Por qué no coinciden los duplicados de HubSpot y los de Dedupely

El número de duplicados no cuadra: estos son los motivos

Si ves menos duplicados en Dedupely que en HubSpot, tranquilo: no es un fallo, es una cuestión de alcance. Dedupely sigue tus reglas al pie de la letra y HubSpot usa una lógica interna que no se ve ni se configura. Si tu lógica de coincidencia y tus Merge Rules no imitan esa lógica, los resultados no van a coincidir.

El número de coincidencias depende de cómo definas un duplicado, no de cómo lo marque otra herramienta. Para resolver la diferencia, empieza revisando tu lógica de coincidencia, no el estado de sincronización.

Qué mira Dedupely en realidad

Dedupely comprueba exactamente lo que le indiques. Lo defines con Search Pads y opciones de coincidencia por campo, que incluyen:

• Campos a comparar: nombre, apellidos, email, nombre de empresa y campos personalizados
• Una opción de coincidencia para cada campo: exacta, similar, aproximada, Similar Words (en cualquier orden) o raíz del dominio

Si un duplicado no coincide exactamente con lo definido en tu Search Pad, queda excluido: no hay lógica parcial. Por eso la calidad de los resultados depende por completo de qué campos incluyes y de cómo los comparas. No te fíes de la configuración por defecto; revisa cada campo y cada opción de coincidencia.

Más sobre Search Pads aquí.

Aprende a montar un sistema de Search Pads para encontrar todos tus duplicados con esta guía.

Las condiciones de coincidencia exacta pueden limitar lo que aparece

Emparejar números de teléfono o nombres con coincidencia exacta suele bloquear duplicados válidos, y basta una diferencia de formato para romper la coincidencia. Por ejemplo:

• “+1 555-123-4567” y “5551234567” no se emparejan con coincidencia exacta
• “Horizon Labs Inc.” y “Horizon Labs Incorporated” no coincidirán, aunque sean la misma entidad

Si quieres una detección más precisa, usa la coincidencia Similar cuando haya variaciones de formato: teléfonos, nombres y, en algunos casos, emails.

Consejo: en Dedupely puede probar las opciones de coincidencia clonando un Search Pad, cambiando un campo de Exact a otro tipo de coincidencia y volviendo a ejecutar el análisis. La diferencia en los resultados suele verse al instante.

Cómo evaluar los resultados de coincidencia tras un cambio

Tras ejecutar un escaneo con la lógica de coincidencia actualizada, revisa qué tipo de registros se están emparejando

Busca patrones en las nuevas coincidencias:

• ¿Son duplicados reales o solo registros parecidos?
• ¿Hay valores que generan ruido (nombres de empresa incompletos o correos reutilizados)?
• ¿Los campos vacíos debilitan las coincidencias?

Usa esta revisión para decidir si mantienes el cambio, ajustas las opciones de coincidencia o añades otro campo para equilibrar. Iterar va de la calidad de los duplicados detectados.

Solo puedes confiar en lo que controlas

La fuerza de Dedupely está en reflejar con precisión tu lógica de coincidencia.

Si quieres más coincidencias, sé flexible con las opciones de coincidencia. Si quieres un control estricto, afínalas. En cualquier caso, tú defines qué es un duplicado. Esa claridad te da resultados que puedes explicar, depurar y mejorar sin adivinar.