Le rôle de l'enregistrement principal lors d'une fusion HubSpot avec Dedupely

Quand vous fusionnez des enregistrements dans HubSpot, un enregistrement subsiste toujours : c’est votre enregistrement principal. Il survit à la fusion, reçoit un nouvel ID et absorbe tous les autres enregistrements du groupe.

Mais la façon dont cet enregistrement principal est choisi, et le contrôle que vous avez dessus, n'est pas toujours claire.

Dans ce guide, vous allez apprendre :

• Ce qu’est une fiche principale (et ce qu’elle n’est pas)
• Comment HubSpot et Dedupely fonctionnent ensemble lors d'une fusion
• Ce que vous pouvez influencer, et ce que vous ne pouvez pas
• Comment savoir à coup sûr quel enregistrement subsiste après la fusion

Entrons dans le détail.

Qu’est-ce qu’un enregistrement principal ?

À chaque fusion, HubSpot crée un nouvel ID et reprend l’enregistrement le plus ancien pour des champs comme la date de création, les dates d’activité et les champs en lecture seule.

Cet enregistrement :

• Devient la seule version conservée de toutes les données fusionnées
• Les valeurs des champs sont choisies selon les merge rules, que vous peut contrôle (nous y revenons plus bas)

Voyez la fiche principale comme votre ancre : c’est elle qui conserve le résultat final.

Comment Dedupely (et HubSpot) choisit la fiche principale

Lorsque vous fusionnez des doublons dans Dedupely, un nouvel ID d'enregistrement est créé en raison de la logique de fusion de HubSpot - le plus souvent à partir de l'enregistrement le plus ancien. À noter : si vous avez personnalisé votre CRM avec des intégrations, des workflows ou d'autres réglages, ces éléments peuvent influer sur le résultat, dans HubSpot comme dans Dedupely.

Voici ce qui se passe dans chaque scénario de fusion :

Fusions en masse ou automatiques : Vous pouvez définir des merge rules pour les deux. Vérifiez-les d’abord pour confirmer quelles valeurs l’emportent. Les Merge Rules vous laissent définir une logique générale ou précise, pour que Dedupely fonctionne comme vous le souhaitez.

Dedupely ne remplace pas le moteur de fusion de HubSpot, il travaille avec lui.

Vous ne pouvez donc pas décider entièrement quelle fiche l’emporte ou est écartée.

Fusions manuelles : Vous gardez le contrôle total et remplacez le comportement par défaut de HubSpot. Vous choisissez quelles valeurs l'emportent, parmi les champs modifiables. À réserver à un petit nombre de rapprochements.

Ce que deviennent les autres fiches fusionnées

Une fois la correspondance fusionnée dans Dedupely, les enregistrements secondaires sont absorbés dans l'enregistrement au nouvel ID créé par HubSpot.

Voici comment Dedupely traite les enregistrements fusionnés (via HubSpot) :

• Les associations et les activités restent intactes : Toutes les tâches, notes, e-mails, tickets, pièces jointes, entreprises associées et transactions des enregistrements fusionnés sont conservés et transférés vers l’enregistrement principal
• Vos Merge Rules contrôlent les valeurs des champs : Dedupely applique les Merge Rules que vous avez définies, champ par champ. Si aucune règle n’existe pour un champ, Dedupely s’en remet au comportement de HubSpot (en général : conserver la valeur du champ de l’enregistrement primaire)
• Un champ vide ne l’emporte en principe jamais sur un champ rempli : Dedupely protège toujours les valeurs renseignées : un champ vide d'un enregistrement secondaire n'écrasera jamais une valeur existante

Vous ne perdez pas de données, vous les consolidez, et Dedupely vous donne plus de contrôle sur comment que cela arrive.

Remarque : Si vous avez des workflows ou des déclencheurs qui s’exécutent après une fusion, ceux-ci peuvent modifier le résultat final de l’enregistrement fusionné.

Comment choisir les valeurs qui l'emportent

Vous ne pourrez peut-être pas définir l'enregistrement principal, mais Dedupely vous laisse peser sur les valeurs qui l'emportent.

Voici comment :

• Affinez vos options de correspondance : Choisissez les valeurs les plus à même d’isoler l’enregistrement à conserver. Par exemple, un rapprochement sur le nom de société regroupe les doublons les plus évidents, tout comme le prénom, le nom et le numéro de téléphone.
• Passez à la fusion manuelle si nécessaire : Pour les fusions sensibles ou les enregistrements stratégiques (comme vos meilleurs clients), faites-les manuellement pour garantir le résultat souhaité. Utilisez la fusion personnalisée pour choisir champ par champ les valeurs à conserver.

Les Merge Rules vous permettent de choisir quelles valeurs sont conservées lors d'une fusion en masse.

Ce que vous savez maintenant, et la suite

Vous savez désormais :

• Comment Dedupely s'appuie sur la fusion native de HubSpot pour déterminer les données conservées
• Comment Dedupely vous donne plus de visibilité et de contrôle sur les fusions
• Quand et comment intervenir pour décider quelles valeurs l'emportent

Étapes suivantes :

• Utilisez les Search Pads et les filtres pour cibler précisément les doublons
• Définissez des Merge Rules pour influencer la valeur qui l'emporte après une fusion

Notre équipe Customer Success vous guide dans la configuration adaptée à vos besoins.