Cómo funcionan los registros Primary al fusionar en HubSpot con Dedupely

Al fusionar registros en HubSpot siempre queda uno: es tu registro principal. Sobrevive a la fusión, genera un ID nuevo y absorbe al resto de registros del grupo.

Pero cómo se elige ese registro primario, y si tienes algún control sobre ello, no siempre está claro.

En esta guía aprenderás:

• Qué es un registro principal (y qué no)
• Cómo trabajan juntos HubSpot y Dedupely al fusionar
• Dónde puedes influir en el resultado y dónde no
• Cómo saber con seguridad qué registro queda tras la fusión

Vamos a verlo en detalle.

¿Qué es un registro principal?

Al fusionar, HubSpot crea automáticamente un nuevo ID y toma como referencia el registro más antiguo en campos como la fecha de creación, las fechas de actividad y los campos de solo lectura.

Este registro:

• Se convierte en la única versión superviviente de todos los datos fusionados
• Los valores de los campos se eligen según las Merge Rules, que tú puedes control (más sobre esto abajo)

Piensa en el registro principal como tu ancla: contiene el resultado final.

Cómo eligen Dedupely (y HubSpot) el registro principal

Cuando fusionas duplicados en Dedupely, se crea un nuevo ID de registro por la lógica de fusión de HubSpot: casi siempre a partir del registro más antiguo. Ten en cuenta que, si has personalizado tu CRM con integraciones, flujos de trabajo u otros ajustes, esos cambios pueden afectar al resultado, tanto en HubSpot como en Dedupely.

Esto es lo que ocurre en cada escenario de fusión:

Fusiones masivas o automáticas: Puedes definir merge rules para ambos. Revísalas antes para confirmar qué valores prevalecen y cuáles no. Las merge rules te permiten definir una lógica general o específica para que Dedupely funcione como necesitas.

Dedupely no sustituye el motor de fusión de HubSpot: trabaja con él.

Esto significa que no puedes decidir por completo qué registro gana o pierde.

Fusiones manuales: Esto te da control total y anula el comportamiento por defecto que aplicaría HubSpot. Puedes elegir qué valores ganan o pierden entre los campos editables. Lo recomendamos para un número reducido de coincidencias.

Qué pasa con el resto de registros fusionados

Cuando Dedupely fusiona una coincidencia, los registros no principales se absorben en el registro con el nuevo ID que ha creado HubSpot.

Así gestiona Dedupely los registros fusionados (con la tecnología de HubSpot):

• Las asociaciones y actividades se mantienen intactas: Todas las tareas, notas, emails, tickets, archivos adjuntos, empresas asociadas y negocios de los registros fusionados se conservan y se transfieren al principal
• Tus Merge Rules controlan los valores de los campos: Dedupely aplica las Merge Rules que haya definido, campo por campo. Si un campo no tiene regla, Dedupely deja actuar a HubSpot (normalmente: conserva el valor del campo del registro Primary)
• Por lo general, un campo vacío nunca prevalece sobre uno con datos: Dedupely siempre protege los valores con contenido, un campo vacío de un registro secundario nunca sobrescribirá uno existente

No pierdes datos, los consolidas, y Dedupely te da más control sobre cómo que eso ocurra.

Nota: Si tienes workflows o disparadores que se ejecutan después una fusión, pueden afectar al resultado final del registro fusionado.

Cómo decidir qué valores prevalecen

Puede que no puedas establecer el registro principal, pero Dedupely te da herramientas para influir en qué valores ganan.

Así se hace:

• Afina tus opciones de coincidencia: Elige valores que aíslen mejor el registro que prefieres. Por ejemplo, la coincidencia por Nombre de empresa agrupa los duplicados más evidentes, junto con Nombre, Apellidos y Teléfono.
• Pasa a la fusión manual cuando haga falta: En fusiones críticas o con registros estratégicos (como sus mejores clientes), hágalas a mano para asegurar el resultado que quiere. Use la fusión personalizada para elegir campo a campo qué valores se conservan.

Con las Merge Rules eliges qué valores se conservan en las fusiones masivas.

Lo que ya sabes y qué hacer ahora

Ahora ya sabes:

• Cómo Dedupely sigue la fusión nativa de HubSpot para decidir qué datos se conservan
• Cómo te da Dedupely más visibilidad y control sobre las fusiones
• Cuándo y cómo puedes intervenir para decidir qué valores ganan o pierden

Siguientes pasos:

• Usa Search Pads y filtros para emparejar duplicados de forma intencionada
• Defina Merge Rules para influir en qué valor prevalece tras una fusión

Nuestro equipo de Customer Success te guía en la configuración exacta según tus necesidades.