Den kompletta guiden till dublettrensning i HubSpot

Dubblettrensning i HubSpot har utvecklats de senaste åren. HubSpot-användare hade inte mycket att jobba med före 2018, innan vi lanserade Dedupely <> HubSpot. Kort därefter lanserade HubSpot sitt eget AI-verktyg för deduplicering. Nu finns det några alternativ, men fallgroparna finns kvar.

Det här är en komplett guide till dubbletthantering i HubSpot. Jag har gjort mitt bästa för att täcka varje område så detaljerat som möjligt. Målet är att bli av med dubbletter bland kontakter, företag och annat i dina HubSpot-listor, så att ditt team kan ha säljklara interaktioner.

Innehåll

1. HubSpot-dubbletter 101
   1. Så hamnar dubblettkontakter i HubSpot
   2. Varför kostar dubbletter i HubSpot, och vem bör bry sig?
   3. Behöver jag bry mig om dubbletter i HubSpot i dag?
   4. Så förhindrar HubSpot dubbletter idag
      1. Förhindra dubbletter med e-post och företagets domännamn
      2. (Enkelt) Dubblettrensa importer i HubSpot
      3. Använda HubSpots dedupliceringsverktyg (för HubSpot Pro-användare)
2. Steg ett: Hitta och slå samman befintliga dubbletter i HubSpot
   1. Hantera risker vid sammanslagning
   2. Bästa praxis för att undvika misslyckade sammanslagningar
   3. Hitta dubbletter i HubSpot
   4. Börja slå ihop dubbletter en och en
   5. Spara tid med merge rules
   6. Välj den primära posten
   7. Granska dina sammanslagna HubSpot-poster
   8. “Hjälp! Jag ser fortfarande dubbletter i HubSpot”
   9. Hur lång tid bör den första dubbletthanteringen i HubSpot ta?
3. Steg två: förhindra att dubbletter skapas i HubSpot
   1. Gå igenom de vanligaste källorna till dubbletter
   2. Utbilda teamet i god datahantering
4. Steg tre: Automatisera
   1. Använd Auto Merge för att fånga dagliga dubbletter
5. Budgetera din dubblettrensning i HubSpot
   1. Så prissätts dubbletthanteringen
   2. Realistiska tidsramar för en första dubblettrensning i HubSpot
   3. Vilka bör vara med i dubblettrensningen?
   4. Hur beräknar jag ROI på att rensa dubbletter i HubSpot?
6. Internt vs. lösningar från HubSpot Marketplace
   1. API-lösning byggd av en egen utvecklare
   2. HubSpots inbyggda dubbletthantering
   3. “Det är väl säljteamets jobb!”
   4. Därför är lösningar från HubSpot Marketplace ett självklart val
   5. Och nej! HubSpot får ingen provision från sina integrationsleverantörer, vad vissa än påstår.
   6. Vad du ska titta efter hos en dubblettleverantör

HubSpot-dubbletter 101

Så hamnar dubblettkontakter i HubSpot

Utifrån vår erfarenhet, vår research och det våra kunder berättar är det så här dubbletter hamnar i HubSpot:

• Att skapa nya poster manuellt utan att kontrollera först.
• Felaktigt importerade poster, eller samma poster importerade flera gånger utan e-postadresser (nyckeln för dubblettkontroll vid import) i CSV-filerna.
• Tredjepartsintegrationer som inte kontrollerar om kontakten redan finns innan de skapar nya poster.
• Webbformulär-till-lead-flöden som bara skapar poster utan att kontrollera om de redan finns.
• Felaktiga egna API-implementationer.

I slutändan är HubSpot lika utsatt för dubbletter som vilket kalkylark, vilken databas eller vilket annat CRM eller postbaserat system som helst.

Varför kostar dubbletter i HubSpot, och vem bör bry sig?

Alla i teamet bör förstå varför dubbletter kostar pengar. Det drabbar inte bara resultatet, utan också varumärket.

Du bör bry dig om datakvalitet om du arbetar med:

• Säljare
• Marknads- eller säljchefer
• Sälj- och marknadschefer, CMO:er, marknadsdirektörer...

Dubbletter kostar ditt företag på följande sätt:

• Säljarna får vada genom mer data, kontaktar samma person två gånger av misstag och lägger tid på att researcha och förbereda samtal och uppföljningar som redan är gjorda.
• Snedvrider värdefulla siffror, från attributionsrapporter till ekonomisk redovisning.
• Medarbetare kan lägga upp till 50 % av sin tid på enformigt arbete med datakvalitet (MITSloan).
• Att förebygga kostar 1 $, att rätta kostar 10 $ och att låta dubbletter ligga kvar kostar upp till 100 $ (SiriusDecisions).
• Skadar kampanjresultat, varumärke och kundrelationer.

Behöver jag bry mig om dubbletter i HubSpot i dag?

Som i listan ovan: att förebygga och rätta kostar tio gånger mindre än att låta det vara. Ju tidigare du säkrar din investering, desto mindre pengar rinner ut.

Viss data ska vara duplicerad. Den visar hur många återkommande kunder eller upprepade beställningar vi har.

Dataförfall är som rökning, ett smutsigt hem eller viktuppgång. Ju tidigare du tar tag i det, desto mer vinner du.

A studie om leaddata hälsa visar att 15 % av företagens säljleads är dubbletter. En annan studie visar att företag kan återvinna upp till 70 % av sina intäkter enbart med ren data.

Vänta inte med att rensa dubbletterna tills det är tre dagar kvar till nästa kampanj. Gör det idag.

Så förhindrar HubSpot dubbletter idag

Eftersom det är ett så vanligt problem vid registrering har HubSpot redan några spärrar mot dubbletter.

Förhindra dubbletter med e-post och företagets domännamn

HubSpot tillåter inte två kontakter med samma e-postadress. Ja! Det ger färre dubbletter på sikt. Det betyder också att du bör vara extra noga med att inte använda generella företagsadresser (info@) som flera anställda delar.

För företag är företagets domännamn den unika nyckeln som bara kan användas en gång. Du kan till exempel inte ha två företag med example.com.

(Enkelt) Dubblettrensa importer i HubSpot

Även här: vid import i HubSpot är det lätt att få in dubbletter om du glömmer att ange dubblettnyckeln (e-post för kontakter eller domän för företag).

Vi har gått igenom det här tidigare men det är lika enkelt som att importera med rätt nycklar i din CSV eller Excel.

Du kan också använda befintliga HubSpot-ID:n för att importera tillbaka till HubSpot och uppdatera befintliga poster...

"Du kan använda ett objekt-ID för att ange poster som redan finns i ditt CRM. Objekten omfattar kontakt, företag, affär, ärende och produkt. Om du importerar ett objekt som redan finns i HubSpot uppdateras matchande egenskaper med de senaste uppgifterna från din import." -- HubSpot

Använda HubSpots dedupliceringsverktyg (för HubSpot Pro-användare)

Äntligen! HubSpot är ett av få CRM som bryr sig tillräckligt för att ha ett verktyg som hittar dubbletter. Enligt HubSpot, använder dubblettsökaren AI för att avgöra vilka kontakter som liknar varandra, vilket ger bättre träffar.

Funktionen letar efter dubbletter med jämna mellanrum (vi vet inte om det sker dagligen eller veckovis) och visar dubbletterna två och två i en paginerad lista.

Funktionen för att hantera dubbletter finns bara från Pro och uppåt. Du behöver alltså uppgradera om du har ett Free-konto.

Även om HubSpot fått mycket beröm för det här verktyget brister det fortfarande på flera punkter, enligt HubSpot-communityn.

För det första ryms bara två poster per matchning. Dubbletter dyker upp i valfritt antal.

För det andra finns ingen massammanslagning. Att bygga det vore samtidigt riskabelt för HubSpot, eftersom det inte görs någon skillnad på delvis matchande och exakt matchande dubbletter. Det skapar en enorm risk för förstörda data och oavsiktliga sammanslagningar.

Steg ett: Hitta och slå samman befintliga dubbletter i HubSpot

Det första stora jobbet är att rensa bort merparten av de dubbletter som ligger i ditt HubSpot-konto just nu. När det är klart tittar vi på hur du automatiserar och hindrar nya dubbletter från att komma in.

Obs: Vi använder Dedupely i exemplen nedan. Du kan starta en kostnadsfri testperiod för att se hur det fungerar på ditt konto.

Hantera risker vid sammanslagning

Är två personer med samma för- och efternamn dubbletter i verkligheten? Nej! Men om inte ditt företag har 100 miljoner kunder behöver du förmodligen inte oroa dig för personer med samma namn.

Vi kan alltså börja med att undvika de självklara misstagen kring dubbletter som uppstår naturligt. Poster har ibland samma telefonnummer eller andra matchande attribut.

Kort sagt: ju fler fält vi matchar dubbletter på, desto mindre är risken för felaktiga sammanslagningar. Men ju fler fält vi använder, desto färre dubbletter hittar vi. Det är en avvägning du förr eller senare måste göra.

Hur stor risk du tar avgör du helt själv, och jag uppmanar dig att vara så försiktig som möjligt. Varför? För när det väl är gjort är det nästan omöjligt att snabbt och fullständigt återställa stora mängder felaktigt sammanslagna kontakter. Med tanke på mängden data som flyttas i en sammanslagning är det tekniskt mycket svårt att ångra den (vi har ännu inte hittat ett tillförlitligt sätt, och därför gör vi det inte).

Bästa praxis för att undvika misslyckade sammanslagningar

Ja, det kan gå fel. Men det går helt att undvika, och med följande rutiner behöver du aldrig oroa dig för att data ska förstöras:

1. Ha alltid säkerhetskopior av datan nära till hands. Ta en särskild säkerhetskopia innan du kör stora sammanslagningar i bulk.
2. Testa och granska alltid din matchningsuppsättning. Det är lätt att göra fel om man stressar. Dedupely gör allt för att förhindra enkla misstag, men granska alltid noga innan du slår ihop i bulk och kontrollera ändringarna efteråt.
3. Ha koll på hur och när din data förändras. Anpassa din matchning och dina merge rules så att de inte krockar med förändringar i dina HubSpot-data.
4. Håll koll på fel och nyanser i dina data. Standardvärden som ”000-0000” i ett telefonfält matchar alla poster med tomt telefonnummer. För en dator ser ett ifyllt standardvärde inte tomt ut. Dedupely försöker säkerställa att varje inmatning valideras mot det format den ska ha.
5. Automatisera aldrig sammanslagningar som du inte har testat och granskat. Kör aldrig bulksammanslagningar förrän du har gått igenom en stor del av dubbletterna och är säker av resultaten.
6. Ta hänsyn till attributionen. Bestäm hur ägare av leads och kontakter bevaras genom merge rules. Sams lead kan bli Jacks lead eftersom Jack har en dubblett av Sams lead. Vem får ägarskapet då?

Hitta dubbletter i HubSpot

Börja med att välja vilka fält du vill matcha på. Utgå från de mest grundläggande fälten (för- och efternamn) och lägg till fler fält senare för att smalna av träffarna.

När skanningen är klar är det dags att granska dubbletterna. Börja med att bläddra igenom dubblettlistan och leta efter avvikelser i matchningarna.

Felaktiga matchningar visar hur mycket du kan lita på dina matchningsinställningar. Det betyder bara att du justerar inställningen före massammanslagningar tills inga felaktiga matchningar dyker upp.

Börja slå ihop dubbletter en och en

Att slå samman en post i taget i början ger dig en djup förståelse för vilka detaljer som behöver hanteras i sammanslagningarna.

Anpassad sammanslagning ger dig kontroll över vilka fältvärden som vinner och vilken kontakt som blir primär.

Spara tid med merge rules

Merge Rules automatiserar valet av fältvärden vid sammanslagning. Du kan ställa in Merge Rules så att de automatiskt avgör vilket värde som vinner utifrån värdet självt, dess attribut eller postens tillhörande attribut.

Det sparar mycket tid på anpassad sammanslagning och är ovärderligt vid mass- och automatisk sammanslagning.

Välj den primära posten

Primära poster – posten som behålls efter sammanslagningen – och sekundära poster – de som tas bort – kan också styras i Merge Rules genom att ange vilket ID som behålls.

Granska dina sammanslagna HubSpot-poster

Din Merge History ger dig en snabb överblick över de sammanslagna posterna. Kontrollera även HubSpot och tryck på ”uppdatera” i webbläsaren för att se de senaste ändringarna i dina data. Ser allt bra ut är du på god väg mot ett HubSpot-konto utan dubbletter!

“Hjälp! Jag ser fortfarande dubbletter i HubSpot”

Det är helt normalt. Du får inte med varje dubblett i första omgången. Nu börjar vi gräva djupare. Enklast är att börja laborera med matchningsinställningarna.

Som standard lägger Dedupely alltid till “Liknande matchning” på förvalda textfält. Varje typ av fältmatchning låter dig finjustera dina träffar.

Genom att ändra inställningen hittar du nya matchningar. Varje alternativ hittar olika typer av dubbletter utifrån fältet:

• Exakt matchning är den striktaste matchningstypen. Den bortser från versaler och gemener, men texten måste stämma exakt.
• Similar-matchning är också ganska strikt men ignorerar skiljetecken och annat som bedöms kunna tas bort.
• Matcha första liknande ordet/matcha sista liknande ordet matchar båda på de första eller sista orden. Det fungerar bra för företagsnamn eller förnamn där ett mellannamn lagts till.
• Fuzzy-matchning är den mest aggressiva matchningstypen och utgår ungefär från hur värdena låter. Den är samtidigt den minst träffsäkra typen och du bör aldrig lita på att den ger korrekta matchningar.

Titta sedan på prefix och suffix i dina data. Du kan förbättra matchningen genom att att ignorera vanliga ord. Genom att lägga till ignorerade termer minskar du bruset som hindrar korrekt matchning.

Hur lång tid bör den första dubbletthanteringen i HubSpot ta?

Den första omgången tar allt från några timmar till några veckor. Det beror helt på hur mycket data du har och vilket skick den är i.

Steg två: förhindra att dubbletter skapas i HubSpot

Som vi nämnde ovan är det mycket billigare att förebygga dubbletter än att rätta dem. Och att rätta dem är förstås billigare än att låta dem vara.

HubSpot har några funktioner som hindrar dubbletter från att komma in, men inget är perfekt och den mänskliga faktorn finns kvar.

Gå igenom de vanligaste källorna till dubbletter

Vet du var dubbletterna kommer ifrån blir det enklare att hindra dem från att komma in.

Om ert utvecklingsteam använder HubSpots API:er eller bygger egna lösningar för HubSpot, stäm av med dem om koden kan skapa dubbletter och vad som kan göras åt det.

Gå igenom alla typer av tredjepartsappar som skapar nya poster. Integrationer med webbformulär för leads, integrationer som synkroniserar poster mellan plattformar utan dubblettkontroll.

Utbilda teamet i god datahantering

Alla i teamet som lägger in eller ändrar data i HubSpot behöver förstå vikten av god datahantering. Teamet ska veta hur man hanterar följande:

• Hur data ska formateras
• Så lägger du in en post utan att skapa en dubblett
• Vilka verktyg de behöver för att rensa dubbletter eller hitta en dubblettpost
• Så undviker du felaktig säljartilldelning

Om teamet vet hur data ska skyddas och underhållas på väg in i HubSpot försvinner en stor del av felaktigheterna.

Steg tre: Automatisera

När du tagit dig förbi tröskeln i steg ett och finjusteringen i steg två är det dags att automatisera.

Att förebygga är bästa sättet att lösa de flesta dubblettproblem (och kanske alla problem). Men dubbletter är oundvikliga, och automatisering betalar sig under de dagar, veckor, månader och år ditt team arbetar i HubSpot. De kommer att tacka dig också!

Använd Auto Merge för att fånga dagliga dubbletter

Auto Merge tar hand om de uppenbara dubbletterna åt dig.

Med det sagt behöver du lägga lite tid på manuell granskning varje vecka. Dedupely larmar fortfarande om matchningsinställningar utan Auto Merge som hittar dubbletter. Du kan då granska dem och fatta beslut om varje enskild dubblett. Om du vecka efter vecka ser att dubbletterna är självklara träffar kan du automatisera även de matchningsinställningarna.

Med hjälp av teamet och några förebyggande åtgärder håller du koll på din data.

Budgetera din dubblettrensning i HubSpot

Så prissätts dubbletthanteringen

Utifrån de leverantörer jag har sett kan jag säga att antalet poster är den största faktorn för priset.

Mindre databaser med under 30 000–50 000 poster börjar på omkring 500 USD/år.

Större databestånd på 150 000+ poster kan kosta allt från $2 000 till $20 000, som engångskostnad eller per år.

Kostnaden påverkas också av:

• hur anpassat ditt HubSpot-konto är
• konsultupplägg i stället för självbetjäning
• hur lång tid avdubbleringen tar

Varje datatvättföretag prissätter lite olika. Bästa sättet att få en uppfattning är att kontakta dem direkt och ta det ett och ett.

Realistiska tidsramar för en första dubblettrensning i HubSpot

Precis som priset baseras på antalet poster bör du räkna med att tiden gör det också.

Mindre HubSpot-databaser tar ofta en timme eller mer att rensa. Större databaser kan ta dagar eller veckor. Mängden data, den extra omsorg som krävs och variationen av dubbletter att fånga är betydligt större i en stor databas.

Bästa sättet att undvika panik i sista stund är att rensa dubbletter i din HubSpot-databas veckor i förväg, inte dagar eller timmar innan. Ta hänsyn till några faktorer när det gäller deadlines:

• Hur snabbt företaget du anlitar för dubblettrensningen jobbar.
• Kräver extra anpassning, testning och omsorg för att undvika dataförlust och fel.
• Nyanser och fel som behöver rättas i dina befintliga data.
• Extra tid krävs för att synka och flytta data.

För att nämna några. Värst är de oväntade problemen som spräcker deadline för nyhetsbrevet eller lanseringen. Ta det säkra före det osäkra, gör det i förväg.

Vilka bör vara med i dubblettrensningen?

Din dataansvariga, säljcheferna och alla andra som behöver tycka till om datan och hur den ändras.

Hur beräknar jag ROI på att rensa dubbletter i HubSpot?

Det finns en rad studier som visar hur mycket skada dubbletter gör i ett företag. Det räcker ändå kanske inte för att motivera kostnaden för en datatvätt.

Ett enkelt sätt att räkna ut ROI är att räkna de timmar säljarna lägger på att reda ut, hitta och slå ihop dubbletter. Mät hur lång tid det tar att hitta en grupp dubbletter och slå ihop dem för hand. Fråga sedan dina säljare hur många gånger per dag/vecka de måste rätta dubbletter. Multiplicera talen så får du ett antal timmar över en viss period. Vad kostar de timmarna företaget i stället för att ge något tillbaka?

Uträkningen kan se ut så här:

((Number of duplicates merged by reps daily) * (minutes to merge a duplicate / 60) = (lost hours)) * (hourly base pay)

Vi testar med några påhittade siffror. Våra säljare slår ihop upp till 20 dubbletter om dagen, och varje sammanslagning tar i snitt 4 minuter.

(20 * 4 minutes = 80 minutes) * 30.00/hr = $39 per day

Räkna sedan in antalet säljare i teamet (säg 3), så lägger du någonstans mellan $1170 till $3510 i månaden på tid som läggs på att slå ihop dubbletter.

Du kan räkna in förlorade affärer och andra uppskattningar. Men om summan inte känns betydande har du förmodligen inget dubblettproblem. Om du gör borde det vara ganska enkelt att få med teamet och kollegorna på ditt dubblettarbete.

OBS: Jag är förstås ingen matematiker. Det här är en grov uppskattning, bara för att ge en idé om hur man räknar på den ekonomiska förlust som dubblettdata orsakar.

Internt vs. lösningar från HubSpot Marketplace

Vi har alla hamnat i gör-det-själv-träsket och till slut kastat in handduken och betalat någon annan för att göra jobbet.

Och så finns det lägen där det helt enkelt är självklart att göra jobbet internt.

Vilka alternativ har vi för effektiv dubbletthantering?

API-lösning byggd av en egen utvecklare

Du har utvecklare. Varför inte låta dem bygga en egen lösning som uppfyller alla krav? Vänta lite!

Vissa utvecklare älskar att bygga egna appar. Tro mig, jag hade själv designat hela vår programvarustack – och var nära att göra det – innan jag påmindes om vad egenutveckling faktiskt kostar.

Dina utvecklare finns till för att bygga produkten eller tjänsten ni säljer. Utvecklare är dessutom dyra. Den första versionen tar 1) tidpunkten för den ursprungliga utvecklingen 2) tid för buggfixar och specar fram och tillbaka 3) underhåll och uppdateringar genom åren 4) kostnader för drift och hosting.

Timmarna du lägger ner växer med tiden och lönar sig till slut inte. Dessutom dröjer det länge innan allt flyter på.

HubSpots inbyggda dubbletthantering

HubSpot skiljer sig från övriga genom inbyggd hantering av dubbletter.

Ovan nämnde vi bristerna i HubSpots inbyggda dubbletthantering

• För få sätt att matcha fält – vi är fast med att AI tänker åt oss.
• Ingen automatisk sammanslagning, ingen sammanslagning i bulk
• Begränsat till hur många poster som kan grupperas i varje träff (2)
• Överlag lite omständligt

HubSpots inbyggda dubbletthantering är ett snäpp bättre än andra CRM, men missar ändå målet när det gäller tidsbesparande dubbletthantering.

“Det är väl säljteamets jobb!”

När stod ”datatvätt och rensning av dubbletter” senast i en säljares arbetsbeskrivning? Tycker någon av dina säljare att deras jobb är att städa dålig data?

Att lära personalen städa efter sig är grundläggande. Alla bör aktivt rensa i datan när de matar in den i HubSpot. Det är helt enkelt god ton, för att inte säga respekt för kollegorna.

Men om du inte hjälper säljarna att samla in, hantera och rensa data gör du deras arbete svårare, vilket i sin tur gör det svårare att sälja och ger färre affärer för företaget. Med ”hjälpa” menar jag att ge dem rätt verktyg för jobbet.

Därför är lösningar från HubSpot Marketplace ett självklart val

Och nej! HubSpot får ingen ersättning från sina integrationsleverantörer, vad vissa än vill få dig att tro.

Det finns några dubblettappar på HubSpot Marketplace. Vissa är inte så bra, andra är riktigt vassa. Apparna byggs av företag som lägger stora resurser på lösningar som sparar enormt mycket tid och pengar åt dig.

Du slipper lägga tid på egna nödlösningar som slutar i kaos, tunga projekt som drar teamet bort från kunderna och överkomplicerade inbyggda funktioner som ändå inte räcker till.

Vad du ska titta efter hos en dubblettleverantör

Jag har gått igenom för- och nackdelar med alla appar som finns på AppExchange. De är många nu. Vissa är gratis, vissa anger inga priser. Hur som helst kan du knappast gå fel med de flesta av dem.

Om du anlitar en konsult, se till att de förstår just dina behov. Ta inget för givet. De kanske inte vet vad fält X och Y används till och tror därför inte att de är viktiga. Berätta allt du kan och ställ så många frågor som möjligt. I de flesta fall är de mycket lyhörda för vad du behöver.

Självbetjäningslösningar ger ditt team full kontroll över processen. Räkna dock med en inlärningskurva och var beredd att gräva i en del dokumentation och videor.

Programvaran du väljer bör ha följande funktioner:

• Matchningsalternativ per fält och möjlighet att ignorera vanliga ord samt välja exakt, ungefärlig eller ljudlik matchning.
• Låter dig slå ihop i bulk, anpassa sammanslagningar och automatisera dem när du gjort läxan och känner dig trygg med inställningarna.
• Ger dig Merge Rules som täcker alla behov kring primärposter, attribuering och anpassade fält.
• Håller dig uppdaterad om nya dubbletter som dyker upp i dina HubSpot-data.
• Har en extremt snabb support

Det är dit jag leder Dedupely. Om självbetjäning inte fungerar för dig hjälper vårt team till utan extra kostnad. Ta en närmare titt på kopplingen HubSpot <> Dedupely här.