Wie Primary-Datensätze beim Zusammenführen in HubSpot mit Dedupely funktionieren

Beim Zusammenführen in HubSpot bleibt immer ein Datensatz übrig: Ihr Primary-Datensatz. Er überlebt den Merge, erhält eine neue ID und nimmt alle anderen Datensätze der Gruppe auf.

Wie dieser Primärdatensatz gewählt wird und ob Sie darauf Einfluss haben, ist nicht immer klar.

In diesem Leitfaden erfahren Sie:

• Was ein Primary-Datensatz ist (und was nicht)
• Wie HubSpot und Dedupely beim Zusammenführen zusammenspielen
• Wo Sie das Ergebnis beeinflussen können – und wo nicht
• So wissen Sie sicher, welcher Datensatz nach dem Zusammenführen bleibt

Schauen wir uns das genauer an.

Was ist ein Primärdatensatz?

Bei einem Merge erzeugt HubSpot automatisch eine neue ID und übernimmt für Felder wie Erstelldatum, Aktivitätsdaten und schreibgeschützte Felder die Werte des ältesten Datensatzes.

Dieser Datensatz:

• Wird zur einzigen verbleibenden Version aller zusammengeführten Daten
• Feldwerte werden anhand von Merge Rules ausgewählt, die Sie kann Kontrolle (mehr dazu weiter unten)

Sehen Sie den primären Datensatz als Anker: Er enthält das Endergebnis.

So wählen Dedupely (und HubSpot) den primären Datensatz

Wenn Sie Dubletten in Dedupely zusammenführen, entsteht durch die Merge-Logik von HubSpot eine neue Datensatz-ID – meist auf Basis des ältesten Datensatzes. Beachten Sie: Haben Sie Ihr CRM mit Integrationen, Workflows oder anderen Einstellungen angepasst, kann das Ergebnis davon abweichen – in HubSpot wie in Dedupely.

Das passiert in den einzelnen Merge-Szenarien:

Massen- oder automatische Zusammenführungen: Für beide können Sie Merge Rules festlegen. Prüfen Sie zuerst, welche Werte gewinnen und welche verworfen werden. Mit Merge Rules definieren Sie allgemeine oder spezifische Logik, damit Dedupely so arbeitet, wie Sie es brauchen.

Dedupely ersetzt die Merge-Engine von HubSpot nicht, sondern arbeitet mit ihr.

Sie können also nicht vollständig festlegen, welcher Datensatz gewinnt oder verliert.

Manuelle Zusammenführungen: Das gibt Ihnen volle Kontrolle und überschreibt das Standardverhalten von HubSpot. Sie wählen aus bearbeitbaren Feldern, welche Werte gewinnen oder verlieren. Empfohlen bei wenigen Treffern.

Was mit den übrigen zusammengeführten Datensätzen passiert

Sobald ein Match in Dedupely zusammengeführt ist, gehen die sekundären Datensätze in dem neuen Datensatz auf, den HubSpot mit neuer ID angelegt hat.

So geht Dedupely mit zusammengeführten Datensätzen um (bereitgestellt von HubSpot):

• Verknüpfungen und Aktivitäten bleiben erhalten: Alle Aufgaben, Notizen, E-Mails, Tickets, Anhänge, verknüpften Unternehmen und Deals aus zusammengeführten Datensätzen bleiben erhalten und wandern in den Primary
• Ihre Merge Rules steuern die Feldwerte: Dedupely wendet Ihre Merge Rules Feld für Feld an. Ist für ein Feld keine Regel gesetzt, folgt Dedupely dem Verhalten von HubSpot (in der Regel: der Wert des Primary-Datensatzes bleibt)
• Leere Felder gewinnen in der Regel nie gegen gefüllte Felder: Dedupely schützt gefüllte Werte immer: Ein leeres Feld aus einem Secondary-Datensatz überschreibt nie einen vorhandenen Wert

Sie verlieren keine Daten, Sie führen sie zusammen – und Dedupely gibt Ihnen mehr Kontrolle über wie das passiert.

Hinweis: Falls Sie Workflows oder Trigger haben, die laufen nachher eine Zusammenführung, diese können das Endergebnis des zusammengeführten Datensatzes beeinflussen.

So bestimmen Sie, welche Werte gewinnen

Möglicherweise können Sie nicht festlegen der primäre Datensatz, aber Dedupely gibt Ihnen Werkzeuge, um zu beeinflussen, welche Werte gewinnen.

So geht’s:

• Verfeinern Sie Ihre Match-Optionen: Wählen Sie Werte, die Ihren bevorzugten Datensatz eher eindeutig herausfiltern. Ein Abgleich über den Firmennamen gruppiert zum Beispiel die offensichtlicheren Dubletten, zusammen mit Vorname, Nachname und Telefonnummer.
• Bei Bedarf auf manuelles Zusammenführen wechseln: Bei kritischen Zusammenführungen oder strategischen Datensätzen (etwa Ihren größten Kunden) führen Sie sie manuell durch, um das gewünschte Ergebnis festzulegen. Über die benutzerdefinierte Zusammenführung wählen Sie pro Feld einzeln, welcher Wert erhalten bleibt.

Mit Merge Rules legen Sie fest, welche Werte beim Massen-Merge erhalten bleiben.

Was Sie jetzt wissen und wie es weitergeht

Sie wissen jetzt:

• Wie Dedupely der Merge-Logik von HubSpot folgt und so bestimmt, welche Daten erhalten bleiben
• Wie Dedupely für mehr Überblick und Kontrolle beim Zusammenführen sorgt
• Wann und wie Sie beeinflussen, welche Werte gewinnen oder verlieren

Nächste Schritte:

• Mit Search Pads und Filtern gezielt Dubletten matchen
• Definieren Sie Merge Rules, um zu steuern, welcher Wert nach einer Zusammenführung gewinnt

Unser Customer-Success-Team zeigt Ihnen das passende Setup für Ihren Bedarf.