Der komplette Leitfaden zu Search Pads in Dedupely

Search Pads sind die Logik hinter jedem Dublettenscan in Dedupely – aufgebaut aus den Feldern, Match Options und Filtern, die Sie konfiguriert haben. Ihre Ergebnisse, ob punktgenau oder völlig daneben, hängen also direkt davon ab, wie Ihr Search Pad gebaut ist.

Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei:

• Verstehen, wie Search Pads funktionieren
• Richten Sie Match-Optionen ein, die abbilden, wie Sie Duplikate sehen
• Filter ergänzen, die genau die richtigen Dubletten treffen
• Testen, anpassen und die richtigen Datensätze zusammenführen

Was ist ein Search Pad?

Ein Search Pad ist ein gespeicherter Satz von Match-Optionen, mit dem Sie festlegen, was eine Dublette ist. Sie entscheiden:

• Welche Felder verglichen werden (z. B. E-Mail, Telefon, Firmenname)
• Wie streng oder tolerant jeder Abgleich sein soll
• Ob Sie Filter einsetzen, um Ihre Suchen einzugrenzen

Jedes Search Pad arbeitet mit eigener Logik. Sie können es jederzeit scannen, bearbeiten oder klonen, um andere Match-Optionen zu testen, ohne das ursprüngliche Search Pad zu verändern.

Felder und Abgleichoptionen

Felder sind die Datenpunkte, die Dedupely aus Ihrem CRM zieht, etwa E-Mail-Adressen oder Vornamen.

Match-Optionen legen fest, wie diese Felder verglichen werden:

• Exakt: Muss identisch sein
• Ähnlich: Kleine Abweichungen erlaubt (etwa Tippfehler oder Satzzeichen)
• Fuzzy: Findet Abweichungen von ein bis zwei Buchstaben, mit eingebautem phonetischem Algorithmus
• Similar Words (beliebige Reihenfolge): Nützlich bei vertauschter Wortreihenfolge (etwa „John Smith“ vs. „Smith John“)
  • Erstes Wort: Gleicht ab, wie viele der ersten Wörter übereinstimmen sollen
  • Zum Schluss: Gleicht anhand der Anzahl letzter Wörter ab, die Sie festlegen
• Domain-Root: Zum Vergleich von E-Mail-Domains (z. B. @company.com)

Was Sie matchen und wie Sie es matchen, verändert die Ergebnisse komplett:

• Gründliche Match-Optionen grenzen die Ergebnisse ein
• Großzügige Einstellungen erweitern sie

Matching richtig durchdenken

Beim Abgleich geht es darum, herauszuarbeiten, was Datensätze in Ihrem Fall zu Duplikaten macht.

Einige Beispiele:

• E-Mail + Name mit exakter Übereinstimmung = sichere Duplikate
• Vorname, Nachname und Telefon mit Ähnlich-Treffer + Firma mit Similar Words = gut für Callcenter-Daten oder Lead-Listen
• Vorname mit Fuzzy-Match + Adresse mit Exact-Match = ideal für Postdaten

Sie müssen nicht jedes Feld einbeziehen, nur die, die beim sinnvollen Abgleich helfen. Ziel sind alle Duplikate, nicht nur die offensichtlichen.

Tipp: Führen Sie zuerst die offensichtlichen Dubletten zusammen, danach die lockereren Optionen.

Filter: Den Scan eingrenzen

Sie können die von Dedupely geprüften Felder eingrenzen, indem Sie Ihr Search Pad enger fassen.

Ein paar Beispiele, was möglich ist:

• Nur Datensätze einbeziehen, die nach einem bestimmten Datum erstellt wurden
• Datensätze eines bestimmten Vertriebsmitarbeiters durchsuchen
• Nach leeren Werten filtern, etwa Dubletten ohne E-Mail-Adresse
• Eine Lifecycle-Phase nach der anderen bearbeiten (z. B. Leads statt Kunden)

Filter sind optional, geben Ihnen aber Kontrolle, ohne zusätzliche Abgleichlogik zu erfordern.

Search Pads für Fortgeschrittene

Search Pads lassen sich genau auf Ihren Bedarf zuschneiden:

• Feingranulare Match-Optionen über mehrere Werte hinweg nutzen
• Mehrere Werte mit unterschiedlicher Strenge kombinieren (z. B. E-Mail exakt + Telefon ähnlich)
• Mit Filtern die Datensätze eines Teams oder einen bestimmten Datenbestand eingrenzen
• Eigene Search Pads für Leads, Kontakte, Accounts oder Altdatensätze

So nutzen verschiedene Teams Search Pads:

• Vertrieb legt vermutlich am meisten Wert auf E-Mail + Name + zugeordnete Deals
• Customer Success matchen möglicherweise über Firma + Domain-Root
• Ops müssen möglicherweise Adresse + Telefon im gesamten CRM korrigieren

Search Pad Tipps (am besten abspeichern)

• Klein anfangen. Ein einziges Feld mit strenger Übereinstimmung ist bereits ein großer erster Schritt.
• Matchen Sie nicht alles in einem einzigen Search Pad, verwässert das die Ergebnisse.
• Verwenden Sie drei bis vier Match-Optionen.
• Search Pads klonen um neue Logik gefahrlos zu testen.
• Nicht nach einzelnen Feldern abgleichen. Das kann zu Fehltreffern führen.
• Vor dem Zusammenführen immer eine Vorschau ansehen. Sieht etwas nicht nach einer eindeutigen Dublette aus, passen Sie die Logik an.

Search Pads sind der Startpunkt in Dedupely: mehr Klarheit, mehr Kontrolle, bessere Merge-Ergebnisse. Sie definieren, was für Sie eine Dublette ist – den Rest erledigt Dedupely.