit Merge Rules Zeit sparen

Merge Rules automatisieren die Auswahl der Feldwerte beim Zusammenführen. Sie legen fest, welcher Wert automatisch gewinnt – anhand des Werts, seiner Attribute oder der Attribute des Datensatzes.

Das spart Ihnen viel Zeit beim manuellen Zusammenführen und ist bei Massen-Merges und automatischen Merges unverzichtbar.

Primäre Datensätze festlegen

Primäre Datensätze – der Datensatz, der nach dem Zusammenführen bleibt – und sekundäre Datensätze – die Datensätze, die gelöscht werden – lassen sich ebenfalls in den Merge Rules festlegen, indem Sie bestimmen, welche ID erhalten bleibt.

Wann führe ich in großen Mengen zusammen, wann aktiviere ich Auto Merge?

Das hängt ganz davon ab, wie sicher Sie sich bei Ihren Übereinstimmungen sind. Wenn Ihnen falsche Übereinstimmungen aufgefallen sind, gibt es wahrscheinlich weitere, die Sie später nicht bemerken. Vermeiden Sie deshalb Match-Einstellungen mit hohem Risiko für falsche Merges.

Legen Sie weitere Match-Einstellungen an, die kaum Spielraum für Fehler lassen. Vorname, Nachname und E-Mail sind zum Beispiel sehr sicher. Dass zwei Personen exakt denselben Namen und dieselbe E-Mail-Adresse haben, ist so gut wie ausgeschlossen.

Sobald die Treffer stimmen, führen Sie in großen Mengen zusammen und starten Automatisierungen.

Merges prüfen

Ihre Merge History gibt Ihnen einen kurzen Überblick über die zusammengeführten Datensätze. Prüfen Sie zusätzlich Salesforce und aktualisieren Sie den Browser, um die neuesten Änderungen zu sehen. Wenn alles passt, sind Sie auf dem besten Weg zu einer Salesforce-Instanz ohne Duplikate.

„Hilfe! Ich sehe immer noch Dubletten“

Das ist normal. Im ersten Durchgang erwischen Sie nie alle Dubletten. Jetzt geht es in die Tiefe. Am einfachsten beginnen Sie mit den Match-Einstellungen.

Standardmäßig fügt Dedupely vorausgewählten Textfeldern immer „Ähnlicher Treffer“ hinzu. Jeder Feld-Matcher lässt sich einzeln feinjustieren.

Mit dieser Einstellung finden Sie neue Treffer. Jede Option deckt je nach Feld andere Arten von Dubletten auf:

• Exakter Abgleich ist der strengste Match-Typ. Groß- und Kleinschreibung werden ignoriert, der Text muss aber exakt übereinstimmen.
• Ähnlicher Treffer ist ebenfalls recht streng, ignoriert aber Satzzeichen und weitere Gemeinsamkeiten, die als entfernbar gelten.
• Erstes ähnliches Wort abgleichen/letztes ähnliches Wort abgleichen gleichen beide die ersten oder letzten Wörter ab. Das funktioniert gut bei Firmennamen oder Vornamen, an die ein zweiter Vorname angehängt ist.
• Fuzzy-Match ist der aggressivste Abgleichtyp und greift grob bei ähnlich klingenden Treffern. Er ist jedoch der ungenaueste Abgleichtyp und sollte nie als Grundlage für korrekte Treffer dienen.

Sehen Sie sich danach die Präfixe und Suffixe in Ihren Daten an. Sie verbessern das Matching, indem Sie häufige Begriffe ignorieren. Mit ignorierten Begriffen reduzieren Sie das Rauschen, das eine saubere Zuordnung verhindert.

Best Practices gegen Merge-Desaster

Ja, es kann schiefgehen. Das lässt sich vollständig vermeiden: Mit den folgenden Best Practices müssen Sie sich nie um beschädigte Daten sorgen:

1. Halten Sie immer Backups Ihrer Daten bereit. Legen Sie vor großen Massen-Merges ein zusätzliches Backup an.
2. Testen und prüfen Sie Ihr Matching-Setup regelmäßig. Wer es eilig hat, macht schnell Fehler. Dedupely tut alles, um einfache Fehler zu verhindern. Prüfen Sie trotzdem vor jedem Massen-Merge genau und kontrollieren Sie die Änderungen im Anschluss.
3. Behalten Sie im Blick, wie und wann sich Ihre Daten verändern. Passen Sie Match-Einstellungen und Merge Rules so an, dass sie nicht mit Änderungen an Ihren Salesforce-Daten kollidieren.
4. Behalten Sie Fehler und Feinheiten in Ihren Daten im Blick. Standardwerte wie „000-0000“ im Telefonfeld, die auf alle Datensätze ohne Telefonnummer passen. Für den Computer sieht ein ausgefüllter Standardwert nicht leer aus. Dedupely prüft jede Eingabe darauf, ob sie dem erwarteten Format entspricht.
5. Automatisieren Sie nie Merges, die Sie nicht getestet und geprüft haben. Starten Sie Massen-Merges erst, wenn Sie einen guten Teil der Dubletten geprüft haben und sicher der Ergebnisse.
6. Attribution berücksichtigen. Legen Sie über Merge Rules fest, wie der Besitzer von Leads und Kontakten erhalten bleibt. Sams Lead kann zu Jacks Lead werden, weil Jack eine Dublette von Sams Lead hat. Wem gehört der Datensatz dann?

Profi-Tipp: Reichern Sie Ihre Daten mit SigParser an

Warum nicht zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen? Reichern Sie Ihre Daten an und erleichtern Sie sich damit die Bereinigung. Je mehr eindeutige Daten Sie haben, desto einfacher werden Dubletten erkannt. Relevantere Daten stärken außerdem Vertrieb, Finanzreporting, Business Development und Lead Scoring.

Ich finde, dass SigParser macht das sehr gut. Es ist nicht nur eine Anreicherungssoftware, sondern zieht Interessentendaten aus Signaturen in Ihren E-Mail-Archiven. Dazu ist es sehr günstig und der Preis ist unschlagbar überall.

Die Signaturdaten aus Ihren E-Mails werden ausgelesen und als Kontakte und Leads in Salesforce angelegt. Später bereinigen Sie die Dubletten mit Dedupely und matchen neu angereicherte Datensätze besser als zuvor.

https://www.youtube.com/watch?v=A8ro-2CLSSE

Erste Bereinigung von Anfang bis Ende

Die erste Deduplizierung dauert zwischen einem Tag und zwei Wochen. Das hängt von der Beschaffenheit Ihrer Daten ab und davon, wie viel Zeit Sie dafür einplanen.

Die erste Bereinigung zeigt Ihnen genau, wie Ihre Duplikate aussehen und welche Felder erhalten bleiben sollten.

Mehr über die Nutzung von Dedupely erfahren Sie hier in unserem Support-Center.

Schritt zwei: Neue Dubletten gar nicht erst entstehen lassen

Vorbeugen ist der günstigste Schritt von allen. Salesforce bietet mehrere Methoden, um die manuelle Anlage von Dubletten zu verhindern.

Zum Zeitpunkt dieses Artikels bietet Dedupely kein Tool zur Dublettenvermeidung in Salesforce. In der Zwischenzeit finden Sie im AppExchange aber einige Alternativen.

Die häufigsten Dublettenquellen prüfen

Wenn Sie wissen, woher Ihre Dubletten kommen, finden Sie auch Wege, sie gar nicht erst entstehen zu lassen.

Wenn Ihr Entwicklungsteam Salesforce APIs nutzt oder eigene Lösungen für Salesforce baut, klären Sie mit ihm, ob der Code Duplikate erzeugt und was sich dagegen tun lässt.

Prüfen Sie alle Drittanbieter-Apps, die neue Datensätze anlegen: Web-to-Lead-Formulare, Integrationen, die Datensätze ohne Dublettenprüfung zwischen Plattformen synchronisieren.

Ihr Team im Umgang mit Daten schulen

Jedes Teammitglied, das Daten in Salesforce erfasst oder ändert, sollte wissen, warum sauberer Umgang mit Daten zählt. Ihr Team sollte Folgendes beherrschen:

• Wie Daten formatiert sein sollen
• So legen Sie einen Datensatz an, ohne eine Dublette zu erzeugen
• Die Tools, die sie zum Bereinigen oder Finden einer Dublette brauchen
• So vermeiden Sie eine falsche Zuordnung von Vertriebsmitarbeitern

Wenn Ihr Team weiß, wie Daten beim Eintritt in Salesforce geschützt und gepflegt werden, vermeiden Sie einen Großteil fehlerhafter Daten.

Schritt drei: Automatisieren

Ist Schritt eins geschafft und Schritt zwei feinjustiert, wird es Zeit zu automatisieren.

Vorbeugen löst die meisten Ihrer Duplikatprobleme am besten (und vielleicht alle Probleme). Duplikate sind allerdings unvermeidlich, und Automatisierung zahlt sich über die Tage, Wochen, Monate und Jahre aus, in denen Ihr Team mit Salesforce arbeitet. Auch sie werden es Ihnen danken!

Mit Auto Merge tägliche Dubletten abfangen

Auto Merge nimmt Ihnen das Zusammenführen offensichtlicher Dubletten ab.

Trotzdem bleibt Woche für Woche etwas manuelle Prüfung. Dedupely meldet Ihnen weiterhin Match-Einstellungen ohne Auto Merge, die Dubletten finden. Sie sehen sie durch und entscheiden über jede einzelne Dublette. Wenn diese Dubletten Woche für Woche eindeutige Treffer sind, können Sie auch diese Match-Einstellungen automatisieren.

Mit Ihrem Team und ein paar vorbeugenden Maßnahmen behalten Sie Ihre Daten im Griff.

Das Budget für Ihre Salesforce-Deduplizierung

Wie die Bereinigung abgerechnet wird

Nach dem, was ich bei den Anbietern sehe: Die Anzahl Ihrer Datensätze ist der größte Preisfaktor.

Kleinere Datenbestände unter 30.000–50.000 Datensätzen starten bei rund 500 $/Jahr.

Größere Datenbestände ab 150.000 Datensätzen kosten zwischen 2.000 und 20.000 $, einmalig oder pro Jahr.

Die Kosten hängen außerdem ab von:

• den Grad der Anpassung Ihrer Salesforce-Instanz
• Beratungskunden statt Self-Service
• der Zeitaufwand für die Bereinigung der Duplikate

Jeder Anbieter für Datenbereinigung kalkuliert seine Preise etwas anders. Am besten fragen Sie direkt an und klären es im Einzelfall.

Realistische Zeitrahmen für die erste Bereinigung

Wie der Preis richtet sich auch der Zeitaufwand nach der Anzahl der Datensätze.

Kleinere Salesforce-Datenbanken sind oft in einer Stunde oder etwas mehr bereinigt. Größere Datenbanken können Tage oder Wochen dauern. Datenmenge, nötige Sorgfalt und die Vielfalt der zu findenden Duplikate sind in einer großen Datenbank deutlich größer.

Panik in letzter Minute vermeiden Sie am besten, indem Sie Ihre Salesforce-Instanz Wochen im Voraus bereinigen, nicht erst Tage oder Stunden vorher. Bei Deadlines sollten Sie einige Faktoren berücksichtigen:

• Die Geschwindigkeit des Dienstleisters, den Sie mit der Dublettenbereinigung beauftragen.
• Zusätzliche Anpassung, Tests und Sorgfalt nötig, um Datenverlust und Fehler zu vermeiden.
• Feinheiten und Fehler, die in Ihren bestehenden Daten korrigiert werden müssen.
• Zusätzlicher Zeitaufwand für Synchronisation und Datentransfer.

Um nur einige zu nennen. Am schlimmsten sind die unerwarteten Probleme, die Ihren Newsletter oder Ihren Launch-Termin platzen lassen. Gehen Sie auf Nummer sicher und machen Sie es vorher.

Wer sollte an der Deduplizierung beteiligt sein?

Ihr Datenverantwortlicher, Vertriebsleiter und alle, die zu den Daten und deren Änderung etwas beitragen müssen.

Wie berechne ich den ROI einer Salesforce-Deduplizierung?

Zahlreiche Studien zeigen, welchen Schaden doppelte Daten in Ihrem Unternehmen anrichten. Das allein rechtfertigt die Ausgaben für eine Datenbereinigung aber noch nicht.

Eine einfache ROI-Rechnung: die Stunden zählen, die Vertriebsmitarbeiter mit dem Entwirren, Suchen und Zusammenführen doppelter Daten verlieren. Messen Sie, wie lange es dauert, eine Gruppe Duplikate zu finden und von Hand zusammenzuführen. Fragen Sie dann Ihre Vertriebsmitarbeiter, wie oft sie pro Tag oder Woche Duplikate bereinigen müssen. Multiplizieren Sie beides und Sie haben die Stundenzahl für einen bestimmten Zeitraum. Was kosten diese Stunden Ihr Unternehmen, statt ihm zu nutzen?

Die Rechnung könnte so aussehen:

((Number of duplicates merged by reps daily) * (minutes to merge a duplicate / 60) = (lost hours)) * (hourly base pay)

Rechnen wir mit Beispielzahlen. Unsere Mitarbeiter führen bis zu 20 Dubletten pro Tag zusammen, jede dauert im Schnitt 4 Minuten.

(20 * 4 minutes = 80 minutes) * 30.00/hr = $39 per day

Rechnen Sie die Zahl der Vertriebsmitarbeiter im Team dazu (sagen wir 3), und Sie geben zwischen 1.170 $ bis 3.510 $ pro Monat an Stunden für das Zusammenführen doppelter Daten.

Sie können entgangene Abschlüsse und weitere Schätzwerte einrechnen. Fällt das Ergebnis nicht ins Gewicht, haben Sie vermutlich kein Dublettenproblem. Wenn Sie tun dürfte es leicht sein, Ihr Team und Ihre Kollegen für Ihre Dedupe-Arbeit zu gewinnen.

HINWEIS: Ich bin natürlich kein Mathematiker. Das ist eine grobe Schätzung. Sie soll nur zeigen, wie sich der finanzielle Schaden durch doppelte Daten überschlagen lässt.

Eigenentwicklung vs. AppExchange-Lösungen

Wir alle kennen den Do-it-yourself-Sog, an dessen Ende wir das Handtuch geworfen und jemand anderen dafür bezahlt haben.

Und dann gibt es Fälle, in denen die Bereinigung im eigenen Haus einfach Sinn ergibt.

Welche Möglichkeiten haben wir für effektives Deduplizieren?

API-Lösung, gebaut von einem internen Entwickler

Sie haben Entwickler. Warum also nicht eine eigene Lösung bauen lassen, die alle Anforderungen erfüllt? Nicht so schnell!

Manche Entwickler schreiben ihre Apps am liebsten selbst. Glauben Sie mir, ich hätte unseren gesamten Software-Stack selbst gebaut – fast hätte ich es getan –, bis mich jemand an die wahren Kosten einer Eigenentwicklung erinnert hat.

Ihre Entwickler sind da, um Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu bauen. Und Entwickler sind teuer. Der erste Aufbau dauert 1) Zeitpunkt der Erstentwicklung 2) Zeit für Bugfixes und ständige Abstimmung von Spezifikationen 3) Wartung und Updates über die Jahre 4) Kosten für Hosting und Betrieb.

Die investierten Stunden summieren sich und lohnen sich irgendwann nicht mehr. Ganz abgesehen davon dauert es lange, bis alles rund läuft.

Natives Duplikat-Management in Salesforce

Salesforce hebt sich dadurch ab, dass die Dublettenverwaltung nativ eingebaut ist.

Cloudingo hat einen hervorragenden Artikel über die Grenzen von Das native Duplikatsmanagement von Salesforce und wie eingeschränkt es tatsächlich in mehrfacher Hinsicht ist.

• Zu wenige Abgleichsarten für Felder – es gibt nur exakt und unscharf.
• Es lassen sich nur fünf Abgleichregeln gleichzeitig anlegen und nutzen
• Duplikat-Aufgaben funktionieren nur in den höchsten Salesforce-Editionen
• Kein automatisches Zusammenführen, kein Massen-Zusammenführen
• Begrenzt, wie viele Datensätze pro Treffer gruppiert werden können (3)
• Insgesamt etwas umständlich

Die native Duplikatverwaltung von Salesforce ist besser als die anderer CRMs, greift aber weiterhin zu kurz bei zeitsparende Duplikatverwaltung. Das erfüllt zwar seinen Zweck, löst das Problem aber nicht wirklich.

„Das ist doch Sache des Vertriebs!“

Wann stand zuletzt „Daten bereinigen und Dubletten aufräumen“ in der Stellenbeschreibung eines Vertriebsmitarbeiters? Hält einer Ihrer Vertriebsmitarbeiter das Aufräumen schlechter Daten für seine Aufgabe?

Mitarbeiter dazu anzuhalten, hinter sich aufzuräumen, ist eine Selbstverständlichkeit. Jeder sollte Daten schon bei der Eingabe in Salesforce sauber halten. Das ist schlicht guter Stil – und Respekt gegenüber dem Team.

Wenn Sie den Vertrieb aber nicht beim Erfassen, Verwalten und Bereinigen von Daten unterstützen, machen Sie ihm die Arbeit schwerer – das erschwert den Verkauf und kostet Ihr Unternehmen Umsatz. Mit „unterstützen“ meine ich, ihm die richtigen Werkzeuge für seine Arbeit zu geben.

Warum AppExchange-Lösungen die naheliegende Wahl sind

Auf der Salesforce AppExchange gibt es Dutzende Dedupe-Apps. Manche sind mittelmäßig, andere richtig gut. Dahinter stehen Unternehmen, die viel Aufwand in Lösungen stecken, die Ihnen enorm viel Zeit und Geld sparen. Sie sind günstiger und bringen mehr als die oben genannten Alternativen.

Sie sparen sich Eigenbau-Lösungen, die im Chaos enden, große Projekte, die Ihr Team vom Kunden abhalten, und überladene Standardfunktionen, die es am Ende nicht bringen.

Worauf Sie bei einem Dedupe-Anbieter achten sollten

Ich habe die Vor- und Nachteile aller vorhandenen AppExchange-Apps ausführlich geprüft. Es gibt derzeit sehr viele. Manche sind kostenlos, manche nennen keine Preise. So oder so machen Sie mit den meisten nichts falsch.

Wenn Sie mit einer Beratung arbeiten, stellen Sie sicher, dass sie Ihre konkreten Anforderungen versteht. Setzen Sie nichts voraus. Vielleicht weiß dort niemand, wofür Feld X und Feld Y da sind, und hält sie für unwichtig. Erklären Sie alles, was Sie können, und stellen Sie so viele Fragen wie möglich. Meistens wird man sehr genau auf Ihren Bedarf eingehen.

Self-Service-Lösungen geben Ihrem Team die volle Kontrolle über den Prozess. Rechnen Sie allerdings mit einer Lernkurve und damit, sich durch etwas Dokumentation und einige Videos zu arbeiten.

Die Software Ihrer Wahl sollte folgende Funktionen bieten:

• Match-Optionen pro Feld – exakt, unscharf oder klangähnlich – und häufige Begriffe lassen sich ignorieren.
• Ermöglichen Massen-Zusammenführungen, individuelle Merges und automatische Merges, sobald Sie Ihre Einstellungen geprüft haben und ihnen vertrauen.
• Bietet Ihnen Merge Rules für alle Anforderungen an Stamm-, Attributions- und benutzerdefinierte Felder.
• Hält Sie über neue Dubletten in Ihren Salesforce-Daten auf dem Laufenden.
• Hat einen extrem schnellen Support

Genau darauf führe ich Dedupely hin. Wenn Self-Service für Sie nicht funktioniert, springt unser Team ohne Aufpreis ein. Sehen Sie sich hier den Salesforce-Connector von Dedupely genauer an.