Bei jeder Zusammenführung in HubSpot entsteht eine neue ID

Wenn Sie zwei Duplikate in HubSpot zusammenführen, entsteht ein neuer Datensatz. Die ID des Primary- oder Secondary-Datensatzes wird nicht wiederverwendet. Stattdessen vergibt die Plattform eine neue interne ID für das Ergebnis. Dieses Verhalten ist bei allen CRM-Objekttypen gleich:

• Der zusammengeführte Datensatz behält die Timeline-Aktivitäten beider Ursprungsdatensätze
• Die Werte beider Datensätze werden zusammengeführt, wobei jetzt die Werte des Primary-Datensatzes Vorrang haben
• Ist eine Eigenschaft im primären Datensatz leer, füllt HubSpot sie mit dem Wert aus dem sekundären Datensatz
• Alle verknüpften Datensätze wie Deals, Notizen und Tickets landen im neuen zusammengeführten Datensatz
• Bei Verknüpfungen mit einem „Primär“-Label (etwa Unternehmen an Kontakten) behält HubSpot die des Primärdatensatzes. Hatten beide eine „Primär“-Verknüpfung, bleibt nur die des Primärdatensatzes erhalten.

Merges in Dedupely folgen der internen Logik von HubSpot und lassen sich nicht so anpassen, dass eine der ursprünglichen Datensatz-IDs erhalten bleibt.

Was mit der ID passiert

Jeder Merge in HubSpot erzeugt eine neue Record-ID – egal ob manuell oder über die API. Die ursprünglichen IDs gehören danach zu keinem aktiven Datensatz mehr.

Innerhalb von HubSpot leitet eine der ursprünglichen IDs in einer Suche oder einem API-Aufruf auf den zusammengeführten Datensatz weiter. Das gilt nur für die Tools von HubSpot selbst.

Wenn Ihre Integration oder Ihr Reporting-Tool gespeicherte Kontakt-IDs verwendet, verweist es womöglich weiter auf die alte ID. Das ist erwartetes Verhalten und betrifft Ihr HubSpot-Setup nicht. Wirkt etwas nicht synchron, rufen Sie den Kontakt oder das Unternehmen erneut ab: Sie erhalten den neuen Datensatz, und Ihr System aktualisiert die ID auf seiner Seite.

Was in HubSpot weiterhin funktioniert

Die meisten internen HubSpot-Tools funktionieren nach einer Zusammenführung wie gewohnt: Timeline-Aktivitäten bleiben erhalten, Listen, Ansichten und Reports aktualisieren sich automatisch auf den neuen zusammengeführten Datensatz, und Verknüpfungen bleiben bestehen.

Eine Ausnahme ist die Workflow-Anmeldung. Beim Zusammenführen werden beide Ausgangsdatensätze aus allen Workflows abgemeldet, und der neue Datensatz meldet sich nicht erneut an, sofern der Workflow eine erneute Anmeldung nach Merges oder nach Änderungen relevanter Eigenschaften nicht ausdrücklich zulässt.

Woran sich Dedupely hält

Dedupely nutzt die native Merge-Funktion von HubSpot. Die Verbindung läuft über die API, am Ablauf der Zusammenführung ändert sich nichts. Wenn Sie Datensätze über Dedupely zusammenführen, gilt derselbe oben beschriebene Prozess.

Was Dedupely nicht tut:

• Neue Workflows erstellen
• Ihre HubSpot-Feldstruktur ändern
• In Ihr HubSpot-Setup eingreifen
• HubSpots ID-Handling umgehen

Ihre Daten bleiben in HubSpot, und das Merge-Verhalten bleibt unverändert.

Was Sie in Dedupely steuern

Wie HubSpot IDs vergibt, lässt sich nicht ändern. Alles andere rund um den Merge steuern Sie selbst.

• Mit Merge Rules festlegen, welche Feldwerte gewinnen
• Mit Search Pads legen Sie fest, was als Dublette gilt
• Datensätze vor dem Zusammenführen nach Deal-Phase, Lifecycle oder Feldwert filtern
• Treffer vorab prüfen und Kriterien anpassen, bevor Sie die Automatisierung aktivieren
• In der Merge History nachvollziehen, was wann zusammengeführt wurde und welche Werte erhalten blieben

Diese Tools geben Ihnen Kontrolle über das Ergebnis, ohne die Struktur von HubSpot zu verändern.

Was Sie künftig erwartet

Beim Zusammenführen entstehen immer neue Datensatz-IDs, so funktioniert HubSpot. Das beeinträchtigt Ihre internen CRM-Workflows nicht, und Dedupely verändert oder verkompliziert Ihr Setup nicht.

Wenn Sie HubSpot-Kontakt-IDs in anderen Systemen nutzen, sollten Sie diese Verknüpfung jetzt überdenken. Für interne Prozesse führen Sie weiter nach Bedarf zusammen – mit voller Transparenz darüber, was passiert und warum.

Wenn Sie Hilfe brauchen, alle Dubletten zu finden und Merge Rules passend zu Ihrer Feldlogik einzurichten, unser Team zeigt es Ihnen in einem kurzen Zoom. Wir arbeiten direkt in Ihrer Umgebung, mit Ihrer Datenstruktur.