Como funcionam os registos primários ao fundir no HubSpot com a Dedupely

Quando funde registos no HubSpot, fica sempre um registo: é o seu registo primário. Sobrevive à fusão, gera um novo ID e absorve todos os outros registos do grupo.

Mas nem sempre é claro como esse registo principal é escolhido, nem se tem algum controlo sobre isso.

Neste guia, vai aprender:

• O que é um registo principal (e o que não é)
• Como o HubSpot e o Dedupely funcionam em conjunto na fusão
• Onde pode influenciar o resultado e onde não pode
• Como prever com confiança que registo fica após a fusão

Vamos por partes.

O que é um registo primário?

Quando há uma fusão, o HubSpot cria automaticamente um novo ID e usa como referência o registo mais antigo em campos como data de criação, datas de atividades e campos só de leitura.

Este registo:

• Passa a ser a única versão sobrevivente de todos os dados fundidos
• Os valores dos campos são escolhidos com base nas merge rules, que pode controlo (mais sobre isso abaixo)

Veja o registo primário como a sua âncora: é nele que fica o resultado final.

Como o Dedupely (e o HubSpot) escolhem o registo principal

Quando funde duplicados no Dedupely, é criado um novo ID de registo devido à lógica de fusão do HubSpot - na maioria das vezes, com base no registo mais antigo. Tenha em conta: se personalizou o seu CRM com integrações, workflows ou outras definições, essas alterações podem afetar o resultado, no HubSpot e no Dedupely.

Eis o que acontece em cada cenário de fusão:

Fusões em massa ou automáticas: Pode definir Merge Rules para ambos. Reveja-as primeiro para confirmar que valores prevalecem e quais são descartados. As Merge Rules permitem definir uma lógica geral ou específica para o Dedupely funcionar como precisa.

O Dedupely não substitui o motor de união do HubSpot; trabalha com ele.

Ou seja, não consegue controlar totalmente que registo ganha ou perde.

Fusões manuais: Isto dá-lhe controlo total e substitui o comportamento predefinido que a HubSpot aplicaria. Escolhe que valores ganham ou perdem, a partir dos campos editáveis. Recomendamos para um número reduzido de correspondências.

O que acontece aos restantes registos fundidos

Depois de fundir uma correspondência no Dedupely, os registos não principais são absorvidos pelo novo registo de ID criado pelo HubSpot.

Veja como o Dedupely trata os registos fundidos (com tecnologia HubSpot):

• Associações e atividades mantêm-se intactas: Todas as tarefas, notas, emails, tickets, anexos, empresas associadas e negócios dos registos fundidos são preservados e transferidos para o registo primário
• As suas Merge Rules controlam os valores dos campos: O Dedupely aplica as Merge Rules que definiu, campo a campo. Se um campo não tiver regra, o Dedupely segue o comportamento do HubSpot (normalmente: manter o valor do registo primário)
• Por norma, campos vazios nunca ganham a campos preenchidos: O Dedupely protege sempre os valores preenchidos: um campo vazio de um registo secundário nunca substitui um valor existente

Não está a perder dados, está a consolidá-los, e o Dedupely dá-lhe mais controlo sobre como que isso aconteça.

Nota: Se tiver workflows ou triggers que sejam executados depois uma fusão, isso pode afetar o resultado final do registo fundido.

Como influenciar que valores prevalecem

Pode não conseguir definir o registo principal, mas o Dedupely dá-lhe ferramentas para influenciar que valores prevalecem.

Veja como:

• Afine as opções de correspondência: Escolha valores com maior probabilidade de isolar o registo pretendido. Por exemplo, corresponder pelo Nome da Empresa agrupa os duplicados mais óbvios, tal como Nome Próprio, Apelido e Número de Telefone.
• Passe para a fusão manual quando for preciso: Para uniões críticas ou registos estratégicos (como os seus maiores clientes), faça-as manualmente para garantir o resultado que quer. Use a união personalizada para escolher, campo a campo, que valores ficam.

Com as Merge Rules, escolhe que valores são mantidos na fusão em massa.

O que já sabe e o que fazer a seguir

Já sabe:

• Como o Dedupely segue a funcionalidade de fusão nativa do HubSpot para determinar que dados são mantidos
• Como o Dedupely lhe dá mais visibilidade e controlo sobre as fusões
• Quando e como pode intervir para influenciar que valores ganham ou perdem

Próximos passos:

• Use Search Pads + filtros para corresponder duplicados de forma intencional
• Defina Merge Rules para influenciar que valor prevalece após uma união

A nossa equipa de Customer Success mostra-lhe a configuração exata para o que precisa.