Den kompletta guiden till dubbletthantering i Salesforce (best practice)

Obs: När detta skrivs håller vi fortfarande på att bli godkända i AppExchange. Det här inlägget föregriper det och visar vad som går att göra med Dedupely.

Dubbletter i Salesforce är en utmaning som leder till kostsamma problem. I den här guiden går jag igenom de viktigaste aspekterna av dubblettproblem. Sedan tar jag upp strategier och best practice för dubbletthantering.

Ditt team har troligen ständig huvudvärk med dubbletter. Den här guiden är en plan för att ta itu med problemet.

Innehåll:

1. Salesforce-dubbletter 101
   1. Så uppstår dubbletter i Salesforce
   2. Varför kostar dubbletter i Salesforce, och vem bör bry sig?
   3. Behöver jag bry mig om dubbletter i dag?
   4. Vad Salesforce gör för att minska dubbletter
      1. Hindra säljare från att skapa dubbletter
      2. Visar potentiella dubblettposter (rensa dubbletter direkt)
      3. Köra dubblettjobb
2. Steg ett: Rensa befintliga dubbletter i Salesforce
   1. Hitta dubbletter i Salesforce
   2. Börja slå ihop en i taget
   3. Spara tid med merge rules
   4. Välj dina primära poster
   5. När bör jag slå ihop i bulk eller aktivera auto merge?
   6. Granska dina sammanslagningar
   7. ”Hjälp! Jag ser fortfarande dubbletter”
   8. Bästa praxis för att undvika misslyckade sammanslagningar
   9. Proffstips: Använd SigParser för att berika din data
   10. Första dubblettrensningen från början till slut
3. Steg två: Förhindra att dubbletter skapas
   1. Gå igenom de vanligaste källorna till dubbletter
   2. Utbilda teamet i god datahantering
4. Steg tre: Automatisera
   1. Använd Auto Merge för att fånga dagliga dubbletter
5. Budgetera din dubblettrensning i Salesforce
   1. Så prissätts dubbletthanteringen
   2. Realistiska tidsramar för den första rensningen
   3. Vilka bör vara med i dubblettrensningen?
   4. Hur räknar jag ut ROI för dubbletthantering i Salesforce?
6. Egenutvecklat vs. AppExchange-lösningar
   1. API-lösning byggd av en egen utvecklare
   2. Salesforce inbyggda dubbletthantering
   3. “Det är väl säljteamets jobb!”
   4. Därför är AppExchange-lösningar ett självklart val
   5. Vad du ska titta efter hos en dubblettleverantör

Salesforce-dubbletter 101

Så uppstår dubbletter i Salesforce

Vår research visar att dubbletter hamnar i Salesforce på följande sätt:

• Importerad data.
• Tredjepartsintegrationer som synkar eller skapar nya poster.
• Webbformulär med bristfälliga kontroller.
• Egen API-användning som behöver justeras så att den inte skapar dubbletter.

Varför kostar dubbletter i Salesforce, och vem bör bry sig?

Alla i företaget som bryr sig om kunden och varumärket.

Följande roller behöver troligen hålla koll på datakvaliteten:

• Säljare.
• Säljchefer.
• Sälj- och marknadschefer samt CMO:er.

Varför? Dubbletter kostar företag på flera sätt:

• Dubbletter bland leads gör att flera säljare kontaktar samma person.
• Samtalsloggar och anteckningar försvinner.
• Medarbetare kan lägga upp till 50 % av sin tid på enformigt arbete med datakvalitet (MITSloan).
• Att förebygga kostar 1 $, att rätta kostar 10 $ och att låta dubbletter ligga kvar kostar upp till 100 $ (SiriusDecisions).
• Dålig data påverkar leadgenerering, marknadsföring, ekonomi och kundrelationer.

A studie om leaddata hälsa visar att 15 % av företagens säljleads är dubbletter. En annan studie visar att företag kan återvinna upp till 70 % av sina intäkter enbart med ren data.

Alla på företaget bör bry sig om datakvaliteten och dubbletter bland leads. Det påverkar kundrelationerna, som i sin tur påverkar våra jobb. I slutändan förlorar alla på det.

Behöver jag bry mig om dubbletter i dag?

Det bästa svaret är: nej, igår! Det näst bästa svaret är, just nu.

Du kanske säger, “vårt nästa nyhetsbrev går ut först nästa månad, vi kan börja rensa dubbletter då…”

Att vänta till sista minuten med dubbletterna är ett säkert recept på katastrof. Gång på gång kommer kunder till oss som behöver deduplicera 300 000+ poster omedelbart. Det kan vara mycket riskabelt. Du utsätter dina data för fara och stressar fram en process som kräver tid och finjustering för att bli rätt.

Vänta inte till nästa deadline med att ta tag i dubbletterna. Börja minst några veckor i förväg. Då får du ett rejält försprång.

Vad Salesforce gör för att minska dubbletter

Salesforce är ett CRM på företagsnivå och ger dig några inbyggda sätt att minska antalet dubbletter.

Hindra säljare från att skapa dubbletter

Du kan skapa regler i Salesforce som varnar säljaren när en dubblett är på väg att läggas in.

Du kan läsa mer om hur du skapar dubblettregler i Hindra användare från att skapa dubbletter -sidan.

Visar potentiella dubblettposter (rensa dubbletter direkt)

När du öppnar en post i Salesforce visas dubblettvarningar direkt i profilen. Då kan teamet slå ihop poster i samma stund som de ser dem.

Så här ställer du in det, gå till Visa dubbletter i Lightning Experience -sidan.

Köra dubblettjobb

Dubblettjobb kan ställas in att hitta matchningar globalt i hela din Salesforce-instans.

Det ger sökning i bulk och regler för hur träffarna hanteras när de hittats.

Läs mer i detalj om dubblettjobb här.

Den inbyggda dubbletthanteringen i Salesforce är ganska omfattande och alla delar täcks i den här dokument.

Steg ett: Rensa befintliga dubbletter i Salesforce

Den första rensningen börjar med lite kartläggning för att se vilka typer av dubbletter du har. I den här första rensningen gör du det förebyggande arbetet och researchen, så att du kan upprepa steget eller låta det köras automatiskt.

Skapa ett konto på Dedupe.ly

Gå till Integrationssidan för Salesforce och registrera dig för Dedupely. Där ombeds du logga in med ditt Salesforce-konto. Sedan väljer du vilka objekt du vill synka. Markera objekten och klicka på ”Download”, så är du igång.

Hitta dubbletter

Börja med att välja vilka fält du vill matcha på. Utgå från de mest grundläggande fälten (för- och efternamn) och lägg till fler fält senare för att smalna av träffarna.

När skanningen är klar är det dags att granska dubbletterna. Börja med att bläddra igenom dubblettlistan och leta efter avvikelser i matchningarna.

Felaktiga matchningar visar hur mycket du kan lita på dina matchningsinställningar. Det betyder bara att du justerar inställningen före massammanslagningar tills inga felaktiga matchningar dyker upp.

Börja slå ihop en i taget

Att slå samman en post i taget i början ger dig en djup förståelse för vilka detaljer som behöver hanteras i sammanslagningarna.

Anpassad sammanslagning ger dig kontroll över vilka fältvärden som vinner och vilken kontakt som blir primär.

Spara tid med merge rules

Merge Rules automatiserar valet av fältvärden vid sammanslagning. Du kan ställa in Merge Rules så att de automatiskt avgör vilket värde som vinner utifrån värdet självt, dess attribut eller postens tillhörande attribut.

Det sparar mycket tid på anpassad sammanslagning och är ovärderligt vid mass- och automatisk sammanslagning.

Välj dina primära poster

Primära poster – posten som behålls efter sammanslagningen – och sekundära poster – de som tas bort – kan också styras i Merge Rules genom att ange vilket ID som behålls.

När bör jag slå ihop i bulk eller aktivera auto merge?

Det beror helt på hur säker du är på dina matchningar. Om du har sett felaktiga matchningar finns det troligen fler–som du inte upptäcker längre fram–så undvik matchningsinställningar med hög risk för dåliga sammanslagningar.

Fortsätt skapa matchningsinställningar som lämnar nästan noll utrymme för fel. Förnamn, efternamn och e-post är till exempel mycket säkert. Chansen att två personer har exakt samma namn och e-postadress är minimal.

När du är trygg med matchningen kan du börja slå ihop i bulk och köra automatiseringar.

Granska dina sammanslagningar

Din Merge History ger en snabb överblick över de sammanslagna posterna. Kontrollera även i Salesforce och tryck på ”uppdatera” i webbläsaren för att se de senaste ändringarna. Ser allt bra ut är du på god väg mot en Salesforce-instans utan dubbletter!

”Hjälp! Jag ser fortfarande dubbletter”

Det är helt normalt. Du får inte med varje dubblett i första omgången. Nu börjar vi gräva djupare. Enklast är att börja laborera med matchningsinställningarna.

Som standard lägger Dedupely alltid till “Liknande matchning” på förvalda textfält. Varje typ av fältmatchning låter dig finjustera dina träffar.

Genom att ändra inställningen hittar du nya matchningar. Varje alternativ hittar olika typer av dubbletter utifrån fältet:

• Exakt matchning är den striktaste matchningstypen. Den bortser från versaler och gemener, men texten måste stämma exakt.
• Similar-matchning är också ganska strikt men ignorerar skiljetecken och annat som bedöms kunna tas bort.
• Matcha första liknande ordet/matcha sista liknande ordet matchar båda på de första eller sista orden. Det fungerar bra för företagsnamn eller förnamn där ett mellannamn lagts till.
• Fuzzy-matchning är den mest aggressiva matchningstypen och utgår ungefär från hur värdena låter. Den är samtidigt den minst träffsäkra typen och du bör aldrig lita på att den ger korrekta matchningar.

Titta sedan på prefix och suffix i dina data. Du kan förbättra matchningen genom att att ignorera vanliga ord. Genom att lägga till ignorerade termer minskar du bruset som hindrar korrekt matchning.

Bästa praxis för att undvika misslyckade sammanslagningar

Ja, det kan gå fel. Men det går helt att undvika, och med följande rutiner behöver du aldrig oroa dig för att data ska förstöras:

1. Ha alltid säkerhetskopior av datan nära till hands. Ta en särskild säkerhetskopia innan du kör stora sammanslagningar i bulk.
2. Testa och granska alltid din matchningsuppsättning. Det är lätt att göra fel om man stressar. Dedupely gör allt för att förhindra enkla misstag, men granska alltid noga innan du slår ihop i bulk och kontrollera ändringarna efteråt.
3. Ha koll på hur och när din data förändras. Anpassa dina matchningsinställningar och merge rules så att de inte krockar med förändringar i dina Salesforce-data.
4. Håll koll på fel och nyanser i dina data. Standardvärden som ”000-0000” i ett telefonfält matchar alla poster med tomt telefonnummer. För en dator ser ett ifyllt standardvärde inte tomt ut. Dedupely försöker säkerställa att varje inmatning valideras mot det format den ska ha.
5. Automatisera aldrig sammanslagningar som du inte har testat och granskat. Kör aldrig bulksammanslagningar förrän du har gått igenom en stor del av dubbletterna och är säker av resultaten.
6. Ta hänsyn till attributionen. Bestäm hur ägare av leads och kontakter bevaras genom merge rules. Sams lead kan bli Jacks lead eftersom Jack har en dubblett av Sams lead. Vem får ägarskapet då?

Proffstips: Använd SigParser för att berika dina data

Varför inte slå två flugor i en smäll? Berika dina data och gör dem enklare att deduplicera på samma gång. Ju mer unika data du har, desto lättare är det att hitta dubbletter. Mer relevanta data stärker arbetet inom sälj, ekonomisk rapportering, affärsutveckling och lead scoring.

Jag tycker att SigParser gör det här riktigt bra. De är inte bara ett berikningsverktyg – de hämtar prospektdata från signaturer som redan finns i dina e-postarkiv. Det är också väldigt prisvärt och priset är oslagbart var som helst.

Signaturdata från dina mejl läses av och läggs till i Salesforce som kontakter och leads. Senare kan du använda Dedupely för att rensa dubbletterna och matcha nyligen berikade poster bättre än tidigare.

https://www.youtube.com/watch?v=A8ro-2CLSSE

Första dubblettrensningen från början till slut

Den första rensningen tar allt från en dag till två veckor. Det beror på hur din data ser ut och hur mycket tid du lägger på att slutföra arbetet.

Den första rensningen ger dig en nära bild av dina dubbletter och hur fälten bör bevaras.

Du kan läsa mer om hur du använder Dedupely här i vårt supportcenter.

Steg två: Förhindra att dubbletter skapas

Förebyggande är det billigaste steget av alla. Salesforce har flera metoder för att förhindra att dubbletter matas in manuellt.

När den här artikeln skrivs har Dedupely inget verktyg för att förhindra dubbletter i Salesforce. Det finns dock några andra att titta på under tiden via AppExchange.

Gå igenom de vanligaste källorna till dubbletter

Vet du var dubbletterna kommer ifrån blir det enklare att hindra dem från att komma in.

Om ditt utvecklingsteam använder Salesforce API:er eller bygger egna lösningar för Salesforce – stäm av med dem om koden kan skapa dubbletter och vad som kan göras åt det.

Gå igenom alla typer av tredjepartsappar som skapar nya poster. Integrationer med webbformulär för leads, integrationer som synkroniserar poster mellan plattformar utan dubblettkontroll.

Utbilda teamet i god datahantering

Alla i teamet som lägger in eller ändrar data i Salesforce behöver förstå vikten av god datadisciplin. Teamet bör veta hur de hanterar följande:

• Hur data ska formateras
• Så lägger du in en post utan att skapa en dubblett
• Vilka verktyg de behöver för att rensa dubbletter eller hitta en dubblettpost
• Så undviker du felaktig säljartilldelning

Om ditt team vet hur data ska skyddas och underhållas när den kommer in i Salesforce försvinner en stor del av felaktigheterna.

Steg tre: Automatisera

När du tagit dig förbi tröskeln i steg ett och finjusteringen i steg två är det dags att automatisera.

Att förebygga är bästa sättet att lösa de flesta dubblettproblem (och kanske alla problem). Men dubbletter är oundvikliga, och automatisering lönar sig under alla de dagar, veckor, månader och år som ditt team arbetar i Salesforce. De kommer att tacka dig också!

Använd Auto Merge för att fånga dagliga dubbletter

Auto Merge tar hand om de uppenbara dubbletterna åt dig.

Med det sagt behöver du lägga lite tid på manuell granskning varje vecka. Dedupely larmar fortfarande om matchningsinställningar utan Auto Merge som hittar dubbletter. Du kan då granska dem och fatta beslut om varje enskild dubblett. Om du vecka efter vecka ser att dubbletterna är självklara träffar kan du automatisera även de matchningsinställningarna.

Med hjälp av teamet och några förebyggande åtgärder håller du koll på din data.

Budgetera din dubblettrensning i Salesforce

Så prissätts dubbletthanteringen

Utifrån de leverantörer jag har sett kan jag säga att antalet poster är den största faktorn för priset.

Mindre databaser med under 30 000–50 000 poster börjar på omkring 500 USD/år.

Större databestånd på 150 000+ poster kan kosta allt från $2 000 till $20 000, som engångskostnad eller per år.

Kostnaden påverkas också av:

• hur anpassad din Salesforce-instans är
• konsultupplägg i stället för självbetjäning
• hur lång tid avdubbleringen tar

Varje datatvättföretag prissätter lite olika. Bästa sättet att få en uppfattning är att kontakta dem direkt och ta det ett och ett.

Realistiska tidsramar för den första rensningen

Precis som priset baseras på antalet poster bör du räkna med att tiden gör det också.

Mindre Salesforce-databaser tar ofta en timme eller mer att rensa. Större databaser kan ta dagar eller veckor. Datamängden, den extra omsorg som krävs och antalet varianter av dubbletter att fånga är betydligt större i en stor databas.

Bästa sättet att undvika panik i sista stund är att rensa din Salesforce-instans veckor i förväg, inte dagar eller timmar. Ta hänsyn till några faktorer när det gäller deadlines:

• Hur snabbt företaget du anlitar för dubblettrensningen jobbar.
• Kräver extra anpassning, testning och omsorg för att undvika dataförlust och fel.
• Nyanser och fel som behöver rättas i dina befintliga data.
• Extra tid krävs för att synka och flytta data.

För att nämna några. Värst är de oväntade problemen som spräcker deadline för nyhetsbrevet eller lanseringen. Ta det säkra före det osäkra, gör det i förväg.

Vilka bör vara med i dubblettrensningen?

Din dataansvariga, säljcheferna och alla andra som behöver tycka till om datan och hur den ändras.

Hur räknar jag ut ROI för dubbletthantering i Salesforce?

Det finns en rad studier som visar hur mycket skada dubbletter gör i ett företag. Det räcker ändå kanske inte för att motivera kostnaden för en datatvätt.

Ett enkelt sätt att räkna ut ROI är att räkna de timmar säljarna lägger på att reda ut, hitta och slå ihop dubbletter. Mät hur lång tid det tar att hitta en grupp dubbletter och slå ihop dem för hand. Fråga sedan dina säljare hur många gånger per dag/vecka de måste rätta dubbletter. Multiplicera talen så får du ett antal timmar över en viss period. Vad kostar de timmarna företaget i stället för att ge något tillbaka?

Uträkningen kan se ut så här:

((Number of duplicates merged by reps daily) * (minutes to merge a duplicate / 60) = (lost hours)) * (hourly base pay)

Vi testar med några påhittade siffror. Våra säljare slår ihop upp till 20 dubbletter om dagen, och varje sammanslagning tar i snitt 4 minuter.

(20 * 4 minutes = 80 minutes) * 30.00/hr = $39 per day

Räkna sedan in antalet säljare i teamet (säg 3), så lägger du någonstans mellan $1170 till $3510 i månaden på tid som läggs på att slå ihop dubbletter.

Du kan räkna in förlorade affärer och andra uppskattningar. Men om summan inte känns betydande har du förmodligen inget dubblettproblem. Om du gör borde det vara ganska enkelt att få med teamet och kollegorna på ditt dubblettarbete.

OBS: Jag är förstås ingen matematiker. Det här är en grov uppskattning, bara för att ge en idé om hur man räknar på den ekonomiska förlust som dubblettdata orsakar.

Egenutvecklat vs. AppExchange-lösningar

Vi har alla hamnat i gör-det-själv-träsket och till slut kastat in handduken och betalat någon annan för att göra jobbet.

Och så finns det lägen där det helt enkelt är självklart att göra jobbet internt.

Vilka alternativ har vi för effektiv dubbletthantering?

API-lösning byggd av en egen utvecklare

Du har utvecklare. Varför inte låta dem bygga en egen lösning som uppfyller alla krav? Vänta lite!

Vissa utvecklare älskar att bygga egna appar. Tro mig, jag hade själv designat hela vår programvarustack – och var nära att göra det – innan jag påmindes om vad egenutveckling faktiskt kostar.

Dina utvecklare finns till för att bygga produkten eller tjänsten ni säljer. Utvecklare är dessutom dyra. Den första versionen tar 1) tidpunkten för den ursprungliga utvecklingen 2) tid för buggfixar och specar fram och tillbaka 3) underhåll och uppdateringar genom åren 4) kostnader för drift och hosting.

Timmarna du lägger ner växer med tiden och lönar sig till slut inte. Dessutom dröjer det länge innan allt flyter på.

Salesforce inbyggda dubbletthantering

Salesforce skiljer sig från övriga genom att ha inbyggd hantering av dubbletter.

Cloudingo har skrivit en riktigt bra artikel om bristerna i Salesforces inbyggda dubletthantering och hur den faktiskt är begränsad på flera sätt.

• För få sätt att matcha fält – vi sitter fast med exakt och ungefärlig.
• Bara fem matchningsregler kan skapas och användas åt gången
• Dubblettjobb fungerar bara i Salesforces högsta utgåvor
• Ingen automatisk sammanslagning, bara sammanslagning i bulk
• Begränsat antal poster per matchning (3)
• Överlag lite omständligt

Salesforces inbyggda dubbletthantering är ett snäpp bättre än andra CRM, men missar ändå målet när det gäller tidsbesparande dubbletthantering. Det gör jobbet, men löser fortfarande inte problemet på något avgörande sätt.

“Det är väl säljteamets jobb!”

När stod ”datatvätt och rensning av dubbletter” senast i en säljares arbetsbeskrivning? Tycker någon av dina säljare att deras jobb är att städa dålig data?

Att lära personalen städa efter sig är grundläggande. Alla bör rätta datan medan de matar in den i Salesforce. Det är helt enkelt god ton – och respekt för kollegorna.

Men om du inte hjälper säljarna att samla in, hantera och rensa data gör du deras arbete svårare, vilket i sin tur gör det svårare att sälja och ger färre affärer för företaget. Med ”hjälpa” menar jag att ge dem rätt verktyg för jobbet.

Därför är AppExchange-lösningar ett självklart val

Det finns dussintals dedupliceringsappar på Salesforce AppExchange. Vissa är medelmåttiga, andra riktigt vassa. De byggs av företag som lägger stora resurser på lösningar som sparar enormt med tid och pengar åt dig. De kostar mindre och ger högre avkastning än alternativen ovan.

Du slipper lägga tid på egna nödlösningar som slutar i kaos, tunga projekt som drar teamet bort från kunderna och överkomplicerade inbyggda funktioner som ändå inte räcker till.

Vad du ska titta efter hos en dubblettleverantör

Jag har gått igenom för- och nackdelar med alla appar som finns på AppExchange. De är många nu. Vissa är gratis, vissa anger inga priser. Hur som helst kan du knappast gå fel med de flesta av dem.

Om du anlitar en konsult, se till att de förstår just dina behov. Ta inget för givet. De kanske inte vet vad fält X och Y används till och tror därför inte att de är viktiga. Berätta allt du kan och ställ så många frågor som möjligt. I de flesta fall är de mycket lyhörda för vad du behöver.

Självbetjäningslösningar ger ditt team full kontroll över processen. Räkna dock med en inlärningskurva och var beredd att gräva i en del dokumentation och videor.

Programvaran du väljer bör ha följande funktioner:

• Matchningsalternativ per fält och möjlighet att ignorera vanliga ord samt välja exakt, ungefärlig eller ljudlik matchning.
• Låter dig slå ihop i bulk, anpassa sammanslagningar och automatisera dem när du gjort läxan och känner dig trygg med inställningarna.
• Ger dig Merge Rules som täcker alla behov kring primärposter, attribuering och anpassade fält.
• Håller dig uppdaterad om nya dubbletter som hamnar i dina Salesforce-data.
• Har en extremt snabb support

Det är dit jag leder Dedupely. Om självbetjäning inte fungerar för dig hjälper vårt team till utan extra kostnad. Titta närmare på Dedupelys Salesforce-koppling här.