Come funzionano i record primari nei merge in HubSpot con Dedupely

Quando unisci i record in HubSpot ne resta sempre uno: è il record primario. Sopravvive all'unione, ottiene un nuovo ID e assorbe tutti gli altri record del gruppo.

Ma non è sempre chiaro come venga scelto quel record primario, né quanto controllo hai sulla scelta.

In questa guida imparerai:

• Cos'è un record primario (e cosa non è)
• Come lavorano insieme HubSpot e Dedupely durante l'unione
• Dove puoi influenzare il risultato e dove no
• Come prevedere con certezza quale record resterà dopo il merge

Vediamolo nel dettaglio.

Cos'è un record primario?

Quando avviene un'unione, HubSpot crea automaticamente un nuovo ID e fa riferimento al record più vecchio per campi come data di creazione, date delle attività e campi in sola lettura.

Questo record:

• Diventa l’unica versione conservata di tutti i dati uniti
• I valori dei campi vengono scelti in base alle Merge Rules, che può controllo (più avanti i dettagli)

Considera il record primario come il tuo punto fermo: contiene il risultato finale.

Come Dedupely (e HubSpot) sceglie il record primario

Quando unisci i duplicati in Dedupely, viene creato un nuovo ID record per via della logica di unione di HubSpot, nella maggior parte dei casi basata sul record più vecchio. Tieni presente che, se hai personalizzato il CRM con integrazioni, workflow o altre impostazioni, queste possono influire sul risultato, sia in HubSpot sia in Dedupely.

Ecco cosa succede in ogni scenario di unione:

Unioni in blocco o automatiche: Puoi impostare Merge Rules per entrambi. Controllale prima per confermare quali valori prevalgono e quali no. Le Merge Rules ti permettono di definire una logica generale o specifica, così Dedupely lavora come ti serve.

Dedupely non sostituisce il motore di unione di HubSpot: ci lavora insieme.

Significa che non puoi decidere del tutto quale record vince e quale perde.

Unioni manuali: Così hai il controllo completo e superi il comportamento predefinito di HubSpot. Puoi scegliere quali valori vincono o perdono, tra i campi modificabili. Lo consigliamo per un numero ridotto di corrispondenze.

Che fine fanno gli altri record uniti

Una volta unita una corrispondenza in Dedupely, i record non primari confluiscono nel record con il nuovo ID creato da HubSpot.

Ecco come Dedupely gestisce i record uniti (con tecnologia HubSpot):

• Associazioni e attività restano intatte: Tutte le attività, le note, le email, i ticket, gli allegati, le aziende associate e le trattative dei record uniti vengono conservati e trasferiti nel primario
• Le tue Merge Rules controllano i valori dei campi: Dedupely applica le Merge Rules che hai impostato, campo per campo. Se per un campo non c'è nessuna regola, Dedupely segue il comportamento di HubSpot (di solito: mantiene il valore del campo primario)
• I campi vuoti in genere non prevalgono mai sui campi compilati: Dedupely protegge sempre i valori compilati: un campo vuoto di un record secondario non sovrascrive mai un valore esistente

Non stai perdendo dati, li stai consolidando, e Dedupely ti dà più controllo su come che questo accada.

Nota: Se hai workflow o trigger che si attivano dopo un'unione, possono influire sul risultato finale del record unito.

Come decidere quali valori prevalgono

Potresti non riuscire a imposta il record primario, ma Dedupely ti offre strumenti per influire su quali valori vincono.

Ecco come:

• Affina le opzioni di corrispondenza: Scegli valori che isolino il record giusto. Ad esempio, l'abbinamento sul Nome azienda raggruppa i duplicati più evidenti, così come Nome, Cognome e Numero di telefono.
• Passa all’unione manuale quando serve: Per unioni delicate o record strategici (come i tuoi clienti principali), procedi manualmente per fissare il risultato che preferisci. Usa l'unione personalizzata per scegliere singolarmente quali valori mantenere per ogni campo.

Con le Merge Rules scegli quali valori conservare nelle unioni in blocco.

Cosa hai imparato e come procedere

Ora sai:

• Come Dedupely segue la logica di unione nativa di HubSpot per decidere quali dati conservare
• Come Dedupely ti dà più visibilità e controllo sulle unioni
• Quando e come puoi intervenire per decidere quali valori vincono o perdono

Prossimi passi:

• Usa Search Pads e filtri per trovare i duplicati in modo mirato
• Definisci le Merge Rules per stabilire quale valore vince dopo un'unione

Il nostro team di Customer Success ti guida nella configurazione più adatta alle tue esigenze.