Så fungerar primärposter vid sammanslagning i HubSpot med Dedupely

När du slår ihop poster i HubSpot finns alltid en post kvar – din primära post. Den överlever sammanslagningen, får ett nytt ID och tar upp alla andra poster i gruppen.

Men hur den primära posten väljs, och om du kan påverka det, är inte alltid tydligt.

I den här guiden lär du dig:

• Vad en primär post är (och inte är)
• Så samspelar HubSpot och Dedupely vid sammanslagning
• Var du kan påverka resultatet – och var du inte kan
• Så vet du säkert vilken post som blir kvar efter sammanslagningen

Låt oss gå igenom det.

Vad är en primärpost?

Vid en sammanslagning skapar HubSpot automatiskt ett nytt ID och utgår från den äldsta posten för fält som skapatdatum, aktivitetsdatum och skrivskyddade fält.

Den här posten:

• Blir den enda kvarvarande versionen av all sammanslagen data
• Fältvärden väljs utifrån merge rules, som du kan kontroll (mer om det nedan)

Se den primära posten som ditt ankare: Den håller slutresultatet.

Så väljer Dedupely (och HubSpot) primär post

När du slår samman dubbletter i Dedupely skapas ett nytt post-ID till följd av HubSpots sammanslagningslogik – oftast utifrån den äldsta posten. Tänk på att om du har anpassat ditt CRM med integrationer, arbetsflöden eller andra inställningar kan det påverka resultatet, både i HubSpot och i Dedupely.

Så här fungerar varje sammanslagningsscenario:

Mass- eller automatiska sammanslagningar: Du kan sätta Merge Rules för båda. Granska dem först för att se vilka värden som vinner och vilka som försvinner. Med Merge Rules definierar du generell eller specifik logik så att Dedupely fungerar som du vill.

Dedupely ersätter inte HubSpots sammanslagningsmotor – det arbetar tillsammans med den.

Det innebär att du inte helt kan styra vilken post som vinner eller förlorar.

Manuella sammanslagningar: Det ger dig full kontroll och åsidosätter det standardbeteende HubSpot annars tillämpar. Du väljer vilka värden som vinner eller förlorar, bland redigerbara fält. Vi rekommenderar det för ett mindre antal matchningar.

Vad som händer med resten av de sammanslagna posterna

När en matchning slås samman i Dedupely absorberas de icke-primära posterna i den nya ID-post som HubSpot skapade.

Så här hanterar Dedupely sammanslagna poster (drivet av HubSpot):

• Kopplingar och aktiviteter behålls: Alla uppgifter, anteckningar, e-postmeddelanden, ärenden, bilagor, kopplade företag och affärer från sammanslagna poster bevaras och överförs till den primära
• Dina Merge Rules styr fältvärdena: Dedupely tillämpar de merge rules du har ställt in, fält för fält. Om ingen regel finns för ett fält följer Dedupely HubSpots beteende (oftast: behåll värdet i det primära fältet)
• Tomma fält vinner i regel aldrig över ifyllda fält: Dedupely skyddar alltid ifyllda värden – ett tomt fält från en sekundär post skriver aldrig över ett befintligt

Du förlorar ingen data, du samlar den – och Dedupely ger dig mer kontroll över hur att det händer.

Obs: Om du har arbetsflöden eller triggers som körs efter en sammanslagning – de kan påverka slutresultatet för den sammanslagna posten.

Så styr du vilka värden som vinner

Du kanske inte kan ange primärposten, men Dedupely ger dig verktyg för att styra vilka värden som vinner.

Så här gör du:

• Finjustera dina matchningsalternativ: Välj värden som isolerar den post du vill behålla. Matchning på företagsnamn grupperar till exempel de mest uppenbara dubbletterna, tillsammans med förnamn, efternamn och telefonnummer.
• Byt till manuell sammanslagning vid behov: Gör känsliga sammanslagningar och strategiska poster (till exempel dina viktigaste kunder) manuellt för att säkra rätt resultat. Använd anpassad sammanslagning för att fält för fält välja vilka värden som behålls.

Med Merge Rules väljer du vilka värden som behålls vid sammanslagning i bulk.

Det här kan du nu, och nästa steg

Nu vet du:

• Hur Dedupely följer HubSpots inbyggda sammanslagning för att avgöra vilka data som behålls
• Så ger Dedupely dig mer överblick och kontroll över sammanslagningar
• När och hur du kan gå in och påverka vilka värden som vinner eller förlorar

Nästa steg:

• Använd Search Pads + filter för att matcha dubbletter medvetet
• Definiera Merge Rules för att styra vilket värde som vinner vid en sammanslagning

Vårt Customer Success-team går igenom rätt uppsättning utifrån dina behov.