Encontre duplicados escondidos no Salesforce com a Dedupely através da raiz do domínio

Se a análise do Dedupely mostrar menos duplicados do que a lista do Salesforce, é porque não estão a ser detetados com as definições de pesquisa atuais. Diferenças nos nomes, nas extensões de domínio ou dados em falta podem impedir que apareçam numa análise básica.

Este guia mostra os passos exatos para ajustar os tipos de correspondência, usar filtros direcionados e dividir o trabalho entre uniões em massa e Manual Review, para encontrar os duplicados que a primeira análise deixou passar.

Porque é que os duplicados passam despercebidos

Quando a lista de duplicados do Salesforce mostra um número superior ao do Dedupely, a diferença costuma vir de:

• Variações de nome: Palavras a mais, abreviaturas ou gralhas (ex.: “Colen Build” vs “Colen”)
• Diferenças de domínio: .com vs .net
• Campos em falta: Campos de domínio ou nome de empresa vazios dificultam a correspondência
• Diferentes métodos de deteção: A lista do Salesforce assenta nas regras dele; os resultados do Dedupely dependem das opções de correspondência e dos filtros que definir

Tipos de correspondência: Exact vs. Domain Root

Se utiliza Correspondência exata para o campo Empresa:

• Correspondência exata: O domínio e a extensão têm de coincidir exatamente (company.com correspondências company.com, mas não company.net)
• Correspondência da raiz do domínio: Ignora a extensão e faz a correspondência pela raiz do domínio (company.com correspondências company.net, company.org)

Dica: Mude para a correspondência Domain Root se os duplicados partilharem a mesma raiz de domínio mas com extensões diferentes, ou se suspeitar que estão a escapar duplicados por domínio.

Nota: O Domain Root também ignora tudo o que vem depois de "www" ou "http://"

Filtros para encontrar o que o algoritmo não apanha

Variações no nome ou no domínio impedem que as correspondências apareçam numa análise padrão. Para as encontrar:

• Mude o filtro de Email de igual a para contém
• Pesquise apenas parte do domínio (por ex., colen) para apanhar ambos .com e .net versões
• Combine com o tipo de correspondência Domain Root para maior cobertura sem introduzir duplicados irrelevantes

Use esta abordagem para se focar numa empresa ou num padrão de cada vez e rever mais depressa.

Uma dica para evitar fundir contactos de filiais diferentes da mesma empresa:

Use a correspondência por raiz do domínio com outros campos:

• Contactos: Nome próprio + Apelido
• Empresas: Cidade + Código postal

Una os seus duplicados em massa

Quando encontrar duplicados ocultos, não funda tudo de uma vez, comece pelas correspondências com os campos mais completos e fiáveis - normalmente aquelas em que ambos os registos têm o domínio preenchido e o nome da empresa consistente.

• Fundir registos incompletos ou inconsistentes pode substituir dados bons por campos vazios.
• Um início cuidadoso gera confiança no processo e permite automatizar com segurança mais tarde.

Auto merge agendado

Depois de confirmar que uma pesquisa identifica os duplicados com precisão, pode pô-la a correr automaticamente.

Quando automatizar:

• O tipo de correspondência e os filtros devolvem sempre duplicados verdadeiros
• Fundiu um lote manualmente sem nenhuma fusão incorreta

Como usar:

• Agende a pesquisa para correr de imediato ou com uma frequência fixa, para que novos duplicados com o mesmo padrão sejam tratados antes de se acumularem
• Mantenha pelo menos um Search Pad manual para casos limite, por exemplo quando os nomes variam muito, mesmo que a raiz do domínio coincida

Mantenha o Salesforce livre de duplicados

Encontrar duplicados escondidos não é um trabalho pontual. As variações semelhantes voltam a entrar através de importações, integrações ou introdução manual.

Plano contínuo:

• Volte a correr as pesquisas de duplicados escondidos periodicamente (mensal ou trimestralmente)
• Mantenha a automação ativa nas pesquisas seguras que configurou
• Reveja os Search Pads manuais com regularidade para que as exceções não voltem a acumular-se em lotes grandes

Se a análise do Dedupely mostrar menos correspondências do que a lista do Salesforce, ajuste o tipo de correspondência, refine os filtros e divida as fusões entre pesquisas automáticas de elevada confiança e revisão manual. Esta abordagem encontra os duplicados que escapam às análises predefinidas e mantém os dados do Salesforce mais limpos a longo prazo.