Der komplette Guide zur HubSpot-Dublettenbereinigung

Die Deduplizierung in HubSpot hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Vor 2018 hatten HubSpot-Nutzer wenig zur Hand – dann kam Dedupely <> HubSpot. Kurz darauf brachte HubSpot ein eigenes KI-Tool zur Deduplizierung. Inzwischen gibt es einige Optionen, doch die Fallstricke bleiben.

Dies ist ein kompletter Leitfaden zum Dublettenmanagement in HubSpot. Ich habe jeden Bereich so ausführlich wie möglich abgedeckt. Das Ziel: doppelte Kontakte, Unternehmen und mehr aus Ihren HubSpot-Listen entfernen, damit Ihr Team vertriebsreif arbeiten kann.

Inhaltsverzeichnis

1. HubSpot-Dubletten: die Grundlagen
   1. Wie doppelte Kontakte in HubSpot entstehen
   2. Warum HubSpot-Duplikate teuer sind und wen das betrifft
   3. Muss ich mich heute um Duplikate in HubSpot kümmern?
   4. Was HubSpot derzeit gegen Duplikate tut
      1. Dubletten mit E-Mail-Adresse und Firmendomain vermeiden
      2. Importe in HubSpot (einfach) deduplizieren
      3. Das HubSpot-Deduplizierungstool nutzen (für HubSpot Pro-Nutzer)
2. Schritt eins: Bestehende Duplikate in HubSpot finden und zusammenführen
   1. Umgang mit Merge-Risiken
   2. Best Practices gegen Merge-Desaster
   3. Dubletten in HubSpot finden
   4. Dubletten einzeln zusammenführen
   5. Mit Merge Rules Zeit sparen
   6. Primärdatensatz festlegen
   7. Prüfen Sie Ihre zusammengeführten HubSpot-Datensätze
   8. “Hilfe, ich sehe immer noch Duplikate in HubSpot”
   9. Wie lange dauert die erste HubSpot-Bereinigung?
3. Schritt zwei: Neue Dubletten in HubSpot verhindern
   1. Die häufigsten Dublettenquellen prüfen
   2. Ihr Team im Umgang mit Daten schulen
4. Schritt drei: Automatisieren
   1. Mit Auto Merge tägliche Dubletten abfangen
5. Budget für die HubSpot-Bereinigung planen
   1. Wie die Bereinigung abgerechnet wird
   2. Realistische Zeitrahmen für die erste HubSpot-Deduplizierung
   3. Wer sollte an der Deduplizierung beteiligt sein?
   4. Wie berechne ich den ROI einer Dublettenbereinigung in HubSpot?
6. Inhouse vs. Lösungen aus dem HubSpot Marketplace
   1. API-Lösung, gebaut von einem internen Entwickler
   2. Natives Duplikatmanagement in HubSpot
   3. „Das ist doch Sache des Vertriebs!“
   4. Warum Lösungen aus dem HubSpot Marketplace die naheliegende Wahl sind
   5. Und nein! HubSpot erhält keine Provision von seinen Integrationsanbietern, auch wenn manche das behaupten.
   6. Worauf Sie bei einem Dedupe-Anbieter achten sollten

HubSpot-Dubletten: die Grundlagen

Wie doppelte Kontakte in HubSpot entstehen

Aus unserer Erfahrung, unserer Recherche und den Gesprächen mit Kunden entstehen Dubletten in HubSpot so:

• Neue Datensätze werden von Hand angelegt, ohne vorher richtig zu prüfen.
• Falsch importierte Datensätze oder mehrfacher Import derselben Datensätze, ohne E-Mail-Adressen (den Dublettenschlüssel beim Import) in den CSV-Dateien mitzuführen.
• Integrationen von Drittanbietern, die vor dem Anlegen neuer Datensätze nicht auf vorhandene Kontakte prüfen.
• Web-to-Lead-Formulare, die Datensätze einfach anlegen, ohne auf vorhandene zu prüfen.
• Fehlerhafte eigene API-Implementierungen.

Letztlich ist HubSpot genauso anfällig für Duplikate wie jede Tabelle, jede Datenbank und jedes andere CRM.

Warum HubSpot-Duplikate teuer sind und wen das betrifft

Jeder im Team sollte wissen, warum Dubletten das Ergebnis belasten. Sie kosten nicht nur Geld, sie schaden auch der Marke.

Datenqualität sollte Sie beschäftigen, wenn Sie arbeiten in:

• Vertriebsmitarbeiter
• Marketing- oder Vertriebsleiter
• Sales- und Marketing-VPs, CMOs, Marketing-Direktoren...

Doppelte Daten kosten Ihr Unternehmen auf folgende Weise:

• Der Vertrieb wühlt sich durch mehr Daten, kontaktiert dieselbe Person versehentlich zweimal und verliert Zeit mit Recherche und Vorbereitung für Anrufe und Follow-ups, die längst erledigt sind.
• Verfälscht wichtige Zahlen, von Attributionsberichten bis zur Buchhaltung.
• Mitarbeiter verlieren bis zu 50 % ihrer Zeit mit stumpfer Datenpflege (MITSloan).
• Vermeidung kostet 1 $, Korrektur 10 $ und belassene Dubletten bis zu 100 $ (SiriusDecisions).
• Schadet Ihrer Kampagnen-Performance, Ihrer Marke und Ihren Kundenbeziehungen.

Muss ich mich heute um Duplikate in HubSpot kümmern?

Wie oben in der Liste erwähnt, kosten Vorbeugung und Korrektur 10-mal weniger, als das Problem liegen zu lassen. Je früher Sie Ihre Investition absichern, desto weniger Geld verbrennen Sie.

Manche Daten sollen doppelt vorhanden sein. Sie zeigen, wie viele Stammkunden oder Nachbestellungen es gibt.

Datenverfall ist wie Rauchen, ein unaufgeräumtes Haus oder Übergewicht. Je früher Sie handeln, desto mehr bringt es.

A Studie zu Lead-Daten health zeigt, dass 15 % der Vertriebsleads eines Unternehmens doppelt vorhanden sind. Eine weitere Studie zeigt, dass Unternehmen bis zu 70 % ihres Umsatzes zurückgewinnen allein durch saubere Daten.

Warten Sie mit der Bereinigung nicht bis drei Tage vor der nächsten Kampagne. Der richtige Zeitpunkt ist heute.

Was HubSpot derzeit gegen Duplikate tut

Da Dubletten bei der Dateneingabe so häufig sind, hat HubSpot bereits einige Schutzmechanismen dagegen.

Dubletten mit E-Mail-Adresse und Firmendomain vermeiden

HubSpot lässt keine zwei Kontakte mit derselben E-Mail-Adresse zu. Gut so! Langfristig haben Sie damit weniger Duplikate. Es heißt aber auch: Achten Sie besonders darauf, keine allgemeinen Firmenadressen (info@) zu verwenden, die mehrere Mitarbeiter nutzen.

Bei Unternehmen ist der Domain-Name des Unternehmens der eindeutige Schlüssel, der nur einmal vorkommen darf. Sie können also keine zwei Unternehmen anlegen mit example.com.

Importe in HubSpot (einfach) deduplizieren

Auch beim Import in HubSpot entstehen schnell Dubletten, wenn Sie den De-Dupe-Key vergessen (E-Mail bei Kontakten oder Domain bei Unternehmen).

Dazu haben wir schon geschrieben aber es genügt, mit den richtigen Schlüsseln aus Ihrer CSV oder Excel zu importieren.

Außerdem können Sie vorhandene HubSpot-IDs für den Re-Import nutzen und bestehende Datensätze aktualisieren ...

"Mit einer Objekt-ID geben Sie Datensätze an, die bereits in Ihrem CRM vorhanden sind. Zu den Objekten zählen Kontakt, Unternehmen, Deal, Ticket und Produkt. Importieren Sie ein Objekt, das in HubSpot bereits existiert, werden alle übereinstimmenden Eigenschaften mit den neuesten Daten aus Ihrem Import aktualisiert." -- HubSpot

Das HubSpot-Deduplizierungstool nutzen (für HubSpot Pro-Nutzer)

Gute Nachricht: HubSpot gehört zu den wenigen CRMs, denen das Thema wichtig genug ist, um ein eigenes Tool zur Duplikatsuche mitzuliefern. Laut HubSpot, die Duplikatsuche erkennt per KI, welche Kontakte sich ähneln, und verbessert so die Treffer.

Die Funktion sucht in regelmäßigen Abständen nach Duplikaten (ob täglich oder wöchentlich, wissen wir nicht genau) und zeigt sie paarweise in einer seitenweise blätterbaren Liste.

Die Funktion zum Verwalten von Duplikaten steht erst ab Pro zur Verfügung. Mit einem Free-Konto müssen Sie also upgraden.

HubSpot erhält für dieses Tool viel Lob, doch laut der HubSpot-Community fehlt es an mehreren Stellen.

Zum einen gibt es nur zwei Datensätze pro Match. Duplikate treten in beliebiger Anzahl auf.

Zweitens gibt es kein Zusammenführen in großen Mengen. Für HubSpot wäre das allerdings riskant, denn zwischen teilweise und exakt übereinstimmenden Duplikaten wird nicht unterschieden. Das birgt ein enormes Risiko für beschädigte Daten und versehentliche Zusammenführungen.

Schritt eins: Bestehende Duplikate in HubSpot finden und zusammenführen

Die erste große Aufgabe ist, die Masse der Duplikate zu bereinigen, die aktuell in Ihrem HubSpot-Account liegen. Danach kümmern wir uns darum, neue Duplikate automatisch zu erkennen und zu verhindern.

Hinweis: Für die folgenden Beispiele nutzen wir Dedupely. Sie können kostenlos testen um zu sehen, wie das in Ihrem Account funktioniert.

Umgang mit Merge-Risiken

Sind zwei Personen mit gleichem Vor- und Nachnamen im echten Leben Dubletten? Nein! Solange Ihr Unternehmen aber keine 100 Millionen Kunden hat, müssen Sie sich über Namensgleichheit kaum Gedanken machen.

Beginnen wir also damit, naheliegende Fehler bei scheinbar eindeutigen Treffern zu vermeiden. Datensätze haben manchmal dieselbe Telefonnummer oder andere übereinstimmende Merkmale.

Kurz gesagt: Je mehr Felder wir zum Abgleich nutzen, desto geringer das Risiko falscher Zusammenführungen. Gleichzeitig finden wir mit jedem weiteren Feld weniger Dubletten. Diesen Kompromiss müssen Sie irgendwann eingehen.

Wie viel Risiko Sie eingehen, entscheiden allein Sie – und ich rate Ihnen, so risikoscheu wie möglich vorzugehen. Warum? Weil sich große Mengen falsch zusammengeführter Kontakte danach kaum noch vollständig und schnell wiederherstellen lassen. Bei den Datenmengen, die bei einer Zusammenführung bewegt werden, lässt sich ein Merge technisch nur sehr schwer rückgängig machen (wir haben bis heute keinen zuverlässigen Weg dafür gefunden – deshalb bieten wir es nicht an).

Best Practices gegen Merge-Desaster

Ja, es kann schiefgehen. Das lässt sich vollständig vermeiden: Mit den folgenden Best Practices müssen Sie sich nie um beschädigte Daten sorgen:

1. Halten Sie immer Backups Ihrer Daten bereit. Legen Sie vor großen Massen-Merges ein zusätzliches Backup an.
2. Testen und prüfen Sie Ihr Matching-Setup regelmäßig. Wer es eilig hat, macht schnell Fehler. Dedupely tut alles, um einfache Fehler zu verhindern. Prüfen Sie trotzdem vor jedem Massen-Merge genau und kontrollieren Sie die Änderungen im Anschluss.
3. Behalten Sie im Blick, wie und wann sich Ihre Daten verändern. Passen Sie Ihre Match-Einstellungen und Merge Rules entsprechend an, um Konflikte mit Änderungen in Ihren HubSpot-Daten zu vermeiden.
4. Behalten Sie Fehler und Feinheiten in Ihren Daten im Blick. Standardwerte wie „000-0000“ im Telefonfeld, die auf alle Datensätze ohne Telefonnummer passen. Für den Computer sieht ein ausgefüllter Standardwert nicht leer aus. Dedupely prüft jede Eingabe darauf, ob sie dem erwarteten Format entspricht.
5. Automatisieren Sie nie Merges, die Sie nicht getestet und geprüft haben. Starten Sie Massen-Merges erst, wenn Sie einen guten Teil der Dubletten geprüft haben und sicher der Ergebnisse.
6. Attribution berücksichtigen. Legen Sie über Merge Rules fest, wie der Besitzer von Leads und Kontakten erhalten bleibt. Sams Lead kann zu Jacks Lead werden, weil Jack eine Dublette von Sams Lead hat. Wem gehört der Datensatz dann?

Dubletten in HubSpot finden

Wählen Sie zuerst die Felder für den Abgleich. Beginnen Sie mit den einfachsten Feldern (Vor- und Nachname) und ergänzen Sie später weitere, um die Treffer einzugrenzen.

Nach dem Scan prüfen Sie die Dubletten. Gehen Sie die Liste durch und achten Sie auf Unstimmigkeiten in den Treffern.

Falsche Treffer zeigen Ihnen, wie sehr Sie Ihren Match-Einstellungen vertrauen können. Passen Sie die Einstellungen vor jedem Massen-Merge so lange an, bis keine falschen Treffer mehr auftauchen.

Dubletten einzeln zusammenführen

Am Anfang einzeln zusammenzuführen zeigt Ihnen genau, welche Details bei den Merges zu beachten sind.

Beim individuellen Merge bestimmen Sie, welche Feldwerte gewinnen und welcher Kontakt der Primärkontakt ist.

Mit Merge Rules Zeit sparen

Merge Rules automatisieren die Auswahl der Feldwerte beim Zusammenführen. Sie legen fest, welcher Wert automatisch gewinnt – anhand des Werts, seiner Attribute oder der Attribute des Datensatzes.

Das spart Ihnen viel Zeit beim manuellen Zusammenführen und ist bei Massen-Merges und automatischen Merges unverzichtbar.

Primärdatensatz festlegen

Primäre Datensätze – der Datensatz, der nach dem Zusammenführen bleibt – und sekundäre Datensätze – die Datensätze, die gelöscht werden – lassen sich ebenfalls in den Merge Rules festlegen, indem Sie bestimmen, welche ID erhalten bleibt.

Prüfen Sie Ihre zusammengeführten HubSpot-Datensätze

Die Merge History gibt Ihnen einen kurzen Überblick über die zusammengeführten Datensätze. Prüfen Sie auch HubSpot und laden Sie die Seite im Browser neu, um den aktuellen Stand Ihrer Daten zu sehen. Wenn alles passt, sind Sie auf dem besten Weg zu einem HubSpot-Account ohne Duplikate!

“Hilfe, ich sehe immer noch Duplikate in HubSpot”

Das ist normal. Im ersten Durchgang erwischen Sie nie alle Dubletten. Jetzt geht es in die Tiefe. Am einfachsten beginnen Sie mit den Match-Einstellungen.

Standardmäßig fügt Dedupely vorausgewählten Textfeldern immer „Ähnlicher Treffer“ hinzu. Jeder Feld-Matcher lässt sich einzeln feinjustieren.

Mit dieser Einstellung finden Sie neue Treffer. Jede Option deckt je nach Feld andere Arten von Dubletten auf:

• Exakter Abgleich ist der strengste Match-Typ. Groß- und Kleinschreibung werden ignoriert, der Text muss aber exakt übereinstimmen.
• Ähnlicher Treffer ist ebenfalls recht streng, ignoriert aber Satzzeichen und weitere Gemeinsamkeiten, die als entfernbar gelten.
• Erstes ähnliches Wort abgleichen/letztes ähnliches Wort abgleichen gleichen beide die ersten oder letzten Wörter ab. Das funktioniert gut bei Firmennamen oder Vornamen, an die ein zweiter Vorname angehängt ist.
• Fuzzy-Match ist der aggressivste Abgleichtyp und greift grob bei ähnlich klingenden Treffern. Er ist jedoch der ungenaueste Abgleichtyp und sollte nie als Grundlage für korrekte Treffer dienen.

Sehen Sie sich danach die Präfixe und Suffixe in Ihren Daten an. Sie verbessern das Matching, indem Sie häufige Begriffe ignorieren. Mit ignorierten Begriffen reduzieren Sie das Rauschen, das eine saubere Zuordnung verhindert.

Wie lange dauert die erste HubSpot-Bereinigung?

Dieser erste Durchlauf dauert wenige Stunden bis einige Wochen. Das hängt ganz davon ab, wie viele Daten Sie haben und in welchem Zustand sie sind.

Schritt zwei: Neue Dubletten in HubSpot verhindern

Wie oben beschrieben: Dubletten zu vermeiden ist deutlich günstiger, als sie zu bereinigen. Und sie zu bereinigen ist günstiger, als sie liegen zu lassen.

HubSpot hat einige Funktionen, die Duplikate verhindern sollen – perfekt ist aber nichts, und menschliche Fehler bleiben.

Die häufigsten Dublettenquellen prüfen

Wenn Sie wissen, woher Ihre Dubletten kommen, finden Sie auch Wege, sie gar nicht erst entstehen zu lassen.

Wenn Ihr Entwicklungsteam die APIs von HubSpot nutzt oder eigene Lösungen für HubSpot baut, klären Sie mit ihm, ob dieser Code Duplikate erzeugt und wie sich das beheben lässt.

Prüfen Sie alle Drittanbieter-Apps, die neue Datensätze anlegen: Web-to-Lead-Formulare, Integrationen, die Datensätze ohne Dublettenprüfung zwischen Plattformen synchronisieren.

Ihr Team im Umgang mit Daten schulen

Alle, die in HubSpot Daten eingeben oder ändern, sollten wissen, warum sauberer Umgang mit Daten zählt. Ihr Team sollte Folgendes beherrschen:

• Wie Daten formatiert sein sollen
• So legen Sie einen Datensatz an, ohne eine Dublette zu erzeugen
• Die Tools, die sie zum Bereinigen oder Finden einer Dublette brauchen
• So vermeiden Sie eine falsche Zuordnung von Vertriebsmitarbeitern

Wenn Ihr Team weiß, wie Daten beim Eintritt in HubSpot geschützt und gepflegt werden, vermeiden Sie einen Großteil fehlerhafter Daten.

Schritt drei: Automatisieren

Ist Schritt eins geschafft und Schritt zwei feinjustiert, wird es Zeit zu automatisieren.

Vorbeugen löst die meisten Ihrer Duplikatprobleme am besten (und vielleicht alle Probleme). Dubletten lassen sich aber nicht vermeiden, und Automatisierung zahlt sich über die Tage, Wochen, Monate und Jahre aus, in denen Ihr Team mit HubSpot arbeitet. Auch sie werden es Ihnen danken!

Mit Auto Merge tägliche Dubletten abfangen

Auto Merge nimmt Ihnen das Zusammenführen offensichtlicher Dubletten ab.

Trotzdem bleibt Woche für Woche etwas manuelle Prüfung. Dedupely meldet Ihnen weiterhin Match-Einstellungen ohne Auto Merge, die Dubletten finden. Sie sehen sie durch und entscheiden über jede einzelne Dublette. Wenn diese Dubletten Woche für Woche eindeutige Treffer sind, können Sie auch diese Match-Einstellungen automatisieren.

Mit Ihrem Team und ein paar vorbeugenden Maßnahmen behalten Sie Ihre Daten im Griff.

Budget für die HubSpot-Bereinigung planen

Wie die Bereinigung abgerechnet wird

Nach dem, was ich bei den Anbietern sehe: Die Anzahl Ihrer Datensätze ist der größte Preisfaktor.

Kleinere Datenbestände unter 30.000–50.000 Datensätzen starten bei rund 500 $/Jahr.

Größere Datenbestände ab 150.000 Datensätzen kosten zwischen 2.000 und 20.000 $, einmalig oder pro Jahr.

Die Kosten hängen außerdem ab von:

• wie stark Ihr HubSpot-Account angepasst ist
• Beratungskunden statt Self-Service
• der Zeitaufwand für die Bereinigung der Duplikate

Jeder Anbieter für Datenbereinigung kalkuliert seine Preise etwas anders. Am besten fragen Sie direkt an und klären es im Einzelfall.

Realistische Zeitrahmen für die erste HubSpot-Deduplizierung

Wie der Preis richtet sich auch der Zeitaufwand nach der Anzahl der Datensätze.

Kleinere HubSpot-Datenbanken sind oft in ein bis zwei Stunden bereinigt. Größere brauchen Tage oder Wochen. Datenmenge, nötige Sorgfalt und die Vielfalt der Dublettenvarianten sind dort deutlich größer.

Panik in letzter Minute vermeiden Sie am besten, indem Sie Ihre HubSpot-Datenbank Wochen vorher bereinigen, nicht Tage oder Stunden vorher. Bei Deadlines sollten Sie ein paar Faktoren einplanen:

• Die Geschwindigkeit des Dienstleisters, den Sie mit der Dublettenbereinigung beauftragen.
• Zusätzliche Anpassung, Tests und Sorgfalt nötig, um Datenverlust und Fehler zu vermeiden.
• Feinheiten und Fehler, die in Ihren bestehenden Daten korrigiert werden müssen.
• Zusätzlicher Zeitaufwand für Synchronisation und Datentransfer.

Um nur einige zu nennen. Am schlimmsten sind die unerwarteten Probleme, die Ihren Newsletter oder Ihren Launch-Termin platzen lassen. Gehen Sie auf Nummer sicher und machen Sie es vorher.

Wer sollte an der Deduplizierung beteiligt sein?

Ihr Datenverantwortlicher, Vertriebsleiter und alle, die zu den Daten und deren Änderung etwas beitragen müssen.

Wie berechne ich den ROI einer Dublettenbereinigung in HubSpot?

Zahlreiche Studien zeigen, welchen Schaden doppelte Daten in Ihrem Unternehmen anrichten. Das allein rechtfertigt die Ausgaben für eine Datenbereinigung aber noch nicht.

Eine einfache ROI-Rechnung: die Stunden zählen, die Vertriebsmitarbeiter mit dem Entwirren, Suchen und Zusammenführen doppelter Daten verlieren. Messen Sie, wie lange es dauert, eine Gruppe Duplikate zu finden und von Hand zusammenzuführen. Fragen Sie dann Ihre Vertriebsmitarbeiter, wie oft sie pro Tag oder Woche Duplikate bereinigen müssen. Multiplizieren Sie beides und Sie haben die Stundenzahl für einen bestimmten Zeitraum. Was kosten diese Stunden Ihr Unternehmen, statt ihm zu nutzen?

Die Rechnung könnte so aussehen:

((Number of duplicates merged by reps daily) * (minutes to merge a duplicate / 60) = (lost hours)) * (hourly base pay)

Rechnen wir mit Beispielzahlen. Unsere Mitarbeiter führen bis zu 20 Dubletten pro Tag zusammen, jede dauert im Schnitt 4 Minuten.

(20 * 4 minutes = 80 minutes) * 30.00/hr = $39 per day

Rechnen Sie die Zahl der Vertriebsmitarbeiter im Team dazu (sagen wir 3), und Sie geben zwischen 1.170 $ bis 3.510 $ pro Monat an Stunden für das Zusammenführen doppelter Daten.

Sie können entgangene Abschlüsse und weitere Schätzwerte einrechnen. Fällt das Ergebnis nicht ins Gewicht, haben Sie vermutlich kein Dublettenproblem. Wenn Sie tun dürfte es leicht sein, Ihr Team und Ihre Kollegen für Ihre Dedupe-Arbeit zu gewinnen.

HINWEIS: Ich bin natürlich kein Mathematiker. Das ist eine grobe Schätzung. Sie soll nur zeigen, wie sich der finanzielle Schaden durch doppelte Daten überschlagen lässt.

Inhouse vs. Lösungen aus dem HubSpot Marketplace

Wir alle kennen den Do-it-yourself-Sog, an dessen Ende wir das Handtuch geworfen und jemand anderen dafür bezahlt haben.

Und dann gibt es Fälle, in denen die Bereinigung im eigenen Haus einfach Sinn ergibt.

Welche Möglichkeiten haben wir für effektives Deduplizieren?

API-Lösung, gebaut von einem internen Entwickler

Sie haben Entwickler. Warum also nicht eine eigene Lösung bauen lassen, die alle Anforderungen erfüllt? Nicht so schnell!

Manche Entwickler schreiben ihre Apps am liebsten selbst. Glauben Sie mir, ich hätte unseren gesamten Software-Stack selbst gebaut – fast hätte ich es getan –, bis mich jemand an die wahren Kosten einer Eigenentwicklung erinnert hat.

Ihre Entwickler sind da, um Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu bauen. Und Entwickler sind teuer. Der erste Aufbau dauert 1) Zeitpunkt der Erstentwicklung 2) Zeit für Bugfixes und ständige Abstimmung von Spezifikationen 3) Wartung und Updates über die Jahre 4) Kosten für Hosting und Betrieb.

Die investierten Stunden summieren sich und lohnen sich irgendwann nicht mehr. Ganz abgesehen davon dauert es lange, bis alles rund läuft.

Natives Duplikatmanagement in HubSpot

HubSpot hebt sich von den anderen ab, weil es eine native Dublettenverwaltung mitbringt.

Oben haben wir die Schwächen der nativen Duplikatverwaltung von HubSpot erwähnt

• Zu wenige Möglichkeiten, Felder abzugleichen – die KI denkt für uns.
• Kein automatisches Zusammenführen, kein Massen-Merge
• Begrenzt, wie viele Datensätze pro Treffer gruppiert werden können (2)
• Insgesamt etwas umständlich

Das native Dublettenmanagement von HubSpot ist besser als in anderen CRMs, greift aber weiterhin zu kurz bei zeitsparende Duplikatverwaltung.

„Das ist doch Sache des Vertriebs!“

Wann stand zuletzt „Daten bereinigen und Dubletten aufräumen“ in der Stellenbeschreibung eines Vertriebsmitarbeiters? Hält einer Ihrer Vertriebsmitarbeiter das Aufräumen schlechter Daten für seine Aufgabe?

Mitarbeitende dazu anzuhalten, hinter sich aufzuräumen, ist Grundlage. Jeder sollte die Daten schon beim Eintragen in HubSpot sauber halten. Das ist schlicht guter Stil – und Respekt gegenüber dem Team.

Wenn Sie den Vertrieb aber nicht beim Erfassen, Verwalten und Bereinigen von Daten unterstützen, machen Sie ihm die Arbeit schwerer – das erschwert den Verkauf und kostet Ihr Unternehmen Umsatz. Mit „unterstützen“ meine ich, ihm die richtigen Werkzeuge für seine Arbeit zu geben.

Warum Lösungen aus dem HubSpot Marketplace die naheliegende Wahl sind

Und nein! HubSpot kassiert keine Provision von seinen Integrationsanbietern, auch wenn manche das behaupten.

Im HubSpot Marketplace gibt es einige Apps zur Dublettenbereinigung. Manche taugen wenig, andere sind richtig gut. Dahinter stehen Unternehmen, die viel Aufwand in Lösungen stecken, die Ihnen enorm viel Zeit und Geld sparen.

Sie sparen sich Eigenbau-Lösungen, die im Chaos enden, große Projekte, die Ihr Team vom Kunden abhalten, und überladene Standardfunktionen, die es am Ende nicht bringen.

Worauf Sie bei einem Dedupe-Anbieter achten sollten

Ich habe die Vor- und Nachteile aller vorhandenen AppExchange-Apps ausführlich geprüft. Es gibt derzeit sehr viele. Manche sind kostenlos, manche nennen keine Preise. So oder so machen Sie mit den meisten nichts falsch.

Wenn Sie mit einer Beratung arbeiten, stellen Sie sicher, dass sie Ihre konkreten Anforderungen versteht. Setzen Sie nichts voraus. Vielleicht weiß dort niemand, wofür Feld X und Feld Y da sind, und hält sie für unwichtig. Erklären Sie alles, was Sie können, und stellen Sie so viele Fragen wie möglich. Meistens wird man sehr genau auf Ihren Bedarf eingehen.

Self-Service-Lösungen geben Ihrem Team die volle Kontrolle über den Prozess. Rechnen Sie allerdings mit einer Lernkurve und damit, sich durch etwas Dokumentation und einige Videos zu arbeiten.

Die Software Ihrer Wahl sollte folgende Funktionen bieten:

• Match-Optionen pro Feld – exakt, unscharf oder klangähnlich – und häufige Begriffe lassen sich ignorieren.
• Ermöglichen Massen-Zusammenführungen, individuelle Merges und automatische Merges, sobald Sie Ihre Einstellungen geprüft haben und ihnen vertrauen.
• Bietet Ihnen Merge Rules für alle Anforderungen an Stamm-, Attributions- und benutzerdefinierte Felder.
• Hält Sie über neue Dubletten in Ihren HubSpot-Daten auf dem Laufenden.
• Hat einen extrem schnellen Support

Genau darauf führe ich Dedupely hin. Wenn Self-Service für Sie nicht funktioniert, springt unser Team ohne Aufpreis ein. Sehen Sie sich den HubSpot <> Dedupely-Connector hier genauer an.